Trớc hết, ta hiểu hoạch định là xây dựng những chiến lợc, kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp cho mỗi thời kỳ nhất định dựa trên những căn cứ khoa học thực tiễn, pháp lý... với những phơng pháp phù hợp.
Để nâng cao chất lợng công tác hoạch định tiêu thụ hàng hóa của Công ty, chúng ta thấy vấn đề đặt ra hiện nay là phải có những căn cứ chính xác để tiến hành việc hoạch định. Đó là cơ sở để xây dựng các chiến lợc kinh doanh, các biện pháp đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa. Nh vậy, vấn đề cần xem xét là làm sao nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng bởi có nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng thì công ty mới có thể tiến hành cung ứng đầy đủ hàng hóa về số lợng, chất lợng, chủng loại một cách hợp lý cho tiêu dùng xã hội, có nh vậy mới đẩy mạnh đợc tiêu thụ hàng hóa. Trên thực tế của Công ty Điện tử Sao Mai hiện nay, công tác hoạch định cũng đã đợc chú trọng, việc nghiên cứu thị trờng cũng đã đợc quan tâm, từ đó đã đa ra đợc các chiến lợc kinh doanh hợp lý, góp phần tăng doanh thu cho Công ty.
Để thực hiện tốt hơn nữa công tác hoạch định mà trớc hết là công tác nghiên cứu thị trờng, Công ty nên tổ chức một bộ phận chuyên trách có trình độ, năng động, nhiệt tình để nắm bắt kịp thời các thông tin về thị trờng, biết cách khai thác các phơng tiện thông tin hiện đại để quảng bá sản phẩm của Công ty ra thị trờng bên ngoài, đặc biệt là thị trờng nớc ngoài, xây dựng cho Công ty một thị trờng truyền thống có tính ổn định vững chắc đồng thời tìm kiếm thêm các thị trờng mới. Muốn vậy, Công ty phải thực hiện tốt các yêu cầu sau:
- Lập ngân sách cho hoạt động nghiên cứu thị trờng, đây là công việc đầu tiên có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cho hoạt động nghiên cứu thị trờng đợc thực hiện một cách có hiệu quả.
- Trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc nghiên cứu thị trờng bởi vì trong điều kiện hiện nay để công tác nghiên cứu thị trờng đợc thực hiện một cách
có hiệu quả thì cần phải có phơng tiện, thiết bị hiện đại để thu thập thông tin mọi nơi, mọi lúc một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Khi công tác nghiên cứu thị trờng đã đợc thực hiện, Công ty cần dựa trên những kết quả đó để làm căn cứ đa ra những quyết định chính xác cho việc sản xuất và tiêu thụ hàng hóa. Cụ thể:
- Trớc hết, Công ty phải thu thập thông tin thị trờng mà Công ty định xâm nhập, việc thu thập thông tin có thể thông qua các thông tin đại chúng hoặc lấy thông tin trực tiếp từ ngời tiêu dùng, trong đó, yêu cầu thông tin thu thập đợc phải chính xác và kịp thời.
- Sau khi thu thập thông tin các nhân viên nghiên cứu thị trờng phải loại bỏ những thông tin không cần thiết, không quan trọng. Bằng các phơng pháp phân tích khác nhau, các nhà phân tích phải đa ra đợc diểm mạnh, điểm yếu của từng khu vực tiêu thụ để làm nền tảng cho giai đoạn tiếp theo. - Cuối cùng là việc ra quyết định, lúc này toàn bộ các kết quả thu thập và
phân tích đợc sẽ là cơ sở vững chắc cho nhà quản trị đa ra một kế hoạch sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động tiêu thụ hàng hóa nói riêng.
Bên cạnh công tác hoạch định nghiên cứu thị trờng, để công tác quản trị tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả cao, Công ty cần phát triển mở rộng thị trờng theo vùng địa lý, cụ thể:
- Giữ vững thị trờng hiện có bằng các cam kết buôn bán, tạo uy tín làm ăn lâu dài, đảm bảo đôi bên cùng có lợi.
