Công nghệ và cơ sở hạ tầng
Sự xuất hiện của công nghệ phù hợp là điều cần thiết tại văn phòng nói riêng
và các doanh nghiệp nói chung. Có đến 1/3 số ngƣời đƣợc hỏi không cảm thấy họ có đủ công nghệ để làm việc linh hoạt. Chất lƣợng wifi là yếu tố quan trọng thứ hai đối với ngƣời lao động khi truy cập các ứng dụng. Một ví dụ cụ thể có thể kể đến đó là hệ thống điện toán đám mây cho phép ngƣời lao động truy cập tệp dữ liệu ở mọi nơi. Theo đó, công ty sẽ cần đƣợc đảm bảo kết nối kỹ thuật số và nhân viên của họ đủ điều kiện để làm việc hiệu quả.
Đối với Công ty CP Vinasimex cũng vậy, là một doanh nghiệp nhập khẩu thì không chỉ đảm bảo những điều nói trên mà Công ty còn cần những hệ thống quản lý, bảo quản hàng thiết bị gia dụng.
Tính đến nay Công ty đã có 10 kho hàng trải dài từ Hà Nội, Bắc Ninh, Hải Phòng, Hồ Chí Minh,…đƣợc trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại để có thể bảo quản tốt đƣợc hàng hoá sản phẩm mà Công ty nhập. Trong những kho hàng này sẽ đƣợc dùng để chứa ô tô, thiết bị điện tử, mỹ phẩm,… vì vậy, mà các kho hàng này sẽ đƣợc Công ty trang bị các thiết bị kĩ thuật, các công nghệ về nâng,xếp, dỡ hàng hóa để đảm bảo chất lƣợng hàng hóa.
Ngoài ra, để hỗ trợ phát triển thực hiện các dự án phát triển nhập khẩu thiết bị gia dụng công ty còn có 2 văn phòng nƣớc ngoài tại Trung Quốc.
Nguồn vốn và tài chính, khả năng quay vòng vốn
Để duy trì các hoạt động kinh doanh nhập khẩu thiết bị gia dụng và để mở rộng quy mô doanh nghiệp, đồng thời thực hiện các dự án chiến lƣợc kinh doanh có hiệu quả thì đều cần đến vốn và tài chính. Có thể nói vốn và tài chính là một yếu tố tác động không thể thiếu của doanh nghiệp vì nếu thiếu nó thì doanh nghiệp không thể tiếp tục duy trì hoạt động đƣợc, đồng thời nó cũng sẽ quyết định doanh nghiệp sẽ hoạt động theo định hƣớng doanh nghiệp vừa và nhỏ hay lớn.
37
Công ty CP Vinasimex với vốn chủ sở hữu khoảng 50 tỷ đây không phải là một số tiền quá vốn lớn nên đã hƣớng doanh nghiệp Vinasimex hoạt động theo hƣớng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty ngoài hoạt động nhập khẩu thì còn tham gia vào đầu tƣ và dịch vụ nên thƣờng hoạt động nhập khẩu của công ty chiếm 2/3 nguồn tài chính này. Trong nhập khẩu có 3 nhóm lĩnh vực chính là về ô tô, thiết bị gia dụng, làm đẹp và chăm sóc sức khỏe, chính vì vậy mà nguồn tài chính dành cho lĩnh vực phát triển nhập khẩu thiết bị gia dụng không quá lớn, đồng thời, việc quay vòng vốn của Công ty không nhanh do nhiều lĩnh vực dẫn tới làm giảm việc thực hiện các dự án đề ra.
Nguồn nhân lực của công ty
Một doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển ổn định phải có sự đóng góp của rất nhiều nguồn lực khác nhau nhƣ tài chính, vật chất, công nghệ,…Trong đó, nguồn nhân lực đƣợc nhắc đến nhƣ là một nguồn lực quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bại của một tổ chức. Công ty Cổ phần Vinasimex hiện nay có khoảng 300 nhân viên – đây là một nguồn nhân lực đông đúc, trẻ và nhiệt tình.
Quy trình nhập khẩu
Mỗi một công ty sẽ có một quy trình hoạt động riêng phù hợp với cơ cấu hoạt động và tổ chức hành chính của công ty. Công ty Cổ phần Vinasimex theo mô hình công ty Cổ phần và hoạt động nhập khẩu đƣợc chia làm 10 bƣớc – tuy quy trình này chƣa thực sự hoàn thiện nhƣng đã đáp ứng đủ các yêu cầu cơ bản trong nhập khẩu.
