Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Homefloor đƣợc xây dựng theo hình thức công ty Cổ phần. Mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng riêng nhƣng giữa các phòng ban có sự thống nhất, liên kết chặt chẽ với nhau và hỗ trợ nhau trong công việc.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Homefloor
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị soát Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Nguồn: Phòng Nhân sự
- Đại hội đồng cổ đông: Cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty và có nhiệm vụ thông qua điều lệ, phƣơng hƣớng hoạt động của công ty. Phê duyệt các quy chế quản trị nội bộ; các quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị và của Ban kiểm soát. Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, mức thƣởng và các lợi ích khác cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát. Bầu, bãi nhiệm hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Các nhiệm vụ khác do điều lệ quy định.
- Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị còn có quyền quyết định cơ cấu tổ chức công ty; bầu cử, miễn nhiệm, hoặc bãi nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với ban giám đốc và ngƣời quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định. Báo cáo trƣớc đại hội đồng cổ đông về tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán năm tài chính, phƣơng hƣớng phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất
của công ty. Định hƣớng các giải pháp phát triển hoạt động trung và ngắn hạn của công ty nhƣ: Chiến lƣợc phát triển hàng năm, mở rộng thị trƣờng, các hoạt động marketing, đổi mới công nghệ. Các nhiệm vụ khác do điều lệ quy định.
- Ban kiểm soát: Do đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thƣờng niên. Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
- Ban giám đốc: Xây dựng chiến lƣợc hoạt động của công ty, thiết lập, giám sát, kiểm tra, duy trì hệ thống quản lí và hoạt động của toàn công ty để đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc đề ra; hỗ trợ tƣ vấn cho các phòng ban, giải quyết các vấn đề chuyên môn chung của công ty.
- Phòng Kinh doanh: Trong các doanh nghiệp, phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Phòng kinh doanh chính là bộ phận chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn phối hợp hoạt động với các bộ phận khác trong công ty để đẩy mạnh tăng trƣởng doanh nghiệp. Làm việc với bộ phận tiếp thị để triển khai các chƣơng trình nâng cao nhận thức thƣơng hiệu, giới thiệu sản phẩm ra công chúng và một số các công việc khác nữa. Khi sản phẩm hoàn thành, sẵn sàng đƣa ra thị trƣờng để tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ phải tìm ra cách thức hiệu quả nhất để bán sản phẩm cho khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động của phòng kinh doanh đều hƣớng về một mục đích là bán đƣợc hàng và thu về lợi nhuận tối đa. Vì vậy, phòng kinh doanh liên tục tìm kiếm, mở rộng thị trƣờng có khả năng đem về lợi nhuận cao nhất. Một loạt các đại lý trong và ngoài nƣớc đƣợc mở ra với mục đích bán đƣợc nhiều sản phẩm nhất. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tổ chức các chƣơng trình khuyến nhằm khuyến khích các đại lý, nhà phân phối và ngƣời tiêu dùng mua nhiều sản phẩm hơn. Các hoạt động xúc tiến bán hàng cũng đƣợc triển khai mạnh mẽ để hỗ trợ cho hoạt động quảng cáo và các nỗ lực bán hàng của mỗi nhân viên kinh doanh. Thực hiện xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch ngân sách hằng năm; kế hoạch công việc của phòng từng
tháng để trình giám đốc phê duyệt; tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng để hoàn thành ngân sách năm; xây dựng các qui trình, qui định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng; đánh giá hiệu quả các qui trình, qui định này trong thực tế để cải tiến.
- Phòng Nhập khẩu: Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng. Khai thác thị trƣờng nhập khẩu,lựa chọn nguồn nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất sản phẩm cho công ty,lập các kế hoạch để nhập khẩu số lƣợng nguồn nguyên liệu và kiểm tra về chất lƣợng hàng hóa. Trực tiếp quan hệ với các bạn hàng nƣớc ngoài, làm hợp đồng ký kết giữa hai bên đàm phán về giá cả, phƣơng thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng,.. và những điều khoản khác trong hợp đồng giữa hai bên.
- Phòng Tài chính: Thực hiện các quyết định tài chính của ban giám đốc, tổ chức thực hiện công tác kế toán hiệu quả, tiết kiệm; xây dựng kế hoạch tài chính; kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của công ty; tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phối hợp với các phòng ban trong công ty để hoàn thiện công việc đƣợc giao.
- Phòng Nhân sự: Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự. Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty; hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đào tạo, bồi dƣỡng, đãi ngộ đội ngũ nhân viên một cách hợp lí và hiệu quả; quản lí, bố trí nhân sự phù hợp với cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty; quản lí công văn, tài liệu; chứng từ đi và đến.
- Phòng Kỹ thuật: Lập dự án, triển khai các hợp đồng; lập dự trù vật tƣ; cung cấp các thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng nhập khẩu tiến hành nhập khẩu; báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất lƣợng, tiến độ và mức độ an toàn của các dự án; trực tiếp làm việc với khách hàng trong quá trình triển khai dự án.
- Kho: Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật tƣ, công cụ, dụng cụ, máy móc thiết bị. Xếp dỡ hàng hóa. Di chuyển hàng hóa từ kho lên cửa hàng để kinh doanh. Cùng với bộ phận xuất nhập khẩu tổ chức giao nhận hàng hóa. Báo cáo kết quả giao nhận hàng hóa cho phòng Nhập khẩu và phòng Tài chính để có biện pháp xử lí kịp thời. Kiểm tra theo dõi số lƣợng hàng hóa tồn đọng trong kho.