- Để giữ vững thị trờng hiện có Công ty cần phải có các chính sách u đãi đối với khách hàng truyền thống, chẳng hạn: giảm giá khi mua với khách hàng lớn, áp dụng mức chiết khấu phù hợp, đồng thời có các chính sách trớc, trong và sau bán tạo uy tín lâu dài cho Công ty.
Trớc những yêu cầu trên, nhà quản trị phải hoạch định ra những phơng án tối u nhất để đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản trị tiêu thụ hàng hóa của Công ty nói riêng và ngợc lại thực hiện tốt các yêu cầu trên sẽ tạo điều kiện vững chắc cho nhà quản trị hoạch định những chiến lợc kinh doanh tiếp theo. Tóm lại, để công tác quản trị tiêu thụ hàng hóa của Công ty đợc
thực hiện có hiệu quả thì một trong những giải pháp quan trọng là phải hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trờng, tạo cơ sở vững chắc cho việc hoạch định, tiêu thụ hàng hóa. Để thực hiện giải pháp này một cách có hiệu quả thì Công ty cần phải làm tốt các yêu cầu đặt ra cho việc thực hiện giải pháp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả nghiên cứu đợc Công ty sẽ tìm ra chiến lợc đúng đắn cho việc thực hiện giải pháp và thông qua đó sẽ thực hiện tốt công tác quản trị tiêu thụ hàng hóa của Công ty.
3.2.1.2. Nâng cao chất lợng công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm
Tổ chức hoạt động tiêu thụ hàng hóa là một công việc hết sức quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tiêu thụ hàng hóa, Công ty cần mở rộng quan hệ giao dịch kinh doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc, qua đó, thu thập thông tin để có các biện pháp thích hợp thoả mãn tối đa nhu cầu ngày càng cao của thị trờng nói chung và từng khách hàng nói riêng. Để làm tốt điều này cần phải đảm bảo:
- Mọi yêu cầu của khách hàng đều phải đợc xem xét tỷ mỷ để hiểu đúng, hiểu rõ và khẳng định khả năng đáp ứng của Công ty đối với các yêu cầu này.
- Tìm hiểu, dự đoán khả năng của các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu thị trờng và khách hàng từ thời điểm hiện tại và tơng lai để đề ra những giải pháp kinh doanh thích ứng.
- Chủ trơng xem xét và cân nhắc mọi yêu cầu liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật của sản phẩm để đảm bảo rằng khi đã tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, Công ty có khả năng đáp ứng.
- Thiết lập một hệ thống thuận tiện cho việc trao đổi thông tin với khách hàng. Những thông tin về sản phẩm nh giá cả, chủng loại hàng phải đợc cập nhật định kỳ bằng các bản in chuyển trực tiếp cho khách hàng hoặc bằng Fax. Mọi yêu cầu của khách hàng về cung cấp thông tin đều phải đợc đáp ứng đầy đủ. Mọi thông tin về sự hài lòng của khách hàng đều phải đợc ghi nhận và quản lý.
- áp dụng việc khoán doanh số cho các bộ phận, cá nhân làm động lực thúc đẩy cán bộ kinh doanh chủ động tiếp xúc và cập nhật những thông tin cần thiết cho khách hàng.
3.2.1.3. Các giải pháp nhằm tăng cờng công tác lãnh đạo hoạt động tiêu thụ hàng hóa hàng hóa
Sau khi đã xác định đợc các chiến lợc trong tiêu thụ thì công việc tiếp theo là thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp với nội dung chiến lợc. Nh vậy, nhà quản trị phải lựa chọn một mô hình quản lý cho thích hợp, hớng tới mục tiêu đã đề ra, đồng thời có sự chỉ đạo thống nhất giúp cho việc tiêu thụ hàng hóa có lợi nhất.
Để tăng cờng công tác lãnh đạo và kiểm soát hoạt động tiêu thụ hàng hóa ở Công ty thì cán bộ lãnh đạo của Công ty cần phải thờng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng. Qua các báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cần phải phân tích, đánh giá đúng doanh thu, lãi gộp của từng mặt hàng sản xuất kinh doanh, chi phí đầu vào, chi phí bán hàng, lợng hàng tồn kho cuối kì, tình hình thị trờng của mặt hàng đang kinh doanh đồng thời đa ra một phơng án lãnh đạo phù hợp để các mục tiêu để ra đợc thực hiện có hiệu quả.
