1, Tổ chức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu, tính chất của dự án.
2, Quy trình quản lý dự án được áp dụng tương đối khoa học, tuân thủ chặt chẽ những quy định của Chính phủ Việt Nam, Bộ GD&ĐT và cơ quan tài trợ là Ngân hàng ADB.
3, Nội dung quản lý đã bao trùm được mọi vấn đề về phạm vi, chất lượng, tiến độ thời gian cũng như chi phí của dự án. Hoạt động quản lý được thực hiện xuyên suốt quá trình thực hiện dự án.
4, Việc sử dụng vốn vay ODA tuân thủ nghiêm ngặt theo lịch trình chi tiết đã dự trù, đảm bảo sự công khai, minh bạch.
Điểm yếu
1, Thứ nhất, công tác quản lý, chỉ đạo đối với hoạt động của các nhà thầu chưa được thực hiện sát sao.
2, Phương pháp quản lý được áp dụng chưa ứng dụng nhiều thành tựu khoa học hiện đại.
3, Đội ngũ cán bộ quản lý cấp địa phương có trình độ hạn chế, chưa thật sự đảm bảo về các kỹ năng của một cán bộ quản lý: kỹ năng điều hành, chỉ đạo, hướng dẫn, kỹ năng giao tiếp và thông tin …
4, Hạn chế lớn nhất ở dự án này, cũng giống như ở hầu hết các dự án ODA tại Việt Nam là vấn đề giải ngân. Các thủ tục giải ngân còn phức tạp, gây chậm trễ cho cả nhà tài trợ và đơn vị triển khai dự án
Cơ hội
1, Những cải thiện trong cơ chế quản lý hành chính tạo điều kiện cho các đơn vị triển khai thủ tục hành chính.
2, Cơ chế quản lý trong lĩnh vực tài chính có cải thiện cũng khiến cho công tác giải
Thách thức
1, Khi luồng vốn đầu tư vào Việt Nam tăng lên và có tính trọng điểm hơn, thì việc đánh giá và giám sát quá trình thực hiện dự án cũng chặt chẽ hơn.
ngân tích cực hơn.
3, Xu thế đầu tư, tài trợ vào Việt Nam sẽ được đẩy mạnh. Việt Nam sẽ là nơi thu hút nhiều nhà đầu tư và nhiều nguồn viện trợ từ các nước phát triển.
4, Bên cạnh đó, cơ cấu đầu tư nước ngoài đã có sự thay đổi tích cực, tỉ trọng đầu tư cho lĩnh vực giáo dục ngày càng tăng. 5, Cơ cấu vốn chi ngân sách và phân bổ nguồn vốn đầu tư của nhà nước ta cho hoạt động giáo dục cũng ngày càng được cải thiện
cục bộ của các trường trọng điểm, sự căng thẳng và mất cân đối của việc học tủ, thi chọn, bệnh thành tích, cố gắng đạt chuẩn trọng điểm bằng nhiều cách… có thể xảy ra và tiếp tục nếu không có sự quan tâm đúng mức của các cấp quản lý hữu quan.
3.3. Một số giải pháp đề xuất trong việc hoàn thiện công tác quản lý dự án tại dự án CPCU.
3.3.1. Hoàn thiện cơ chế tổ chức quản lý dự án ở dự án CPCU.
Theo định hướng đã đề ra, dự án tiếp tục duy trì cơ cấu bộ máy quản lý sao cho gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao. Muốn đạt được điều đó, ban điều hành dự án cần tập trung nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự hiện tại. Tăng cường bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân lực quản lý ở cấp địa phương.
Các công việc của Ban điều hành dự án nên được hệ thống hóa lại theo cách khoa học hơn. Thực tế, các công việc sẽ được thực hiện có kết quả cao hơn nếu như chúng được sắp xếp theo một kế hoạch cụ thể, được phân công một cách khoa học và đáp ứng yêu cầu của ban điều hành cũng như của các đơn vị tài trợ, giám sát, tham gia triển khai dự án có liên quan. Hiện nay, việc lưu trữ những báo cáo và thông tin số liệu mà dự án đã thu thập được trong suốt quá trình triển khai chưa được lưu ý và quan tâm đúng mức. Vì vậy, Ban điều hành dự án cần sắp xếp lại các hồ sơ cẩn thận
và hệ thống hơn. Do những tài liệu này rất cần thiết để có thể đưa vào nghiên cứu, rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo.
