Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của Công ty CP Vinasimex
Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự của Công ty CP Vinasimex
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng tổ chức hành chính - nhân sự:
Thực hiện các chính sách về tuyển dụng và đào tạo cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ lý lịch công nhân, thống kê và quản lý lao động trong công ty, tham mƣu cho giám đốc xây dựng kế hoạch, triển khai giám sát thực hiện, cải tiến và hoàn thiện công tác tổ chức. Bộ phận này chịu trách nhiệm về tình hình nhân sự của công ty. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, quản lý và tuyển dụng nhân sự, bố trí các lao động ở vị trí việc làm phù hợp để đảm bảo nguồn nhân lực cho sản xuất. Có trách nhiệm về các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong công ty. Triển khai các nội quy của công ty, hoạt động khen thƣởng, hoạt động phúc lợi…
Phòng tài chính – kế toán:
Thực hiện công tác tài chính và kế toán của công ty theo quy định của pháp luật. Quản lý việc sử dụng vốn của công ty, theo dõi tình hình ghi chép sổ sách, tính toán phản ánh kịp thời các số liệu hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, vật chất, tiền vốn và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Quản lý hoạt động tài chính của công ty, xây dựng các định mức khoản mục chi phí, xây dựng quy trình Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Ban giám đốc
Phòng hành chính nhân sự
Phòng tài
chính- kế toán Phòng xuất- nhập khẩu Logistics Phòng
Bộ phận xuất khẩu
Bộ phận nhập khẩu Đại hội đồng cổ đông
29
làm việc theo quy trình chung của công ty, quyết toán các hợp đồng kinh tế. Theo dõi và thanh toán công nợ, phải thu phải trả tính và thanh toán tiền lƣơng hàng tháng cho nhân viên. Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. Lập kế hoạch tài chính, báo cáo quản trị theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. Mua sắm văn phòng phẩm, đồng phục, bộ đàm, trang thiết bị văn phòng …theo bản khảo sát và báo giá của phòng hành chính nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc. Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, áp dụng quy trình quản lý chất lƣợng theo quy định
Phòng xuất - nhập khẩu
Tham mƣu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực có liên quan đến công tác Xuất nhập khẩu. Xây dựng phƣơng án tiếp thị, dự báo về thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm, dự báo giá cả sản phẩm trong năm và từng thời gian cụ thể để Ban Giám đốc phê duyệt. Ủy quyền tham gia đàm phán với các đối tác về các lĩnh vực có liên quan đến công tác Xuất nhập khẩu để trình Ban Giám đốc. Phối hợp với các đơn vị và các Phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ có liên quan nghiên cứu, đề xuất các phƣơng án về chủng loại, chất lƣợng và tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo khâu tiêu thụ có hiệu quả kinh tế cao nhất. Tìm hiểu các vấn đề có liên quan đến chất lƣợng sản phẩm và việc khiếu nại của khách hàng trƣớc khi trình Ban Giám đốc Tổng Công ty xem xét, quyết định. Tổ chức quản lý, giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng thời gian theo hợp đồng đã ký kết, đồng thời bảo đảm hàng hóa đúng các chế độ theo quy định. Đƣợc Ban Giám đốc ủy quyền để kết hợp với các Phòng chức năng của Công ty kiểm tra về chủng loại và chất lƣợng sản phẩm để đảm bảo khâu tiêu thụ và hiệu quả kinh tế.
Phòng Logistics
Lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các thủ tục để vận chuyển và lƣu trữ hàng hóa hiệu quả và hiệu suất. Điều phối, luân chuyển hàng hóa phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp và phải đảm bảo lƣợng hàng hóa tồn kho theo đúng định mức quy định. Làm việc với các bộ phận, phòng ban có liên quan, với các đối tác, khách hàng để tiếp nhận đầy đủ, nhanh chóng những yêu cầu về hàng hóa. Lập kế hoạch cụ thể để hoạt động luân chuyển hàng hóa diễn ra theo đúng các quy trình, quy định đã đƣợc ban hành của công ty. Mặt khác, bộ phận phải đảm bảo kho bãi của công ty đƣợc tổ chức, sắp xếp hợp lý, khoa học, thuận lợi cho việc nhập xuất hàng hóa và kiểm kê khi có nhu cầu. Các loại hàng hóa đƣợc bảo quản trong kho theo đúng quy định để không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng.
Điều phối, luân chuyển hàng hóa phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải đảm bảo lƣợng hàng hóa tồn kho theo đúng định mức quy định. Họ sẽ làm việc với các bộ phận, phòng ban có liên quan, với các đối tác, khách hàng để tiếp nhận đầy đủ, nhanh chóng những yêu cầu về hàng hóa. Từ đó
30
lập kế hoạch cụ thể để hoạt động luân chuyển hàng hóa diễn ra theo đúng các quy trình, quy định đã đƣợc ban hành. Đảm bảo kho bãi của công ty đƣợc tổ chức, sắp xếp hợp lý, khoa học, thuận lợi cho việc nhập xuất hàng hóa và kiểm kê khi có nhu cầu. Các loại hàng hóa đƣợc bảo quản trong kho theo đúng quy định để không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng. Kiểm soát tốt tình hình an ninh trong kho, không để xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa và đề cao việc phòng cháy chữa cháy.