Đối với các Công ty nhập khẩu thiết bị gia dụng từ thị trƣờng Trung Quốc thì quy trình mua hàng nƣớc ngoài sẽ khác với mua hàng nội địa, ví dụ nhƣ đối với hàng mua từ thị trƣờng Trung Quốc cần quan tâm chú ý nhiều đến thời gian mua hàng cho các sản phẩm từ thị trƣờng Trung Quốc sẽ ngắn hơn so với mua hàng từ thị trƣờng Hàn Quốc, Thái Lan, Nhật Bản,.. vì thế cần chủ động đến thời gian đặt hàng với thu mua. Chính vì vậy, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và đồng bộ hóa các bƣớc các khâu với nhau, tạo nên một quy trình nhập khẩu nói riêng và quy trình nhập khẩu nói chung một cách rõ ràng, khoa học.
2.3. Nhập khẩu thiết bị gia dụng của Công ty Cổ phần Vinasimex từ thị trƣờng Trung Quốc trong giai đoạn 2016-2020
2.3.1. Quy trình nhập khẩu
Bất kì một công ty hoạt động nhập khẩu nào cũng đều có một quy trình nhập khẩu cụ thể, riêng biệt, phù hợp với tình hình cơ cấu và phát triển của công ty đó. Công ty CP Vinasimex cũng vậy, công ty cũng có một quy trình nhập khẩu riêng, gồm 10 khâu cơ bản
38
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa của Công ty CP Vinasimex
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu của Công ty CP Vinasimex Lập kế hoạch nhập khẩu
Bộ phận Sale của Công ty CP Vinasimex sẽ tiến hành tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, thu thập thông tin và số liệu để so sánh phân tích nhu cầu thị yếu của khách hàng, kiểm tra kho hàng. Các thông tin nghiên cứu bao gồm:
Về cung cầu thị trƣờng: Công ty tìm hiểu đƣợc nhu cầu mong muốn mua hàng của khách hàng nhƣ thế nào, các yếu tố khác nhƣ mùa vụ tác động thế nào đến hành vi mua, ƣớc lƣợng đƣợc số lƣợng có thể tiêu thụ trong thời gian tới.
Lập kế hoạch nhập khẩu Hỏi hàng Đàm phán và kí kết Nhận giấy báo hàng đến Lấy lệnh giao hàng Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu
Truyền tờ khai hải quan
Tính thuế và nộp thuế
Thông quan hàng hóa Nhận chứng từ bên xuất khẩu
39
Về nhà cung cấp: Việc lựa chọn bạn hàng nhập khẩu cần xác định xem cần bao nhiêu đối tác có thể cung ứng đƣợc hàng hóa mà Công ty yêu cầu, giá cả nhƣ thế nào, các điều kiện thanh toán ra sao, khối lƣợng cung ứng là bao nhiêu và có những điều kiện ƣu đãi cũng nhƣ các điều kiện ràng buộc khác.
Về giá cả: Đây luôn là yếu tố then chốt và quan trọng trong sự thành công của sản phẩm dù bất kể là hoạt động kinh doanh trong nƣớc hay ở nƣớc ngoài. Tuy nhiên mức giá đƣa ra phải phù hợp với chất lƣợng sản phẩm và tƣơng xứng theo cảm nhận của khách hàng.
Yếu tố chính trị, xã hội: Đây là yếu tố quan trọng trong hoạt động ngoại thƣơng cần phải nắm bắt đƣợc nhƣ các quy định liên quan đến nhập khẩu của mỗi loại hàng hóa, đánh giá đƣợc mức thuế suất với các loại mặt hàng đó ở từng thị trƣờng, từng quốc gia chúng ta mua hàng. Ngoài ra, Công ty CP Vinasimex cũng phải xem xét các quy định trong nƣớc, xem xét các mặt hàng có phù hợp với thị trƣờng văn hóa trong nƣớc không, mặt hàng đó có bị hạn chế hay bị cấm sử dụng không,…
Hỏi hàng
Khi có nhu cầu mua hàng, tùy theo tính chất của từng loại mặt hàng hóa mà nhân viên mua hàng sẽ đề xuất hình thức mua hàng nhƣ chào giá cạnh tranh cho từng lần mua hàng hoặc mời thầu cung ứng các mặt hàng chính có giá trị lớn, có yêu cầu ổn định về giá cả, chất lƣợng, cung cấp trong thời gian dài. Công ty CP Vinasimex sẽ liên hệ với nhà cung cấp để trao đổi các thông tin về hàng hóa, số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, giá cả để chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất. Sau khi phân tích đánh giá nhu cầu khách hàng về sản phẩm của doanh nghiệp. Công ty sẽ lập kế hoạch về mặt hàng và lƣợng hàng muốn nhập khẩu sẽ gửi thƣ hỏi hàng đến các đối tác phía Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan,…Hình thức hỏi hàng chủ yếu qua thƣ điện tử. Sau khi nhận đƣợc thƣ điện tử hồi đáp thƣ hỏi hàng và điều kiện đơn hàng đáp ứng nhu cầu công ty, công ty sẽ tiến hành giao dịch trực tiếp để thƣơng lƣợng những điều khoản một cách rõ ràng nhất.
