Bất kì một công ty hoạt động nhập khẩu nào cũng đều có một quy trình nhập khẩu cụ thể, riêng biệt, phù hợp với tình hình cơ cấu và phát triển của công ty đó. Công ty CP Vinasimex cũng vậy, công ty cũng có một quy trình nhập khẩu riêng, gồm 10 khâu cơ bản
38
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa của Công ty CP Vinasimex
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu của Công ty CP Vinasimex Lập kế hoạch nhập khẩu
Bộ phận Sale của Công ty CP Vinasimex sẽ tiến hành tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, thu thập thông tin và số liệu để so sánh phân tích nhu cầu thị yếu của khách hàng, kiểm tra kho hàng. Các thông tin nghiên cứu bao gồm:
Về cung cầu thị trƣờng: Công ty tìm hiểu đƣợc nhu cầu mong muốn mua hàng của khách hàng nhƣ thế nào, các yếu tố khác nhƣ mùa vụ tác động thế nào đến hành vi mua, ƣớc lƣợng đƣợc số lƣợng có thể tiêu thụ trong thời gian tới.
Lập kế hoạch nhập khẩu Hỏi hàng Đàm phán và kí kết Nhận giấy báo hàng đến Lấy lệnh giao hàng Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu
Truyền tờ khai hải quan
Tính thuế và nộp thuế
Thông quan hàng hóa Nhận chứng từ bên xuất khẩu
39
Về nhà cung cấp: Việc lựa chọn bạn hàng nhập khẩu cần xác định xem cần bao nhiêu đối tác có thể cung ứng đƣợc hàng hóa mà Công ty yêu cầu, giá cả nhƣ thế nào, các điều kiện thanh toán ra sao, khối lƣợng cung ứng là bao nhiêu và có những điều kiện ƣu đãi cũng nhƣ các điều kiện ràng buộc khác.
Về giá cả: Đây luôn là yếu tố then chốt và quan trọng trong sự thành công của sản phẩm dù bất kể là hoạt động kinh doanh trong nƣớc hay ở nƣớc ngoài. Tuy nhiên mức giá đƣa ra phải phù hợp với chất lƣợng sản phẩm và tƣơng xứng theo cảm nhận của khách hàng.
Yếu tố chính trị, xã hội: Đây là yếu tố quan trọng trong hoạt động ngoại thƣơng cần phải nắm bắt đƣợc nhƣ các quy định liên quan đến nhập khẩu của mỗi loại hàng hóa, đánh giá đƣợc mức thuế suất với các loại mặt hàng đó ở từng thị trƣờng, từng quốc gia chúng ta mua hàng. Ngoài ra, Công ty CP Vinasimex cũng phải xem xét các quy định trong nƣớc, xem xét các mặt hàng có phù hợp với thị trƣờng văn hóa trong nƣớc không, mặt hàng đó có bị hạn chế hay bị cấm sử dụng không,…
Hỏi hàng
Khi có nhu cầu mua hàng, tùy theo tính chất của từng loại mặt hàng hóa mà nhân viên mua hàng sẽ đề xuất hình thức mua hàng nhƣ chào giá cạnh tranh cho từng lần mua hàng hoặc mời thầu cung ứng các mặt hàng chính có giá trị lớn, có yêu cầu ổn định về giá cả, chất lƣợng, cung cấp trong thời gian dài. Công ty CP Vinasimex sẽ liên hệ với nhà cung cấp để trao đổi các thông tin về hàng hóa, số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, giá cả để chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất. Sau khi phân tích đánh giá nhu cầu khách hàng về sản phẩm của doanh nghiệp. Công ty sẽ lập kế hoạch về mặt hàng và lƣợng hàng muốn nhập khẩu sẽ gửi thƣ hỏi hàng đến các đối tác phía Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan,…Hình thức hỏi hàng chủ yếu qua thƣ điện tử. Sau khi nhận đƣợc thƣ điện tử hồi đáp thƣ hỏi hàng và điều kiện đơn hàng đáp ứng nhu cầu công ty, công ty sẽ tiến hành giao dịch trực tiếp để thƣơng lƣợng những điều khoản một cách rõ ràng nhất.
Đàm phán các điều khoản và ký kết
Công ty sẽ tiến hành giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu thông qua các phƣơng tiện nhƣ thƣ điện tử, điện tín và gặp mặt trực tiếp đối với những đơn hàng lớn để đàm phán các hợp đồng mua bán. Trong tình hình dịch bệnh hiện nay đối với những đơn hàng lớn công ty tìm đến những nhà cung cấp quen thuộc để thuận tiện trong quá trình giao thƣơng khi hai bên đã có uy tín với nhau. Đối với các đơn hàng thông thƣờng, công ty đàm phán với những nhà cung cấp qua zoom và thƣờng tiến hành trong vài ngày. Trong một ngày, phòng xuất nhập khẩu thƣờng sẽ đàm phán
40
với tối đa 6 nhà cung cấp, mỗi lần đàm phán diễn ra trong 1-2 tiếng thƣờng sẽ trao đổi về mẫu mã, chất lƣợng, giá cả sản phẩm nếu cuộc đàm phán tiến hành thuận lợi sẽ chốt luôn số lƣợng đặt hàng và trao đổi các điều khoản còn lại qua email sau đó tiến hành ký kết.