Tăng cường áp dụng máy móc, trang thiết bị cũng như phương pháp kỹ thuật hiện đại vào quản lý dự án. Máy móc thiết bị luôn là một trong những yếu tố cần thiết đối với bất kỳ một đơn vị nào. Trong công tác quản lý dự án hiện nay, việc sử dụng các phần mềm tin học dường như không còn là điều quá xa lạ. Trong thời gian tới, dự án cần phổ biến một số công cụ tin học vào việc quản lý dự án đặc biệt là ở cấp địa phương. Ví dụ, phần mềm phổ biến để quản lý hiện nay là Microsoft Office Project. Không phải đơn vị nào cũng áp dụng thành thạo phần mềm này để phục vụ cho công tác quản lý dự án của mình. Việc đưa Microsoft Office Project vào thực tiễn là cả một quá trình, không thể vội vàng được.
3.3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo từng nội dung quản lý:
a. Giải pháp cho hoạt động quản lý thời gian, tiến độ của dự án:
Việc lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết, tỉ mỉ sẽ là công cụ đắc lực giúp cho Ban quản lý dự án có được cái nhìn sâu sắc, cụ thể về tình hình hoạt động của dự án. Một dự án được chia ra thành nhiều hạng mục thành phần nhỏ có thời gian thực hiện và chi phí là khác nhau. Việc quản lý chi tiết không chỉ giúp cho ban điều hành và nhà tài trợ giám sát được sát sao tình hình thực hiện từng công việc mà còn giúp phát hiện những sai sót kịp thời trong quá trình thi công nó. Nếu như việc quản lý tiến độ diễn ra sơ sài và thiếu chi tiết thì cán bộ quản lý khó có thể phát hiện được những phát sinh xảy ra như vậy.
Trong quá trình thực hiện công tác, Ban điều hành dự án không nên chỉ lập ra một kế hoạch và cho tiến hành theo kế hoạch đó ngay. Cán bộ quản lý cần phải cố gắng tìm tòi ra các phương án khác, sắp xếp lại quy trình của các công việc để từ đó lựa chọn ra phương án tối ưu nhất. Phương án được lựa chọn là phương án có thời gian thực hiện tương đối ngắn so với các phương án còn lại mà vẫn đảm bảo chất lượng trong nguồn kinh phí cho phép.
Ngoài ra, Ban điều hành dự án cũng nên có nhiệm vụ xem xét lại thời gian thực hiện của tất cả các công việc trong dự án. Từ đó, Ban sẽ tìm xem liệu có thể rút ngắn thời gian của công việc nào mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chung của dự án hay không. Những công đoạn nào không thật sự cần thiết thì có thể bỏ qua hoặc rút ngắn đến mức tối đa thời gian dành cho công việc đó.
Để có thể quản lý cụ thể hơn các công việc thực hiện trong dự án, ban điều hành cần bố trí cho một đội ngũ ghi chép cẩn thận những hạng mục công việc đã triển khai ở từng địa phương đến cấp thôn, bản và tiến độ của từng loại. Biên bản ghi chép này có thể thực hiện theo từng tháng, từng quý, thậm chí có thể là từng tuần, đảm bảo cho các công việc được quản lý sát sao.
Dự án nào cũng bao hàm một chuỗi các công việc được thực hiện liên tiếp. Nhưng không phải tất cả các hạng mục công việc đều do một đơn vị thi công thực hiện. Giữa các công đoạn của dự án thường tốn một khoảng thời gian để bàn giao.
Chính vì vậy để dự án được hoàn thành đúng tiến độ thì thời gian bàn giao này cần phải được diễn ra nhanh chóng, tránh ì ạch kéo dài làm ảnh hưởng tới các công đoạn tiếp theo. Mặt khác, Ban điều hành cũng nên xem xét bố trí những công đoạn có thể tiến hành cùng lúc mà không ảnh hưởng tới chất lượng triển khai công việc. Việc bố trí này không những có thể đảm bảo đúng tiến độ mà thậm chí có thể đẩy nhanh thời gian hoàn thành của dự án.