Dựa vào các báo cáo bán hàng phòng thị trờng tiến hành tổng hợp số liệu, phân tích, đánh giá chung về tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty theo từng tháng, quý và báo cáo lên Ban giám đốc. Thông qua các báo cáo này, Ban giám đốc tiến hành điều chỉnh hoạt động kinh doanh của Công ty, xác lập các kế hoạch trong thời gian tới.
3.2.1.4. Giải pháp nâng cao công tác kiểm soát hoạt động tiêu thụ hàng hoá
Công ty cần tổ chức thống kê thời gian giao hàng, số lần hàng hóa bị trả lại do cung cấp sai yêu cầu của khách hàng. Phân tích tìm nguyên nhân và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời với những bộ phận và cá nhân làm cha tốt. Lợng khách hàng mà Công ty bị mất đi hoặc phải chia sẻ thị phần với các đối thủ cạnh tranh khác cũng cần phải đ- ợc thống kê ở mức tốt nhất để giúp cho việc phân tích đúng tình trạng thoả mãn của khách hàng. Công việc thống kê này đợc dựa trên báo cáo của các cán bộ kinh doanh, tiêu thụ, những ngời trực tiếp làm việc với khách hàng.
Đối với những sản phẩm mà sự không phù hợp của chúng đợc phát hiện sau khi đã chuyển giao cho khách hàng, Công ty sẽ căn cứ vào mức độ thực tế để đề ra những biện pháp khắc phục nh thay thế sản phẩm mới, tiến hành khắc phục hoặc thu gom nếu cần thiết. Điều quan trọng nhất trong trờng hợp này là làm sao hạn chế ở mức tối thiểu những phiền toái mà sản phẩm không phù hợp gây ra cho khách hàng, ảnh hởng đến uy tín chung của Công ty.
Bên cạnh đó, trong điều kiện thị trờng có nhiều biến động nh hiện nay, để theo kịp với nhu cầu thị trờng, Công ty cần phải đào tạo đợc một đội ngũ quản lý có trình độ để có thể phân tích cũng nh đánh giá đợc những biến động trên thị trờng để từ đó đa ra chiến lợc phát triển phù hợp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời Công ty nên có những đợt rà soát lại toàn bộ cán bộ công nhân viên, sau đó, sắp xếp lại công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi ngời. Đa ra các quy chế khuyến khích vật chất cũng nh những biện pháp xử lý nghiêm mọi trờng hợp sai phạm. Tinh giảm những cá nhân làm việc yếu kém, thiếu sự năng động để dần thanh lọc đợc đội ngũ cán bộ có trình độ và sự nhiệt tình trong công việc.
3.2.2. Theo thơng vụ bán
3.2.2.1. Nâng cao chất lợng hoạt động trớc bán
Tổ chức nguồn hàng một cách hợp lý, các mã hàng bán chạy đợc dự tính và bổ sung kịp thời, các mã hàng chậm luân chuyển phải đợc giải phóng nhanh bằng cách hạ giá hoặc bán với tỷ lệ chiết khấu cao.
Việc Công ty cung cấp hàng hoá cha đúng quy cách là do cha cập nhật thông tin một cách đầy đủ, cha tìm hiểu sát nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, để tránh tình trạng giao cho khách hàng những sản phẩm không phù hợp, Công ty cần có các phơng thức kiểm tra các hoạt động đo lờng, kiểm soát quá trình sản phẩm nhằm đạt các chuẩn mực về chất lợng trớc khi giao cho khách hàng. Mọi dụng cụ đo lờng sản phẩm cũng cần đ- ợc kiểm tra, nếu phát hiện sai hỏng, Công ty cần có các biện pháp sửa chữa, xử lý đồng thời có trách nhiệm xử lý đối với các sản phẩm đã bị ảnh hởng do sai sót của các dụng cụ đo đó.
Khi khách hàng có nhu cầu thì cung cấp các thông tin về hàng hoá cho họ nh: giá cả, mức chiết khấu mà họ đợc hởng, các dịch vụ miễn phí nh vận chuyển, bảo hành...