Nhận giấy báo hàng đến
Trƣớc khi hàng đến Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận đƣợc giấy báo hàng đến. Giấy báo hàng đến bao gồm các nội dung nhƣ:
- Bên đƣợc thông báo (bên nhập khẩu) - Địa chỉ
- Thông tin chi tiết về lô hàng - Thời gian hàng về
- Địa điểm nhận hàng - Cƣớc phí phải trả
Lấy lệnh giao hàng
Khi nhận đƣợc giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận mang theo: - Giấy giới thiệu của cơ quan
- Giấy thông báo hàng đến - Vận đơn B/L: 01 bản gốc
Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O). Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đóng các phí: phí xếp dỡ hàng tại cảng, phí chứng từ, phí lƣu bãi, phí cƣớc container, phí lƣu container và lấy biên bản.
Nhân viên giao nhận cầm hóa đơn đóng tiền nộp cho hãng tàu. Khi đó nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, xuất hóa đơn và các chi phí đã nộp và 03 bản D/O đã ký tên và vận đơn đƣờng biển (01 bản sao có đóng dấu của hãng tàu).
Khi lấy D/O xong, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra chi tiết các thông tin trên D/O nhƣ tên công ty nhập khẩu, tên công ty xuất khẩu, tên tàu, số chuyến, tên cảng bốc, tên cảng dỡ, tên hàng, số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa, số container, số seal,…
Nhận chứng từ bên xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng thƣơng mại (Sales contract), phía xuất khẩu sẽ cung cấp các giấy tờ liên quan nhƣ:
- Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng (Packing list)
41 - Vận đơn (Bill of Lading)
Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu
Dựa trên các chứng từ từ nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ hải quan và lên tờ khai hải quan. Trong quá trình lên tờ khai, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu phải chỉnh sửa cà điều chỉnh cho phù hợp. Bởi một chứng từ không hợp lệ sẽ làm ảnh hƣởng đến quá trình nhập cảnh và thông quan.
Một bộ chứng từ hợp lệ bao gồm:
Hợp đồng thƣơng mại: 1 bản
Hóa đơn thƣơng mại: 1 bản
Bản kê khai chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa: 1 bản
Tờ khai hải quan: 2 bản
Phụ lục tờ khai hải quan: 1 bản
Tờ khai tờ khai giá trị tính thuế: 1 bản
Giấy chứng nhận xuất xứ: 1 bản
Giấy phép nhập khẩu: 1 bản
Vận đơn: 1 bản
Lệnh giao hàng: 1 bản
Giấy giới thiệu
Thƣ tín dụng
Đối với mặt hàng đồ điện và đồ gia dụng là mặt hàng chính công ty CP Vinasimex. Mỗi hàng nhập khẩu về và Việt Nam đều thực hiện công bố sản phẩm lên Bộ Công Thƣơng. Mỗi mặt hàng đều đƣợc kiểm nghiệm chất lƣợng sản phẩm và làm giấy nhãn sau đó thì công bố. Sau đó sử dụng công bố sản phẩm để đăng kí kiểm tra chất lƣợng an toàn đối với hàng nhập khẩu và xác nhận đạt sản phẩm chất lƣợng cao là một trong những chứng từ bắt buộc khi thông quan hàng hóa.
Truyền tờ khai hải quan
Truyền tờ khai hải quan thực hiện ngay sau khi hãng tàu hoặc FWD gửi giấy báo hàng đến (A/N)
Có hai hình thức để lên tờ khai hải quan đó là lên tờ khai trực tiếp tại cơ quan hải quan và truyền tờ khai điện tử. Tuy nhiên những năm trở lại đây, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện truyền tờ khai điện tử bởi sự tiện lợi, chính xác và tối ƣu của các phần mềm khai báo điện tử. Công ty CP Vinasimex cũng nằm trong số các doanh nghiệp sử dụng các khai báo truyền tờ khai điện tử. để thực hiện lên tờ khai hải quan điện tử doanh nghiệp cần có chữ ký số và chữ ký đó phải đƣợc đăng ký tại tổng cục Hải Quan Việt Nam mới có hiệu lực. Việc lên tờ khai hải quan có thể thực
42
hiện hoàn toàn miễn phí trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải Quan. Tuy nhiên, hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm ECUSS của Thái Sơn bởi sự dễ dàng và tiện lợi hơn.
Trên tờ khai có các thông tin cần điền liên quan đến lô hàng và doanh nghiệp nhƣ: mã tàu, mã HS, mã hải quan,…sau khi tờ khi hoàn toàn hợp lệ, tờ khai sẽ đƣợc cấp số.
Sau khi tờ khai đƣợc truyền đi và tải lên hệ thống hải quan tờ khai sẽ đƣợc phân luồng. Hàng hóa sẽ đƣợc phân luồng thành ba loại:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì sẽ in đƣợc mã vạch thì tiến hành thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trƣớc hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai sau đó mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tƣơng tự nhƣ luồng vàng nhƣng trong bƣớc mở tờ khai thực tế có thêm một bƣớc làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi phân luồng đƣợc loại hàng hóa sẽ đƣa ra tờ khai phân luồng.
