2.1.2.1 Nguyên nhân chủ quan
Đó chính là sự lão hoá của tài liệu. Lão hoá của tài liệu là một trong những nguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng nhiều, nhất là đối với tài liệu quý hiếm. Nguyên nhân chính gây ra lão hoá tài liệu đó là do chất lượng của giấy, mực in kém và cùng với điều kiện bảo quản tài liệu. Tài liệu bị lão hoá sẽ trở nên hư hỏng rất nhanh và rất khó để có thể bảo quản.
Tài liệu xuất bản trước năm 1954 đa phần làm bằng giấy Dó nhất là các tài liệu Hán - Nôm. Đây là loại giấy được làm từ vỏ cây Dó và sản xuất hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Giấy Dó chủ yếu được làm bằng cách giã vôi trong cối bằng đá, do vậy độ axit trong giấy không tăng cho độ bền trên 500 năm. Tuy nhiên, với chất lượng tốt như vậy tài liệu Hán - Nôm của Thư viện vẫn bị hư hỏng, cũ nát rất nhiều theo thời gian. Kho tài liệu Hán - Nôm hiện nay có tình trạng: một số tài liệu có phần bìa và gáy tách rời ra khởi các trang nội dung, một số các quyển sách khác thì các trang sách lại bị dính bết vào với nhau không thể nào tách ra mà không làm rách những trang này và hầu hết các tài liệu có phần chữ viết trong chính văn đã bị mờ rất khó đọc, thậm chí là không đọc được. Đó là một thiệt thòi rất lớn cho bạn đọc thế hệ sau, sẽ không được biết đến một kho tàng sách Hán - Nôm quý giá đến như vậy.
Về phần kho sách Đông Dương cùng với kho báo, tạp chí xuất bản trước năm 1954 thì giấy làm nên các tài liệu đó được sản xuất bằng phương pháp cơ giới, giấy được ra đời trên dây truyền hiện đại hơn giấy Dó. Nhưng những loại giấy này được sản xuất trên cơ sở sử dụng rất nhiều bột gỗ và nhiều hoá chất rẻ tiền nên giấy có độ axit cao làm cho tuổi thọ của tài liệu giảm đi đáng kể. Kết quả là kho Đông Dương hiện nay rất nhiều tài liệu đã bị ố vàng, mục nát, mất độ bền dai, ngày càng hư hỏng nặng hơn mà chúng ta
chỉ còn cách hạn chế dần chứ không thể ngăn lại sự lão hóa của vốn tài liệu này.
Viện công nghiệp giấy xenluylô đã đưa ra kết quả khảo sát kho sách của Thư viện là: Một số tài liệu Hán - Nôm sẽ có nguy cơ huỷ hoại hoàn toàn trong vòng 5 - 10 năm nữa. Các tài liệu khác qua đo đạc (nhờ phương pháp lão hoá nhân tạo) cũng chỉ còn tuổi thọ không quá 50 năm. Hiện nay, đã có rất nhiều tài liệu quý hiếm đã không còn đủ điều kiện độ bền, độ rõ nét của chữ trừ một số tài liệu được viết bằng giấy Dó nguyên chất.
Đối với tài liệu luận án, sự lão hoá tài liệu đã được giảm đi đáng kể do sự cải tiến từ chất lượng giấy in: giấy trắng tinh, nhẵn, độ dày mỏng của tờ giấy vừa vặn, mực và kỹ thuật in sắc nét, rõ ràng nhưng độ axit trong giấy vẫn là một vấn đề làm đau đầu các nhà sản xuất. Chính vì thế hiện nay không chỉ Thư viện Quốc gia Việt Nam mà hầu hết các Thư viện vẫn chưa có và chưa thể có một biện pháp tích cực nào để chống lại sự tự huỷ hoại tài liệu do những tác nhân nội tại của giấy.
2.1.2.2 Nguyên nhân khách quan
* Con người
- Tài liệu vận chuyển nhiều lần qua các cuộc chiến tranh, xây dựng cơ sở vật chất.
Cuộc đấu tranh với hai đế quốc sừng sỏ là thực dân Pháp và đế quốc Mỹ giành lại độc lập đã gây ra rất nhiều mất mát to lớn cho dân tộc ta cả về vật chất cũng như tinh thần. Mặt tinh thần ở đây chính là vốn văn hoá của dân tộc đã bị huỷ hoại, mất mát rất lớn. Trải qua những cuộc chiến tranh nói trên, vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện Quốc gia Việt Nam đã bị thất thoát rất nhiều,
làm cho vốn tài liệu hiện nay không còn được đầy đủ, một vấn đề mà Thư viện chưa thể khắc phục được.