Các nhà thầu đôi khi cũng là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của dự án. Việc nhà thầu cố tình kéo dài thời gian thực hiện không chỉ làm tăng thêm chi phí mà còn ảnh hưởng tới cả tiến độ chung. Ban điều hành cũng cần phải có biện pháp để phòng ngừa và ngăn chặn tình trạng này. Cần phải có bộ phận giám sát công tác thực hiện của các nhà thầu, tránh để mặc cho nhà thầu hoàn toàn tự do hoàn thành công việc theo ý riêng của họ.
Ngoài ra, Ban điều hành dự án cũng cần thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời toàn thể đội ngũ nhân lực tham gia dự án, giúp họ nâng cao ý thức tự giác để làm việc có năng suất, đảm bảo cho tiến độ của dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêu đã đề ra.
b. Giải pháp cho hoạt động quản lý chất lượng của dự án.
Quản lý chất lượng là một trong ba nội dung chính trong công tác quản lý dự án tại dự án CPCU. Quá trình này phải được diễn ra xuyên suốt trong cả ba giai đoạn của dự án. Chất lượng của sản phẩm dự án luôn là một mục tiêu hàng đầu nếu muốn xác lập uy tín của đơn vị tiếp nhận tài trợ. Đặc biệt đối với sản phẩm dự án là các hạng mục nâng cao chất lượng giáo dục, vấn đề chất lượng càng trở nên cấp thiết vì nó liên quan tới xây dựng cơ sở hạ tầng lâu dài cho sự phát triển của cả quốc gia.
Trước hết, ngay ở khâu Lập dự án, ban điều hành dự án cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị tổ chức tư vấn để thực hiện tốt chất lượng của các báo cáo đầu tư, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ mua sắm trang thiết bị, báo cáo xây dựng trường điểm, bộ quy tắc tiêu chuẩn FSQL… Sau đó, Ban điều hành dự án nên có tổ chức thẩm định lại dự án một cách khách quan, khoa học và toàn diện. Kết quả thẩm định sẽ có vai trò giúp chủ đầu tư đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn.
Sang đến công đoạn đấu thầu, chất lượng của các hồ sơ dự thầu cũng là một vấn đề cần được dự án chú ý tới. Việc lựa chọn phải những nhà thầu không có năng lực có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới thời gian, chi phí và chất lượng của dự án. Vì vậy, Ban điều hành dự án cần chú ý tới việc lựa chọn nhà thầu có thể đáp ứng được những yêu cầu mà kế hoạch đã đặt ra
Trong giai đoạn thực hiện dự án, Ban điều hành cần phải giám sát chặt chẽ, sát sao việc thực hiện của các đơn vị địa phương. Ban điều hành dự án phải phối hợp cùng các đơn vị giám sát kiểm tra thường xuyên việc thực hiện có đúng với dự trù ban đầu của dự án hay không. Đối với một số địa phương có nguồn lực hạn chế như điều kiện địa lý khó khăn, nhân sự không đủ trình độ và năng lực, ban điều hành cần trao đổi với cơ quan hữu quan tìm cách giải quyết. Trong trường hợp cần thiết, cần bổ sung nhân sự từ ban điều hành để hỗ trợ quá trình triển khai dự án tại địa phương đó. Tất cả đều phải đặt mục tiêu chất lượng công việc lên hàng đầu.
Sau khi hạng mục công việc ở mỗi địa phương đã được hoàn thành, ban điều hành dự án cần tổ chức nghiệm thu và bàn giao công trình theo đúng thứ tự và quy
trình được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật hiện hành và các hiệp định đã ký kết giữa chính phủ Việt Nam và nhà tài trợ là ngân hàng ADB.
c. Giải pháp cho hoạt động quản lý chi phí của dự án.
Chi phí của dự án phải được tính toán một cách chi tiết, cụ thể cho từng hạng mục công việc. Việc bỏ chi phí được tiến hành xuyên suốt cả dự án, từ khâu chuẩn bị đầu tư tới tận khi nghiệm thu và bàn giao, kết thúc.
