Hoạt động nhập khẩu có vai trò to lớn đối với công ty, là nguồn cung ứng đầu vào cho hoạt động kinh doanh dịch vụ, sản xuất,.. đảm bảo cho nguồn hàng luôn
liên tục, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu, kinh doanh không bị gián đoạn. Nhìn chung, quy trình nhập khẩu vật liệu xây dựng của công ty cũng khá đơn giản, vì đối tác nhập khẩu là bạn hàng lâu năm nên hai bên đều thống nhất bỏ qua những bƣớc rƣờm rà không cần thiết. Quy trình nhập khẩu vật liệu xây dựng của công ty đƣợc tóm lƣợc qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu vật liệu xây dựng của công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Homefloor
Lên kế hoạch nhập khẩu
Tìm kiếm đối tác và kí kết hợp đồng
Mở L/C
Đôn đốc bên bán giao hàng
Làm thủ tục Hải quan
Làm thủ tục nhận hàng tại cảng Hải Phòng
Kiểm tra hàng hóa
Thanh toán
Nhập kho
Nguồn: Phòng Nhập khẩu
Bước 1: Lên kế hoạch nhập khẩu
Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, thu thập thông tin và số liệu để so sánh phân tích nhu cầu thị yếu của khách hàng, kiểm tra kho hàng còn tồn hay tồn ít để tránh trƣờng hợp hàng hóa còn tồn nhƣng vẫn thực hiện nhập khẩu, từ đó đƣa ra kết luận dựa trên thông tin và dữ liệu thu thập đƣợc để lên kế hoạch nhập hàng theo từng tháng, từng quý kèm theo dự báo số lƣợng, tiêu chuẩn về quy cách, chất lƣợng... hàng hóa.
Bước 2: Liên hệ đối tác và kí hợp đồng
Trƣớc khi lựa chọn đối tác cho các mặt hàng nhập khẩu thì công ty sẽ tiến hành tìm hiểu và đánh giá đối tác theo những tiêu chí sau:
- Chất lƣợng: Đảm bảo nguồn gốc hàng hóa, cung cấp đủ tài liệu về độ an toàn của hàng hóa, bảo hành hàng hóa.
- Giá cả: Đối tác thực hiện báo giá, sau đó công ty sẽ tìm hiểu và so sánh để lựa chọn đối tác phù hợp nhất. Bên cạnh đó nhập khẩu phải xem xét, nghiên cứu tỷ suất ngoại tệ để lựa chọn giá nhập khẩu có khả năng đạt đƣợc mục tiêu lợi nhuận đặt ra.
- Khả năng sẵn sàng cung ứng và giao hàng: các đối tác cam kết về thời gian và địa điểm giao hàng, đồng thời có các dịch vụ hỗ trợ hậu mãi.
- Uy tín của đối tác: Công ty có các bạn hàng lâu năm tại Hàn Quốc nhƣ tập đoàn Woosoung và tập đoàn Doosan nên không cần lo ngại về vấn đề uy tín của đối tác. Sau khi nghiên cứu thị trƣờng, công ty sẽ liên hệ với bên cung cấp và trao đổi thông tin về loại hàng hóa, số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, giá cả.... Hai bên sẽ thỏa thuận các điều khoản, điều kiện giao dịch để đi đến thống nhất có lợi cho cả hai. Sau khi đàm phán, cả hai đồng ý thì sẽ tiến hành soạn thảo và kí kết hợp đồng. Hợp đồng thƣơng mại quốc tế quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bên.
Bước 3: Mở L/C
Thƣ tín dụng (Letter of credit – L/C) là phƣơng thức thanh toán trong đó ngân hàng mở L/C cam kết thanh toán cho nhà xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C. Đây là phƣơng thức thanh toán thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro đến mức tối thiểu cho cả hai bên.
Về thời gian mở L/C: thông thƣờng công ty Homefloor sẽ mở trƣớc thời hạn bên xuất khẩu giao hàng 1 tháng (đƣợc ghi trong hợp đồng ngoại thƣơng). L/C đƣợc mở tại Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Ngoại thƣơng Việt Nam (Vietcombank).
Khi đến ngân hàng mở L/C, công ty phải điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “đơn xin mở thƣ tín dụng nhập khẩu” .
Để mở L/C, cần phải tiến hành các công việc sau: - Nộp hồ sơ và làm đơn xin mở L/C
- Ký quỹ để mở tài khoản thƣ tín dụng - Thanh toán phí mở L/C
Khi ngân hàng thông báo đã mở L/C thành công, công ty Homefloor sẽ liên hệ lại với ngân hàng Vietcombank để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, nếu nhƣ đã hợp lệ ngân hàng sẽ chuyển cho bên xuất khẩu.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng phƣơng thức thanh toán bằng TT. Công ty sẽ thỏa thuận thời gian chuyển tiền một cách hợp lý: thanh toán ngay sau khi nhận đƣợc giấy báo hàng về hay thanh toán sau khi đã nhận đủ hàng. Khi nhận đƣợc giấy báo hàng về hoặc nhận đƣợc bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến, phòng Nhập khẩu báo cáo và đƣợc Giám đốc duyệt, Homefloor sẽ tiến hành thanh toán. Nếu thấy bộ chứng từ phù hợp, công ty sẽ viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho nhà xuất khẩu. Tùy vào giá trị và độ quan trọng của lô hàng mà công ty sẽ phải thanh toán trƣớc bao nhiêu phần trăm giá trị hợp đồng. Sử dụng
TT có lợi thế hơn so với L/C ở chỗ: khi hàng về đến tận nơi, công ty mới phải trả tiền. Tuy chi phí sử dụng hai phƣơng thức này là nhƣ nhau nhƣng nếu dùng TT thì công ty sẽ không phải ký quỹ cho ngân hàng nhƣ mở L/C. Nhƣng phƣơng thức này chỉ đƣợc sử dụng với các đối tác có quan hệ kinh doanh lâu dài, tin cậy đối với công ty.