Cuộc kháng chiến chống Thực dân Pháp của nhân dân ta đã thành công vang dội, quân Pháp thua trận và phải công nhận một nước Việt Nam dân chủ cộng hoà. Năm 1954, quân Pháp rút khỏi Hà Nội, chúng đã mang theo rất nhiều sách quý hiếm tạo lỗ hổng lớn cho kho sách Đông Dương của Thư viện Quốc gia, cũng là một mất mát to lớn cho dân tộc ta.
Chống thực dân Pháp rồi đến chống đế quốc Mỹ, mhân dân ta trong cả một thời gian dài chiến đấu với giặc ngoại xâm nhưng vẫn không quên bảo vệ những di sản văn hoá thành văn của dân tộc. Trong thời gian kháng chiến chống Mỹ, nhằm bảo vệ vốn tài liệu của Thư viện tránh khỏi cuộc chiến tranh phá hoại miền Bắc bằng không quân, Ban Giám Đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam đã buộc phải chọn lọc và đưa một số hòm sách báo quý sơ tán lên Việt Bắc lưu giữ cùng với những tài sản quốc gia khác. Chính lần vận chuyển này đã làm cho kho báo chí Đông Dương của Thư viện bị hư hỏng rất nhiều nên không tránh khởi tình trạng bị giòn nát và huỷ hoại.
Sau khi đất nước thống nhất (30/4/1975), chúng ta hy vọng rằng sẽ được yên ổn để xây dựng phát triển đất nước thì cuộc chiến tranh biên giới với Trung Quốc lại nổ ra vào năm 1979. Thư viện Quốc gia Việt Nam buộc phải sơ tán kho sách của mình vào tận Thành phố Hồ Chí Minh với mục đích sẽ chuyển lên Thư viện Đà Lạt để cất giữ một thời gian. Tuy nhiên, kế hoạch này đã không thực hiện được vì lúc đó ở Đà Lạt đã xảy ra bạo động vì vậy Thư viện lại quyết định chuyển các hòm sách ra Hà Nội, cất giữ trong các hang núi, trong nhà dân ở Yên Lãng - Vĩnh Phúc. Cán bộ của Thư viện lúc bấy giờ đã rất cẩn thận trong công tác bảo quản những hòm sách đó: phun thuốc chống côn trùng vào trong các quyển sách, sau đó gói lại bằng hai lớp
giấy, lớp trong bằng giấy xi măng, lớp ngoài bằng giấy chống ẩm rồi cho vào hòm gỗ đóng lại và quét thuốc chống mối bên ngoài. Mặc dù vậy, những hòm sách này vẫn không tránh khỏi tình trạng bị mất mát và hư hại. Nguyên nhân chính là do điều kiện lưu trữ không tốt, các hòm sách được cất giữ trong núi có khí hậu ẩm ướt cộng với lũ về bất chợt làm cho tất cả vốn tài liệu bị ướt hết. Các cán bộ Thư viện lại tiến hành hong khô sách bằng cách phơi ra nắng nên đã làm cho một số tài liệu bị giòn, mục. Bên cạnh đó còn có một nguyên nhân khác xuất phát từ chính cách mà các cán bộ Thư viện dùng để bảo quản tài liệu đó là: hoá chất DDT mà Thư viện sử dụng phun vào tài liệu để chống côn trùng phá hoại thì lại có tác dụng ngược lại gây ra hư hỏng tài liệu,…
Việc bảo quản vốn tài liệu quý hiếm trong quá trình sơ tán của Thư viện Quốc gia Việt Nam rất phức tạp, khó khăn mà không phải Thư viện nào cũng có thể làm được. Mặc dù trong thời gian đầy khó khăn đó, vốn tài liệu bị hư hỏng và thất thoát khá nhiều nhưng có thể nói rằng các cán bộ Thư viện Quốc gia Việt Nam đã cố gắng hết sức và hoàn thành nhiệm vụ bảo quản vốn tài liệu của mình.
Công tác xây dựng cơ sở vật chất, dồn kho, chuyển kho cũng là một nguyên nhân làm cho vốn tài liệu của Thư viện bị hư hỏng, rách nát. Vì lượng sách báo nhập vào Thư viện ngày càng nhiều nên nhu cầu mở rộng vật chất, kho tàng là điều không thể tránh khỏi. Khi chưa có kho mới thì sách, báo phải xếp chồng lên nhau hoặc ken rất chặt để có thêm diện tích chứa tài liệu. Đây cũng là nguyên nhân làm cho tài liệu hư hỏng nhanh hơn và kém bền hơn.
