Kế hoạch bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu quý hiếm trong Thư viện là một vấn đề lớn, cấp thiết, phải được sự quan tâm thường xuyên của các ngành các cấp nhất là ở một thư viện lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam. Thực tế vốn tài liệu quý hiếm ở Thư viện Quốc gia Việt Nam đã có những chương trình bảo quản để khắc phục và ngăn chặn những tác nhân có hại đang diễn ra từng ngày từng giờ tác động một cách trực tiếp hay gián tiếp, làm huỷ hoại vốn tài liệu này. Sự quan tâm, bảo vệ để chống lại sự nguy hại từ tự nhiên, trộm, môi trường ẩm ướt và côn trùng, động vật được đặt lên hàng đầu. Thư viện đã có những biện pháp thiết thực và mang tính dự án khả thi trong công tác bảo quản vốn tài liệu quý hiếm như sau:
2.1.3.1 Phương pháp chung
* Phương pháp bảo quản thường xuyên
- Dùng các loại hóa chất diệt vi sinh vật và động vật gặm nhấm
Khi phát hiện ra các loại vi sinh vật và động vật gặm nhấm làm nguy hại đến vốn tài liệu, điều quan trọng nhất là tìm ra cách và biết cách tiêu diệt chúng. Việc sử dụng hoá chất để tiêu diệt các loại vi sinh vật và động vật gặm nhấm đã được áp dụng ở những kho tàng lưu trữ sách báo từ xa xưa.
Nếu như dầu bá hương là chất đầu tiên được các Thư viện trên thế giới trước Công nguyên sử dụng bôi vào sách làm bằng giấy papyrus rồi đựng chúng trong các hòm gỗ thông đánh bóng để bảo vệ thì đến thế kỷ thứ III sau Công nguyên, người Trung Quốc đã sáng chế ra chất huang - nich, một loại thuốc trừ sâu được triết từ hạt giống của cây bấc. Và đến năm 674 sau Công nguyên thì luật pháp đã buộc các nhà sản xuất phải thêm chất thuốc này vào giấy trong quá trình chế tạo nhằm bảo vệ giấy chống lại các cuộc tấn công của lũ sâu bọ.
Đến khi công nghệ hoá học và sản xuất giấy được nâng cao hơn thì người ta đã phát hiện và ứng dụng theo nhiều cách, một vài chất và vật liệu khác để làm thuốc và bảo vệ sách hiệu quả như: sả, ngải cứu, phèn chua, axit sunfuric, sáp ong, long não, gỗ thông tẩm nước vôi hoặc dầu foomalin, clorua thuỷ ngân, axit clohydric, chất nicôtin, etxăng, axit phênic, cánh kiến, các bẫy đèn để bắt nhậy, các bẫy cơ học để bắt gián, chuột…
Những năm trở lại đây, khoa học phát triển nên công tác để tiêu diệt vi sinh vật và động vật gặm nhấm gây hại vốn tài liệu tại các thư viện cũng có bước tiến đáng kể. Vào nửa sau của thế kỷ XX, các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới đã sử dụng các chất hoá học để diệt trừ nấm mốc như: methyl bromide, ethylene ôxit, thymol,..;để tiêu diệt mối có các dung dịch chứa tricloro, benzen, pentacloro, phênon, và các chất độc khác.
Việc sử dụng các chất độc hoá học để tiêu diệt vi sinh vật và động vật gặm nhấm có phần tốn kém, nên các thư viện còn sử dụng những phương pháp khác đơn giản hơn như: đặt các viên băng phiến trong các ngăn giá sách để bảo vệ tài liệu khỏi kiến, gián; hạn chế nấm mốc bằng dung dịch vacni phủ lên tài liệu, che các cửa sổ bằng lưới để chống mối bay vào trong nhà qua các cửa sổ mở hoặc dùng các loại gỗ cứng có khả năng chống mối, …Đây là phương pháp được Thư viện Quốc gia Việt Nam áp dụng từ thời Pháp thuộc: tất cả các giá sách của thư viện đều được đóng bằng gỗ lim (hiện nay những giá bằng gỗ lim vẫn còn rất nhiều trong kho tài liệu của Phòng Lưu chiểu và Phòng Bổ sung Trao đổi Quốc tế của Thư viện), đây là loại gỗ chắc, bền, đặc biệt côn trùng không thể nào đục được.