Đàm phán các điều khoản và ký kết
Công ty sẽ tiến hành giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu thông qua các phƣơng tiện nhƣ thƣ điện tử, điện tín và gặp mặt trực tiếp đối với những đơn hàng lớn để đàm phán các hợp đồng mua bán. Trong tình hình dịch bệnh hiện nay đối với những đơn hàng lớn công ty tìm đến những nhà cung cấp quen thuộc để thuận tiện trong quá trình giao thƣơng khi hai bên đã có uy tín với nhau. Đối với các đơn hàng thông thƣờng, công ty đàm phán với những nhà cung cấp qua zoom và thƣờng tiến hành trong vài ngày. Trong một ngày, phòng xuất nhập khẩu thƣờng sẽ đàm phán
40
với tối đa 6 nhà cung cấp, mỗi lần đàm phán diễn ra trong 1-2 tiếng thƣờng sẽ trao đổi về mẫu mã, chất lƣợng, giá cả sản phẩm nếu cuộc đàm phán tiến hành thuận lợi sẽ chốt luôn số lƣợng đặt hàng và trao đổi các điều khoản còn lại qua email sau đó tiến hành ký kết.
Nhận giấy báo hàng đến
Trƣớc khi hàng đến Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận đƣợc giấy báo hàng đến. Giấy báo hàng đến bao gồm các nội dung nhƣ:
- Bên đƣợc thông báo (bên nhập khẩu) - Địa chỉ
- Thông tin chi tiết về lô hàng - Thời gian hàng về
- Địa điểm nhận hàng - Cƣớc phí phải trả
Lấy lệnh giao hàng
Khi nhận đƣợc giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận mang theo: - Giấy giới thiệu của cơ quan
- Giấy thông báo hàng đến - Vận đơn B/L: 01 bản gốc
Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O). Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đóng các phí: phí xếp dỡ hàng tại cảng, phí chứng từ, phí lƣu bãi, phí cƣớc container, phí lƣu container và lấy biên bản.
Nhân viên giao nhận cầm hóa đơn đóng tiền nộp cho hãng tàu. Khi đó nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, xuất hóa đơn và các chi phí đã nộp và 03 bản D/O đã ký tên và vận đơn đƣờng biển (01 bản sao có đóng dấu của hãng tàu).
Khi lấy D/O xong, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra chi tiết các thông tin trên D/O nhƣ tên công ty nhập khẩu, tên công ty xuất khẩu, tên tàu, số chuyến, tên cảng bốc, tên cảng dỡ, tên hàng, số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa, số container, số seal,…
Nhận chứng từ bên xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng thƣơng mại (Sales contract), phía xuất khẩu sẽ cung cấp các giấy tờ liên quan nhƣ:
- Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng (Packing list)
41 - Vận đơn (Bill of Lading)
Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu
Dựa trên các chứng từ từ nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ hải quan và lên tờ khai hải quan. Trong quá trình lên tờ khai, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu phải chỉnh sửa cà điều chỉnh cho phù hợp. Bởi một chứng từ không hợp lệ sẽ làm ảnh hƣởng đến quá trình nhập cảnh và thông quan.
