5. Kết cấu của khóa luận
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Hiện tại Công ty đang hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần. Bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ cấu có cấu trúc chức năng. Ở đây, các hoạt động tương tự được phân nhóm thành các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất...
Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng. Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản của Công ty.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần IEA Việt Nam
*Nhiệm vụ và quyền hạn TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH CHINH PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
24
Tổng giám đốc: Điều hành Công ty, thực hiện các chiến lược kinh doanh mà Hội đồng quản trị đã đặt ra. Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước pháp luật, chịu trách nhiệm kí kết các Hợp đồng, giám sát các công việc hằng ngày để thực hiện mục tiêu chung của công ty. Giám đốc có quyền đề bạt khen thưởng đối với toàn bộ nhân viên trong Công ty.
Phó giám đốc: Phụ trách các phòng ban của Công ty, Phó giám đốc có quyền đưa ra chiến lược cho công ty với điều kiện Tổng giám đốc là người ký ban hành. Công việc cụ thể của Phó giám đốc là giúp việc cho Tổng giám đốc và thực hiện quyền điều hành các chi nhánh Công ty do chính Tổng giám đốc ủy nhiệm.
*Các phòng ban
Phòng tổ chức - hành chính
Tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty thực hiện nhiệm vụ về công tác tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động. Tham mưu và tổ chức thực hiện các quy trình tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, nâng bậc, hợp đồng lao động, đánh giá cán bộ, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ trong công ty. Thực hiện công tác thống kê, báo cáo, lập hồ sơ gửi các cấp có thẩm quyền và lưu giữ hồ sơ nhân sự.
Phòng tài chính – kế toán
Tổ chức công tác kế toán, đưa ra các thông tin và thực hiện kiểm soát các hoạt động kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm kiểm tra, quản lý tình hình vận động tài sản của Công ty, lập và trình báo cáo tài chính theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán quy định. Từ những thông tin đó ban kế toán còn phải đề xuất những biện pháp để cải thiện hơn tình hình hoạt động của
25
Công ty, để đưa ra các quyết định kinh tế. Chịu trách nhiệm mua bán các sản phẩm của Công ty, trực tiếp gặp gỡ và trao đổi thông tin với khách hàng.
Phòng kinh doanh
Giúp giám đốc chỉ đạo Công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành cách các hoạt động nghiên cứu, thăm dò thị trường thực hiện phát triển thị trường, quảng bá sản phẩm đến người tiêu dùng cuối cùng.
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình giám đốc.
+ Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty.
+ Phối hợp với phòng kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng.
Phòng Chăm sóc khách hàng
+ Hỗ trợ, tham mưu, đề xuất các kế hoạch chăm sóc khách hàng nhằm làm hài lòng khách hàng.
+ Triển khai và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng nhằm xây dựng hoạt động, chính sách chăm sóc khách hàng ngày càng chuyên nghiệp + Đề xuất các giải pháp, chương trình để việc chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả.
+ Cung cấp các thông tin liên quan đến các dịch vụ tư vấn của sản phẩm cho khách hàng khi có yêu cầu.
+ Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và đề ra biện pháp khắc phục.