Tuy nhiên, những phương pháp xử lý cũ cũng chỉ khắc phục tạm thời và trong trường hợp tồi tệ nhất còn đem lại sự nguy hiểm, do vậy ngày nay bằng
kỹ thuật hiện đại, các thư viện đã dùng phương pháp hun khí vào trong kho sách để tiêu diệt và hạn chế các loại vi sinh vật phá hoại.
Về phần bảo quản vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện Quốc gia Việt Nam, các cán bộ của Phòng Bảo quản cũng có những hoạt động tích cực riêng, ứng dụng công nghệ hiện đại vào bảo quản. Với mặt bằng kho bảo quản rộng lớn, việc sử dụng hoá chất phòng trừ vi sinh vật và động vật động vật gặm nhấm để bảo quản tài liệu trong kho là không đơn giản. Vì vậy, bên cạnh sử dụng các biện pháp thủ công mà Thư viện vẫn thường tự làm, Thư viện còn phối hợp với các cơ quan chuyên ngành trong lĩnh vực bảo quản để thực hiện các phương pháp đòi hỏi tính chuyên nghiệp để việc phòng chống, mang lại hiệu quả và đảm bảo an toàn.
Thư viện Quốc gia Việt Nam phối hợp với Công ty Bảo quản Nông Lâm sản thành phố Hà Nội phòng chống mối và khử trùng cho các kho sách bằng các phương pháp cơ học và hoá học để phòng chống vi sinh vật và động vật gặm nhấm. Để phòng chống mối, họ sử sụng thuốc cọc dông TC 250 hoặc Ciknin(Việt Nam) với phương pháp phun phòng . Để khử trùng, họ dùng loại Alumymium phophide 56% min của Ấn Độ với liều lượng từ 2 - 3 viên/m2
sàn kho đặt trong 3 - 5 ngày. Để khử nấm mốc, dùng cồn công nghiệp pha với Pentaclorua phênôlat natri từ 3 - 5% chải lên các tài liệu bị mốc. Trước khi khử trùng, phòng kho phải được vệ sinh sạch sẽ sau đó dán kín tất cả các cửa tránh không khí vào trong. Biện pháp diệt chuột thường dùng là đánh bả đã làm cho số lượng chuột giảm dần trong các kho. Các biện pháp này được Thư viện tiến hành định kỳ một năm một lần.
Trên thực tế, dù ứng dụng biện pháp nào thì một số chất sát khuẩn trong đó cũng bị mất đi trong vòng một hay hai ngày mà không để lại một lớp đệm nào cả (lớp có khả năng chống lại sự tạo thành axit ở vật). Do đó, các
phương pháp trên chỉ mang lại khả năng miễn dịch nhất thời. Hơn nữa, tất cả các cách xử lý giấy nhiễm khuẩn - đặc biệt là vi khuẩn nấm mốc đều gây ra tác hại cho giấy và làm tuổi thọ của giấy kém đi (như bột DDT mà Thư viện đã dùng phun vào sách chống côn trùng để bảo vệ tài liệu sơ tán lại chính là nguyên nhân gây huỷ hoại sách). Mặt khác vốn tài liệu quý hiếm là tài liệu đã có tuổi thọ lâu đời, chất lượng giấy bị kém theo thời gian nếu dùng nhiều hoá chất để bảo quản chúng thì sẽ phản tác dụng, làm cho vốn tài liệu này dễ bị huỷ hoại hơn. Chính vì vậy, cách tốt nhất để ngăn chặn nấm mốc, côn trùng bằng những điều kiện bảo quản tiêu chuẩn để tránh những rủi ro có thể xảy ra cho người và tài liệu.
- Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm cho môi trường bảo quản
Việc thiết lập và duy trì một môi trường thuận lợi trong kho sách, báo không chỉ giúp phòng chống lại các vi sinh vật có hại và hạn chế sự ô nhiễm môi trường kho mà còn giảm bớt được sức lực, thời gian, tiền của trong việc sửa chữa những tài liệu bị hỏng và cho phép việc thu thập tài liệu được tiến hành liên tục.
Đặc điểm khí hậu của nước ta đã tạo ra những yếu tố bất lợi cho công tác bảo quản tài liệu, do vậy môi trường bảo quản mà điển hình là vấn đề vi khí hậu trong kho được đặt lên hàng đầu trong công tác bảo quản tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Hiện nay, hầu hết các kho của Thư viện Quốc gia Việt Nam đã được xây hoặc sửa chữa mới tạo điều kiện tốt nhất cho việc bảo quản tài liệu nhưng điều kiện khí hậu ở mỗi kho là khác nhau.