Một bộ chứng từ hợp lệ bao gồm:
Hợp đồng thƣơng mại: 1 bản
Hóa đơn thƣơng mại: 1 bản
Bản kê khai chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa: 1 bản
Tờ khai hải quan: 2 bản
Phụ lục tờ khai hải quan: 1 bản
Tờ khai tờ khai giá trị tính thuế: 1 bản
Giấy chứng nhận xuất xứ: 1 bản
Giấy phép nhập khẩu: 1 bản
Vận đơn: 1 bản
Lệnh giao hàng: 1 bản
Giấy giới thiệu
Thƣ tín dụng
Đối với mặt hàng đồ điện và đồ gia dụng là mặt hàng chính công ty CP Vinasimex. Mỗi hàng nhập khẩu về và Việt Nam đều thực hiện công bố sản phẩm lên Bộ Công Thƣơng. Mỗi mặt hàng đều đƣợc kiểm nghiệm chất lƣợng sản phẩm và làm giấy nhãn sau đó thì công bố. Sau đó sử dụng công bố sản phẩm để đăng kí kiểm tra chất lƣợng an toàn đối với hàng nhập khẩu và xác nhận đạt sản phẩm chất lƣợng cao là một trong những chứng từ bắt buộc khi thông quan hàng hóa.
Truyền tờ khai hải quan
Truyền tờ khai hải quan thực hiện ngay sau khi hãng tàu hoặc FWD gửi giấy báo hàng đến (A/N)
Có hai hình thức để lên tờ khai hải quan đó là lên tờ khai trực tiếp tại cơ quan hải quan và truyền tờ khai điện tử. Tuy nhiên những năm trở lại đây, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện truyền tờ khai điện tử bởi sự tiện lợi, chính xác và tối ƣu của các phần mềm khai báo điện tử. Công ty CP Vinasimex cũng nằm trong số các doanh nghiệp sử dụng các khai báo truyền tờ khai điện tử. để thực hiện lên tờ khai hải quan điện tử doanh nghiệp cần có chữ ký số và chữ ký đó phải đƣợc đăng ký tại tổng cục Hải Quan Việt Nam mới có hiệu lực. Việc lên tờ khai hải quan có thể thực
42
hiện hoàn toàn miễn phí trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải Quan. Tuy nhiên, hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm ECUSS của Thái Sơn bởi sự dễ dàng và tiện lợi hơn.
Trên tờ khai có các thông tin cần điền liên quan đến lô hàng và doanh nghiệp nhƣ: mã tàu, mã HS, mã hải quan,…sau khi tờ khi hoàn toàn hợp lệ, tờ khai sẽ đƣợc cấp số.
Sau khi tờ khai đƣợc truyền đi và tải lên hệ thống hải quan tờ khai sẽ đƣợc phân luồng. Hàng hóa sẽ đƣợc phân luồng thành ba loại:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì sẽ in đƣợc mã vạch thì tiến hành thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trƣớc hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai sau đó mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tƣơng tự nhƣ luồng vàng nhƣng trong bƣớc mở tờ khai thực tế có thêm một bƣớc làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi phân luồng đƣợc loại hàng hóa sẽ đƣa ra tờ khai phân luồng.
Tính thuế và nộp thuế
- Tính thuế
Trong lúc chờ phân kiểm, đối với hàng hóa lƣu kho, nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và tìm vị trí cú container.
Sau khi có tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình để biết lô hàng của mình đƣợc phân vào luồng nào và có đƣợc miễn kiểm hay kiểm hóa hay không. Nếu yêu cầu kiểm hóa, cần ghi lại tên của cán bộ kiểm hóa và cán bộ tính thuế vào tờ khai và D/O để đối chiếu tại hai quan kho. Hải quan sẽ ghi lại vị trí kho hàng để tiện lợi cho quá trình kiểm hóa. Bƣớc này là bƣớc đối chiếu lệnh. Bƣớc này đƣợc hiểu là hàng đã vào kho hay chƣa.Trong quá trình kiểm tra hàng hóa, cán bộ hải quan có thể kiểm tra xác suất hoặc toàn bộ lô hàng tùy theo mức độ. Kết quả sẽ đƣợc ghi vào tờ khai.
Cán bộ tính thuế sẽ áp mã cùng với mức thuế đã đƣợc nhân viên bộ phận nhập khẩu của công ty tính toán và ghi lên tờ khai. Trong lúc này, công chức hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền tính thuế đã chính xác hay chƣa. Cuối cùng của bƣớc tính thuế, các bộ tính thuế sẽ đóng dấu ký tên xác nhận đã kiểm tra. Cuối cùng bộ tờ khai hải quan đƣợc truyền đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem cần điều chỉnh gì không.
- Nộp thuế
43
khai đƣợc thông quan, nhƣng phải đƣợc thực hiện trƣớc khi thông quan hàng hóa. Hàng nhập khẩu sẽ bao gồm các loại thuế sau:
Thuế nhập khẩu
Thuế môi trƣờng (nếu có)
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)