Bước 4: Đôn đốc bên bán giao hàng
Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ nhƣ đã quy định trong hợp đồng, hàng tuần, công ty Homefloor sẽ gửi mail cho bên xuất khẩu đôn đốc việc giao hàng đúng số lƣợng, chất lƣợng, quy chuẩn và đúng thời hạn. Vì tình hình dịch Covid hiện nay diễn biến phức tạp, xuất nhập khẩu rất khó khăn, nên việc đôn đốc giao hàng sẽ không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của công ty.
Bước 5: Làm thủ tục Hải quan
Sau khi nhận bộ chứng từ từ bên xuất khẩu, nhân viên giao nhận của công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan bao gồm đầy đủ các giấy liên quan nhƣ:
- Tờ khai Hải quan: 2 bản chính - Hóa đơn thƣơng mại: 1 bản
- H
đồ ng m ua bá n hà ng hó a: 1 bả n 38
- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải có giá trị tƣơng đƣơng: 1 bản - Bảng thống kê chi tiết hàng hóa đối với trƣờng hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: 1 bản
- Chứng từ khác có liên quan (Chứng thƣ giám định, giấy phép nhập khẩu, giấy đăng ký kiểm tra, giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, tờ khai giá trị hàng hóa nhập khẩu trong trƣờng hợp phải khai, giấy tờ chứng minh hàng hóa đƣợc miễn thuế nhập khẩu).
Sau khi chuẩn bị xong thì tiến hành đăng kí tờ khai Hải quan và nộp cho cơ quan Hải quan. Cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ, nhập mã số thuế nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai, cấp số tờ khai và phân luồng hồ sơ, duyệt kết quả kiểm tra rồi xác nhận đã làm thủ tục Hải quan. Bộ phận tính thuế Hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã đƣợc nhân viên phòng Nhập khẩu của công ty tính sẵn trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Tiếp theo, cán bộ tính thuế Hải quan sẽ đóng dấu, ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế. Sau đó, bộ tờ khai đƣợc luân chuyển đến Chi cục phó để Chi cục phó kiểm tra lại.
Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan và đóng phí Hải quan. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ đƣợc cấp hai biên lai, một bản màu đỏ (bản lƣu ngƣời Hải quan) do công ty giữ, một bản màu tím nộp cho cán bộ Hải quan để nhận lại tờ khai.
Bước 6: Làm thủ tục nhận hàng tại cảng Hải phòng
Trƣớc khi tàu đến, đại lý tàu biển sẽ gửi “giấy báo tàu đến” cho công ty Homefloor, nhân viên giao nhận sẽ đến nhận “lệnh giao hàng” (D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo Original B/L. Sau khi có D/O, nhân viên giao nhận của công ty sẽ đến cảng Hải Phòng để đóng phí lƣu kho và xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem biên lai lƣu kho, ba bản D/O, invoice và packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lƣu một D/O. Mang hai D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho công ty. Đem hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi Hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục Hải quan”, hàng đƣợc xuất kho, mang ra khỏi cảng để đƣa về chỗ tập kết phƣơng tiện vận chuyển của công ty đã điều đến và bốc hàng lên xe.
Bước 7: Kiểm tra hàng hóa
Nhân viên nhận hàng kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng dựa vào D/O, giấy chứng nhận hàng hóa và hợp đồng đã ký kết với bên xuất khẩu với các thông tin nhƣ: tên hàng, số lƣợng, tình trạng bao bì hàng hóa…
Bước 8: Thanh toán
Thanh toán là một khâu rất quan trọng đối với cả bên xuất khẩu lẫn nhập khẩu. Sau khi nhà bên xuất khẩu đã xuất hàng cho công ty, nhân viên nhập khẩu sẽ đề nghị kế toán trƣởng công ty gửi đơn xin mở L/C tới ngân hàng Vietcombank. Sau khi xem xét tài khoản của công ty, ngân hàng Vietcombank đồng ý mở L/C và gửi thông báo cho ngân hàng đại diện nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu xuất hàng cùng bộ chứng từ, ngân hàng đại diện nhà xuất khẩu sẽ gửi kèm hối phiếu thanh toán cho ngân hàng Vietcombank. Nhà nhập khẩu kiểm tra hàng hóa, chứng từ không có vấn đề gì thì sẽ gọi điện yêu cầu ngân hàng thanh toán.
Bước 9: Nhập kho
Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra hàng hóa và thanh toán tiền hàng. Công ty sẽ tiến hành điều phối xe chở hàng của công ty đến cảng, bốc hàng lên xe và chở về kho. Về đến kho, các nhân viên kho sẽ kiểm tra số lƣợng hàng hóa, sau đó công nhân sẽ dỡ hàng xếp vào kho. Nhân viên kho sẽ nhập số lƣợng hàng hóa vào hệ thống máy tính để quản lí hàng hóa.