Công việc vệ sinh kho sách của Thư viện luôn được tiến hành thường xuyên: quét kho, hút bụi, quét mạng nhện, lau chùi giá sách…Việc vệ sinh kho tàng giúp cho vi khí hậu trong kho được thông thoáng hơn, hạn chế sự hình thành của bụi và nấm mốc nhằm phá hoại tài liệu.
Hiện nay, tại Thư viện Quốc gia Việt Nam vốn tài liệu quý hiếm đã có các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu lâu dài đạt tiêu chuẩn: máy điều hoà nhiệt độ, máy đo nhiệt độ, độ ẩm để điều chỉnh gió, độ mát cho phù hợp với từng kho; có bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động…và hàng năm các cán bộ đều được tập huấn về phòng cháy, chữa cháy. Đặc biệt, các kho này đều có các cửa dự phòng khi xảy ra sự cố (cháy, nổ…). Hệ thống điện trong kho đảm bảo an toàn, các thiết bị điện đều có đầu tiếp đất. Cường độ ánh sáng trong kho rất lý tưởng do việc bố trí số lượng tối thiểu cửa sổ với kích thước thích hợp, lắp đặt cửa kính mầu sẫm theo dạng cửa lùa, có độ khít tốt, có rèm che, chốt đóng an toàn. Ngoài ra, việc lắp đặt các bóng đèn huỳnh quang tấm có hộp thay vì các bóng đèn tròn như ở các kho cũ đã tạo ra ánh sáng trắng với độ khuyếch tán và cường độ tia tử ngoại thích hợp, ít hao tổn điện năng hơn đã rất phù hợp với môi trường kho.
Tại kho vi phim của Thư viện Quốc gia Việt Nam, trước đây, mặc dù được trang bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản nhưng do không được hoạt động thường xuyên nên đã dẫn tới sự thay đổi nhanh chóng về nhiệt độ, làm hỏng phim nên ở đây hiện chỉ lưu giữ những phim bảo quản trong các hộp bằng nhôm, đáy tròn, có nắp. Còn các phim mới làm (từ năm 1994 trở lại đây) thì được lưu trữ ở phòng Microfilm của thư viện là nơi trực tiếp làm ra vi phim vì môi trường ở đây tuân thủ nghiêm ngặt các thông số chuẩn về nhiệt độ là 20° C và độ ẩm là 50%, không khí được điều hoà 24/24h. Bên cạnh chế độ bảo quản như vậy, các thước phim này còn được giữ trong các hộp nhựa hoặc hộp giấy bìa trắng để tránh ánh nắng. Ngoài ra, trong kho vi phim còn lưu giữ vi phích được đặt trong các ngăn kéo sắt để bảo quản khi môi trường không khí thay đổi. Các kho tài liệu quý hiếm được đặt trong môi trường bảo quản khá tốt trên tầng 5 (kho sách Đông Dương) và tầng 2 (kho Luận án và kho Hán - Nôm) của toà nhà K1, rất thoáng và điều kiện ánh sáng đảm bảo. Nếu trước
đây, các tài liệu xếp trên các ván gỗ rất tồi làm cho mối mọt xông nhiều thì nay đã được thay bằng các giá nhôm hoặc giá gỗ lim (từ thời Pháp thuộc) rất tốt, tránh làm hư hỏng tài liệu.
Bằng tất cả những nỗ lực của mình, các cán bộ của Thư viện Quốc gia Việt Nam đang cố gắng tạo điều kiện về kho tàng tốt nhất để bảo tồn tốt hơn vốn tài liệu quý hiếm của dân tộc.
- Giáo dục ý thức bảo quản vốn tài liệu quý hiếm cho cán bộ thư viện và bạn đọc Bạn đọc là người trực tiếp sử dụng tài liệu nên những tác động tiêu cực của họ tới sách báo thư viện có ảnh hưởng không tốt đến bản thân tài liệu đó nói riêng và vốn tài liệu của thư viện nói chung. Do đó việc giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc là rất cần thiết.