Trước hết, việc ước tính chi phí tài nguyên phải được thực hiện cẩn thận với những tính toán tương đối chính xác. Muốn như vậy, Ban điều hành cần phải có sự quản lý chặt chẽ danh mục các tài nguyên, đồng thời cũng nên nắm rõ danh mục các công việc cần thực hiện. Sau đó, Ban điều hành sẽ dự tính tổng chi phí để thực hiện dự án đó.
Sau khi biết được tổng chi phí, Ban điều hành sẽ tiến hành việc phân bổ chi phí cho từng giai đoạn, từng hạng mục công việc. Quá trình phân bổ tài nguyên nguồn lực này phải được thực hiện phù hợp với tính chất của từng hạng mục. Những hạng mục công việc nào đòi hỏi nhiều nguồn lực thì cần được ưu tiên cho nguồn kinh phí lớn hơn những hạng mục có tính chất đơn giản. Ban điều hành cũng nên xem xét việc phân bổ chi phí này sao cho khoa học, tránh sự lãng phí không cần thiết. Để thực hiện việc phân bổ được dễ dàng hơn, dự án nên áp dụng các phần mềm tin học hỗ trợ, điển hình là phần mềm Microsoft Office Project. Đây sẽ là công cụ giúp đắc lực cho dự án để công tác quản lý dự án được tốt hơn.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, có nhiều đơn vị thực hiện các hạng mục công việc khác nhau, mỗi hạng mục lại có chi phí riêng. Vì vậy Ban điều hành dự án phải liên kết chặt chẽ với các đơn vị điều hành tại địa phương để nắm bắt được tình hình một cách kịp thời. Thông thường trong giai đoạn này, chi phí có xu hướng phát sinh lên, nằm ngoài dự đoán của dự án. Vì vậy Ban điều hành cũng nên có biện pháp phòng ngừa và chuẩn bị cho những phát sinh đó, cần tăng cường kiểm tra giám sát trong nội bộ các hạng mục ngân sách đã triển khai. Đối với các khu vực dự án triển khai ở vùng sâu vùng xa cũng cần quy hoạch cụ thể các nội dung chi ngân sách. Cân
thời. Nếu như có phát sinh ngoài ý muốn, cán bộ giám sát cần phải thông báo ngay cho Ban điều hành dự án cấp tỉnh và cấp TW để cùng tìm ra phương hướng giải quyết.
Một điểm lưu ý nữa mà Ban điều hành dự án cũng cần phải có tinh thần chuẩn bị để đối phó. Đó là nguy cơ liên kết ngầm giữa các nhà thầu để đẩy giá lên cao so với giá trị thực của nó. Vấn đề này cũng đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn tinh tế và trình độ chuyên môn cao để hiểu biết rõ về các đơn vị dự thầu. Khâu chấm thầu được coi là vô cùng quan trọng để chọn ra nhà thầu thích hợp. Dự án nên tổ chức chấm thầu một cách công khai, minh bạch cũng như phải khách quan trong kết quả đã lựa chọn.
Bên cạnh đó, quá trình quản lý chi phí phải kết hợp chặt chẽ với quản lý tiến độ và quản lý chất lượng. Đây là những nội dung không thể tách rời trong công tác quản lý dự án. Một dự án không thể gọi là thành công khi nó có thể hoàn thành đúng chi phí nhưng lại bị kéo dài tiến độ và chất lượng không đảm bảo. Do đó, Ban điều hành dự án cần phải cân đối hợp lý giữa các nội dung trên để đạt được những mục tiêu và yêu cầu đặt ra.
Tăng cường quan hệ giữa nhà tài trợ và đơn vị triển khai dự án (ở đây là Bộ Giáo dục và Đào tạo). Bản thân ADB cũng có những báo cáo về tình hình triển khai dự án cũng như tình hình sử dụng vốn nên ban điều hành dự án cần tích cực tiếp thu và phối hợp nhà tài trợ trong các trường hợp cần thiết. Điều này cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giải ngân vốn mà đồng thời lại khắc phục được những hạn chế cơ bản trong công tác quản lý tài chính ở một dự án ODA nói chung: tính minh bạch,