- Bạn đọc và cán bộ Thư viện
Có thể nói, Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện có lượng bạn đọc lớn nhất trong cả nước. Trung bình Thư viện phục vụ khoảng 1.066 lượt bạn đọc/ngày nên vòng quay của sách, báo tại Thư viện rất cao. Bởi vậy, tài liệu
do có vòng quay nhanh nên dễ bị hao mòn, rách nát. Không những thế, có nhiều bạn đọc thiếu ý thức khi đọc tài liệu đã gấp sách để đánh dấu trang, viết, tẩy xoá thậm chí còn cắt dán và xé trang tài liệu cần thiết cho nhu cầu của mình. Đơn cử có rất nhiều trang báo, tạp chí thuộc kho báo, tạp chí của Thư viện bị xé nhất là những trang có tranh, ảnh bạn đọc còn ghi chằng chịt vào các trang báo bằng bút bi và bút đánh dấu làm những người đến sau không thể nào đọc được.
Để bảo quản cho vốn tài liệu quý hiếm tránh khỏi sự huỷ hoại, các tài liệu thuộc dạng này không được phép sao chụp mà chỉ được đọc tại chỗ cần đoạn nào có thể chép ra. Nhưng ý thức của những bạn đọc kém vẫn làm cho những tài liệu này hư hỏng thêm trong quá trình sử dụng.
Bên cạnh bạn đọc, cán bộ thư viện cũng phải chịu phần lớn trách nhiệm trong việc tài liệu bị hư hại. Việc xếp tài liệu lên giá không cẩn thận của cán bộ thư viện làm sách bị túm ở đầu gáy sách, khi lấy ra cũng có thể gây tổn hại cho sách sau một thời gian. Mặt khác việc một số cán bộ trong thư viện vẫn mang đồ ăn và nấu nướng trong Thư viện là một trong những nguyên nhân lớn làm cho vi sinh vật và động vật gặm nhấm phát triển nhất là chuột và gián. Ngoài ra với lượng bạn đọc quá đông ở Thư viện như hiện nay, thủ thư hầu như không thể nhắc nhở, kiểm soát hết bạn đọc về ý thức bảo quản tài liệu, không kiểm tra được tài liệu trước khi cho mượn và sau khi bạn đọc trả.
Việc giáo dục ý thức bạn đọc cũng như ý thức của các cán bộ thư viện trong công tác bảo quản tài liệu là một vấn đề rất cấp thiết được đặt ra cho Ban Giám Đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện nay.
* Môi trường
Các kho chứa hiện nay của Thư viện Quốc gia Việt Nam có thể nói đã được xây dựng đúng quy cách, đúng tiêu chuẩn của yêu cầu bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên, trong những năm trước đây, những công trình kiến trúc mà Thư viện sử dụng để bảo quản tài liệu một số là những ngôi nhà cũ được xây dựng từ đầu thế kỷ XX không phải là công trình chuyên dụng cho Thư viện, số khác được xây dựng vào đầu những năm 70 của thế kỷ XX và đã tính tới việc thiết kế kho tàng Thư viện thích hợp với công tác bảo quản tài liệu.
Hiện nay, kho sách chính của Thư viện (tính từ sách không năm cho đến sách năm 2007 trong đó có cả kho sách Đông Dương, kho Hán - Nôm, kho luận án) đang được lưu giữ tại khu nhà K1 của Thư viện. Số sách xuất bản từ năm 2008 trở lại đây thì được lưu trữ tại kho tự chọn nằm ở tầng 4 của khu nhà nhà 6 tầng nhìn thẳng từ cổng Thư viện vào. Kho báo tạp chí (trong đó có báo, tạp chí Đông Dương) cùng với một số loại sách ngoại khác được lưu trữ tại dãy nhà bên phải từ cổng chính của Thư viện nhìn vào. Khu nhà này được thiết kế từ năm 1960 nhưng do chiến tranh nên đến khoảng đầu những năm 70 của thế kỷ XX mới được hoàn chỉnh. Đây là công trình duy nhất của Thư viện được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn kho sách do chuyên gia nổi tiếng về kiến trúc vật lý thiết kế: sàn kho sách không kín mà có nhiều lỗ thông từ tầng này sang tầng kia, các giá sách được đặt ngay trên các lỗ đó và tạo nên sự thông gió tự nhiên rất hiệu quả giữa các tầng trong kho. Đây thực sự là biện pháp tốt cho việc bảo quản sách của Thư viện, những lỗ thông hơi giúp cho không khí giữa các tầng của kho sách được điều hoà, tạo điều kiện lý tưởng nhất cho môi trường kho sách. Tuy nhiên, các lỗ thông giữa các tầng có một nhược điểm đó là: bụi từ tầng trên sẽ rơi xuống tầng dưới khi tiến hành vệ sinh kho. Do vậy mà phương án này không được áp dụng như ý đồ thiết kế ban đầu, các lỗ hổng trên sàn các kho được che lại bằng các tấm ván và giá sách được đặt trên nền đó dẫn đến không phát huy được tác dụng làm thông thoáng kho sách. Việc điều hoà khí hậu cho kho sách dựa vào điều kiện
kho tàng không khả thi đã gây bất lợi không nhỏ cho vốn sách báo của Thư viện trong tình hình thời tiết phức tạp như ở Hà Nội.