Ý thức được điều này nên hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam có thể được coi là một trong số ít các thư viện có nội quy bạn đọc và kiểm tra bạn đọc ra vào thư viện nghiêm ngặt nhất. Nội quy đã chỉ rõ bạn đọc phải coi tài liệu của thư viện như tài sản quốc gia để từ đấy có ý thức giữ gìn. Nội quy sử dụng tài liệu còn quy định chi tiết cách sử dụng sách báo như: không được thấm nước vào tay khi giở sách, không được đặt để tài liệu thư viện ở nơi ẩm ướt hoặc dưới ánh nắng, không được để thực phẩm hoặc các chất bẩn dây ra tài liệu, không được cắt, xé và ăn cắp tài liệu của thư viện,…Nếu bạn đọc nào vi phạm vào những điều trên thì tuỳ vào mức độ nặng nhẹ, thư viện sẽ có những biện pháp xử lý như: nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc…
Để đảm bảo tính an toàn cho sách báo và để có điều kiện phục vụ số lượng lớn tài liệu trên nhiều lĩnh vực nên Thư viện Quốc gia Việt Nam làm thẻ đọc tại chỗ cho bạn đọc. Bạn đọc khi đến thư viện chỉ được mang vở và bút để ghi chép hoặc máy tính xách tay, tuyệt đối không được mang túi, cặp vào thư viện, họ phải gửi Phòng thường trực để tránh việc tuồn sách báo ra
ngoài. Ngoài việc để bạn đọc tự giác chấp hành nội quy, thư viện cũng bố trí thêm các cán bộ nhắc nhở bạn đọc thực hiện đúng những quy định đã được đặt ra, kết hợp với thủ thư ngăn chặn những hành vi tiêu cực của bạn đọc có thể xảy ra. Đặc biệt, đối với Phòng đọc tài liệu quý hiếm và Phòng đọc vi phim đòi hỏi bạn đọc phải chấp hành nghiêm túc những quy định trên để đảm bảo cho vốn tài liệu được lưu trữ và bảo quản an toàn (vì vốn tài liệu này rất quý hiếm chỉ có một bản duy nhất).
Đối với cán bộ thư viện, Thư viện đã tổ chức các lớp tập huấn về công tác bảo quản cho cán bộ thư viên.
Trên đây là một số biện pháp mà Thư viện Quốc gia Việt Nam đã làm để sử dụng để giáo dục và nâng cao ý thức của bạn đọc nhằm hạn chế thấp nhất sự mất mát, hư hỏng của tài liệu do bạn đọc gây ra. Hy vọng rằng, với sự hiểu biết và dân trí ngày càng nâng cao, mỗi độc giả sẽ có ý thức hơn trong việc bảo quản tài liệu thư viện. Có như vậy, vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện Quốc gia Việt Nam sẽ được bảo quản lâu dài hơn, phục vụ được nhiều độc giả hơn.
* Phương pháp bảo quản phục chế
Tất cả các cán bộ trong phòng Bảo quản của Thư viện Quốc gia Việt Nam đều có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng kho tài liệu hàng ngày, nhất là kho tài liệu quý hiếm. Khi thấy tài liệu nào hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị vi sinh vật và động vật gặm nhấm phá hoại thì cán bộ bảo quản ngay lập tức tách tài liệu đó ra, đưa đi tu bổ, phục chế ngay để tránh những thiệt hại đáng tiếc có thể xảy ra.
Công việc sửa chữa tài liệu bị hư hại, rách nát đòi hỏi những bàn tay khéo léo, tỉ mỉ và đức tính kiên trì, cẩn thận của những người làm công tác tu bổ, phục chế tài liệu thuộc Phòng Bảo quản của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Hiện nay, hầu hết vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện Quốc gia Việt Nam đều đã được đóng bìa nhằm bảo quản tốt hơn khi đem ra phục vụ bạn đọc. Việc đóng bìa tài liệu vừa có tác dụng bảo vệ tài liệu khỏi nhầu nát khi sử dụng, vừa có tác dụng ngăn chặn sự xâm nhập của bụi bẩn vi sinh vật vào sách báo đồng thời cũng thuận tiện cho việc làm vệ sinh sách báo. Trừ những tập báo to, dày phải mang ra các cơ sở đóng sách bên ngoài để đóng thành quyển còn lại hầu hết các tài liệu dạng sách đều được làm mới nhờ bàn tay của các cán bộ bảo quản tại đây.
Tuỳ vào tình trạng vật lý của tài liệu như: rách các mép, có lỗ thủng trên bề mặt, hoặc bị hư hỏng nặng thì có thể trải qua một số công đoạn hoặc toàn bộ các công đoạn của quy trình phục chế.
Quy trình phục chế gồm 15 công đoạn: 1. Tài liệu hư hại.
2. Báo cáo tình trạng tài liệu. 3. Phân tích thử phản ứng.
4. Tháo gỡ ghim kẹp và bóc tách băng keo. 5. Vệ sinh tài liệu.
6. Tẩy ố bẩn.