Tính thuế và nộp thuế
- Tính thuế
Trong lúc chờ phân kiểm, đối với hàng hóa lƣu kho, nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và tìm vị trí cú container.
Sau khi có tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình để biết lô hàng của mình đƣợc phân vào luồng nào và có đƣợc miễn kiểm hay kiểm hóa hay không. Nếu yêu cầu kiểm hóa, cần ghi lại tên của cán bộ kiểm hóa và cán bộ tính thuế vào tờ khai và D/O để đối chiếu tại hai quan kho. Hải quan sẽ ghi lại vị trí kho hàng để tiện lợi cho quá trình kiểm hóa. Bƣớc này là bƣớc đối chiếu lệnh. Bƣớc này đƣợc hiểu là hàng đã vào kho hay chƣa.Trong quá trình kiểm tra hàng hóa, cán bộ hải quan có thể kiểm tra xác suất hoặc toàn bộ lô hàng tùy theo mức độ. Kết quả sẽ đƣợc ghi vào tờ khai.
Cán bộ tính thuế sẽ áp mã cùng với mức thuế đã đƣợc nhân viên bộ phận nhập khẩu của công ty tính toán và ghi lên tờ khai. Trong lúc này, công chức hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền tính thuế đã chính xác hay chƣa. Cuối cùng của bƣớc tính thuế, các bộ tính thuế sẽ đóng dấu ký tên xác nhận đã kiểm tra. Cuối cùng bộ tờ khai hải quan đƣợc truyền đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem cần điều chỉnh gì không.
- Nộp thuế
43
khai đƣợc thông quan, nhƣng phải đƣợc thực hiện trƣớc khi thông quan hàng hóa. Hàng nhập khẩu sẽ bao gồm các loại thuế sau:
Thuế nhập khẩu
Thuế môi trƣờng (nếu có)
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Các quy định về biểu thuế suất ƣu đãi và thuế nhập khẩu ƣu đãi đặc biệt có thể tham khảo tại Nghị định số 57/2019-CĐ. Về thuế nhập khẩu, tùy thuộc vào loại hình hàng hóa có những mã HS khác nhau, nhân viên bộ phận nhập khẩu và cán bộ hải quan sẽ tham chiếu theo mã HS để áp thuế cho lô hàng.
Việc nộp thuế vào ngân sách nhà nƣớc có thể thực hiện nộp tiền mặt trực tiếp hoặc ủy quyền qua ngân hàng. Để tiết kiệm thời gian và sự tiện lợi, công ty CP Vinasimex chủ yếu qua chuyển khoản từ tài khoản của công ty. Việc cần làm của nhân xuất nhập khẩu là điền vào mẫu nộp thuế vào ngân sách nhà nƣớc chính xác thông tin của doanh nghiệp và số tờ khai hải quan, đóng dấu cùng chữ ký của giám đốc sau đó ủy quyền cho ngân hàng chuyển khoản nộp thuế.
Khi nhiệm vụ thuế đã hoàn thành và tờ khai hải quan đƣợc thông quan, bạn chỉ cần in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan. Sau đó đến hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam.
Thông quan hàng hóa
Sau khi các thủ tục hải quan đƣợc hoàn tất, nhân viên thu nhận sẽ đến quầy thu tiền lệ phí hải quan, cung cấp cho cán bộ hải quan về thông tin liên quan đến công ty, mã thuế doanh nghiệp và số tờ khai hải quan cần đƣợc thông quan. Sau khi đóng đầy đủ các lệ phí, cán bộ hải quan sẽ cung cấp 2 biên lai, một bản màu đỏ (ngƣời khai hải quan lƣu) để doanh nghiệp lƣu giữ, một bản màu tím (bảo sát) nộp cho cán bộ hải quan để nhận lại tờ khai
Sau hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch và tờ khai hải quan cho cán bộ hải quan giám sát ít nhất 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ. Bƣớc này đƣợc gọi lag bƣớc thanh lý tờ khai hải quan để đƣa hàng từ cảng về kho.
Sau khi thanh lý tờ khai mang lệnh giao hàng (D/O) đến phòng thƣơng vụ của cảng để đóng phí. Giao cho tài xế giao hàng các giấy tờ nhƣ: D/O, phiếu EIR để trình hải quan giám sát cổng để có thể đƣa hàng rời cảng về kho của doanh nghiệp.
Sau khi đƣa hàng về nhà kho, việc đầu tiên và quan trọng nhất là kiểm tra kẹp chì số container và tình trạng container, xe chở hàng. Sau khi rút hàng, tài xế sẽ
44
đem container về cảng để trả lại. Mỗi hãng tàu sẽ có phí DEM và DET khác nhau, thƣờng thì 1-7 ngày, để tránh bị tính phí cao, công ty cần nhanh chóng lấy hàng tại cảng và sau khi rút hàng cần nhanh chóng trả lại container cho cảng