Khí hậu ở Hà Nội là khí hậu nhiệt đới gió mùa ẩm, mùa hè rất nóng cộng với mưa nhiều. Điều đó làm ảnh hưởng tới độ bền của giấy, các ấn phẩm bị lão hoá, ố vàng, dễ gãy, mùa xuân ẩm ướt thích ứng cho các loại nấm mốc phát triển, không khí bị ô nhiễm, nhiều bụi tác động trực tiếp tới sách báo vì vậy việc bảo quản vốn tài liệu này gặp rất nhiều khó khăn.
Vốn tài liệu quý hiếm (trừ luận án) là kho sách có tuổi thọ lâu đời thì công tác bảo quản lại càng phải cẩn thận và chu đáo hơn, do có tuổi thọ cao nên nhiều cuốn sách đã bị hư hỏng do mối mọt, ẩm mốc, cộng thêm với sự ảnh hưởng của môi trường dẫn đến số lượng sách bị huỷ hoại ngày càng nhiều và đang ở mức báo động, cần có biện pháp khắc phục kịp thời.
Theo tài liệu về bảo quản của Thư viện Quốc gia Anh thì tiêu chuẩn bảo quản ấn phẩm thích hợp nhất ở môi trường và độ ẩm là:
Loại hình tài liệu Nhiệt độ Độ ẩm tương đối
Giấy 13 - 18°C 55 - 65 %
Tài liệu từ tính 4 - 16°C 40- 55 %
Tài liệu vi phim 5 - 21°C 50 - 60%
So sánh với hiện trạng kho vốn tài liệu quý hiếm ở Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện nay đã phần nào đáp ứng được tiêu chuẩn trên. Các trang thiết bị để đảm bảo cho điều kiện nhiệt độ, độ ẩm theo tiêu chuẩn đã có đủ. Tuy nhiên, do điều kiện khí hậu ở Hà Nội quá phức tạp nên tài liệu vẫn bị phá huỷ là điều không thể tránh khỏi.
Vấn đề an ninh kho tàng cũng là một yếu tố quan trọng trong công tác bảo quản vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện Quốc gia Việt Nam để giảm thiểu việc bị thất thoát sách. Hiện tại trong vốn tài liệu quý hiếm chỉ trừ báo, tạp chí Đông Dương thuộc quyền quản lý của Phòng báo, tạp chí còn lại các tài liệu khác thì thuộc quyền quản lý của Phòng Bảo quản, phòng chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc mượn sách và chuyển tới phòng đọc cho bạn đọc. Với cách làm này, Thư viện đã quản lý được vốn tài liệu hiệu quả hơn, tránh tình trạng sách bị mất, an toàn kho sách được nâng cao.
* Vi sinh vật và động vật gặm nhấm
Đa số vốn tài liệu quý hiếm ở Thư viện Quốc gia Việt Nam đều để lại dấu vết phá hoại của các vi sinh vật và côn trùng trên trang giấy làm cho tuổi thọ của tài liệu giảm đi đáng kể. Điều đáng lo là số lượng vi sinh vật này đang ngày tăng tỉ lệ thuận với số tài liệu nhập vào Thư viện mà các cán bộ Phòng Bảo quản chưa có biện pháp trừ tận gốc mà chỉ hạn chế được phần nào.
Có một loại vi sinh vật rất nhỏ bé nhưng hậu quả do chúng gây ra thì không một thư viện nào có thể kiểm soát được, đó là nấm mốc và vết bẩn. Đôi khi các loại nấm mốc và vết bẩn làm xấu cuốn sách và tài liệu lưu trữ. Các