Đồng thời Công ty tiến hành giao trách nhiệm phân công các bộ phận tham gia thực hiện thơng vụ. Chẳng hạn, bố trí đủ nhân sự tại các kho gồm nhân viên xử lý đơn hàng, nhân viên bốc xếp, nhân viên vận chuyển, nhân viên kế toán... để sẵn sàng thực hiện các hoạt động cần thiết của thơng vụ.
3.2.2.2. Nâng cao chất lợng hoạt động trong quá trình triển khai thơng vụ
Sau khi ký kết các hợp động hoặc các thỏa thuận thì Công ty tiến hành giao hàng cho khách hàng theo đúng những điều khoản đã ký kết hay thỏa thuận. Công ty cần th- ờng xuyên có chế độ theo dõi sản phẩm hàng hoá bán ra cả về số lợng, chất lợng, chủng loại mặt hàng. Nếu có những sai lệch gì thì cần phải có kế hoạch khắc phục kịp thời và thông tin cho khách hàng về tình trạng hàng hoá, thời gian xuất hàng và các thông tin khác cũng nh tiếp nhận thông tin phản hồi, yêu cầu của khách hàng để tiến hành giao hàng cho đúng thỏa thuận và yêu cầu hợp lý của khách hàng.
Công ty cần có sự kiểm soát chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng và có thể ngừng giao hàng nếu nhận thấy có dấu hiệu trục trặc trong thanh toán.
Trong quá trình thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm, nếu có những vớng mắc mà các nhân viên không tự giải quyết đợc thì Ban giám đốc Công ty phải chủ động giải quyết kịp thời để kết quả thực hiện công việc không bị ảnh hởng tiêu cực.
3.2.2.3. Nâng cao chất lợng công tác quản trị sau bán
Để nâng cao uy tín của Công ty, tăng số khách hàng và góp phần tăng doanh số thì Công ty cần phải đợc thực hiện nghiêm túc các dịch vụ sau bán. Dịch vụ bảo hành cho phép ngời khách hàng yên tâm khi sử dụng sản phẩm của Công ty. Đồng thời những phản hồi của khách hàng phải đợc ghi nhận kịp thời và thông báo cho các bộ phận có liên quan giải quyết.
3.2.3. Các giải pháp khác
3.2.3.1- Giải pháp trong khâu quản lý chất lợng sản phẩm
Để nâng cao vị thế của Công ty trên thị trờng thì một vấn đề đặt ra là phải nâng cao chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã, chủng loại sản phẩm. Điều này đòi hỏi Công ty phải có một hệ thống quản lý chất lợng tốt, cụ thể:
- Đề ra các chính sách và mục tiêu chất lợng: chính sách chất lợng là một phần trong chính sách hoạt động sản xuất kinh doanh chung và phải phù
hợp với các chính sách quản lý khác. Nó phải đợc xây dựng trên cơ sở cân nhắc nhu cầu của khách hàng, thị trờng và năng lực sản xuất của Công ty. Chính sách này phải đợc phổ biến tới tất cả các phòng ban, bộ phận của Công ty và đợc xem xét định kỳ để luôn phù hợp với những biến động của môi trờng kinh doanh.
- Hoạch định chất lợng: trên cơ sở chính sách chất lợng đã đề ra, Ban giám đốc căn cứ vào tình hình cụ thể trong từng giai đoạn để đặt ra các mục tiêu chất lợng thích hợp. Mục tiêu này phải đợc phổ biến để mọi bộ phận trong Công ty đợc thấu hiểu, từ đó, xây dựng cho mình các mục tiêu chất lợng cụ thể phục vụ cho việc hoàn thành mục tiêu chung của Công ty. Giám đốc Xí nghiệp phụ trách các bộ phận thờng xuyên xem xét kế hoạch chất lợng của Công ty, của đơn vị mình để đề nghị hoặc sửa đổi cho phù hợp với những sự thay đổi của các điều kiện sản xuất kinh doanh.
- Xem xét của Ban lãnh đạo về hệ thống chất lợng: đây là một yêu cầu bắt buộc trong hoạt động quản lý chất lợng tại Công ty. Ban lãnh đạo cần có các cuộc họp nhằm xem xét sự phụ hợp, tình trạng áp dụng, tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống chất lợng với tiêu chuẩn ISO 9001, với chính sách,