III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CƠNG TY
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GỊN.
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GỊN.
Quản lý hệ thống thơng tin là một trong những nhu cầu cấp thiết của mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Vì lẽ đĩ, tuỳ theo từng quy mơ hoạt động mà doanh nghiệp xây dựng cho mình một quy trình quản lý nhằm hỗ trợ cho các nhà quản lý của cơng ty cĩ thể kiểm sốt theo dõi hoạt động một cách hiệu quả. Và cơng ty Cổ Phần Bao Bì cũng khơng nằm ngồi xu thế đĩ.
Tuy nhiên nhìn chung thực trạng việc áp dụng vẫn chưa đạt hiệu quả cao.
Trước hết, chúng ta hãy cùng nghiên cứu về quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty như sau:
I. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CƠNG TY
1. Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng Sơ Đồ
Ghi chú:
Dịng dữ liệu (tiến trình) Truy vấn
Quy trình thực hiện Dữ liệu lưu trữ
K
H
ình 8: sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty
2. Thực Trạng Việc Thực Hiện
Sơ đồ quản lý quy trình bán hàng trên đã được cơng nhận tiêu chuẩn ISO. Tuy nhiên sơ đồ trên đây chỉ mang tính tổng quát – một con đường đại lộ khơng cĩ nhánh rẽ.
K H
Tiếp nhận yêu cầu kh
Thiết kế Lập hợp đồng/ đơn đặt hàng Lệnh SX Xem xét Sản xuất Kiểm tra TP Kiểm tra trong SX Sản xuất tiếp Nhập kho
+ Tiếp nhận xử lý khiếu nại KH. + Đánh giá sự thỗ mãn KH. Xử lý sản phẩm khơng phù hợp Hành động khắc phục phịng ngừa. Giao hàng No yes No yes yes No sp truyền thống Sp mới SP bị trả lại
Và trên thực tế, quy trình xử lý đơn hàng khơng được thực hiện tuần tự như trên.
Khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng, nếu là sản phẩm truyền thống, theo quy trình là phải ghi nhận và tiến hành lập phiếu triển khai sản xuất nhằm tránh sai sĩt đối với những sản phẩm cĩ sự thay đổi về chi tiết sản phẩm. Nhưng do thĩi quen cơng việc, bộ phận bán hàng đánh giá chủ quan tính chất cơng việc nên dễ dàng xảy ra sai sĩt khi truyền lệnh triển khai sản xuất bằng thơng tin lời nĩi mà khơng áp dụng phiếu triển khai sản xuất.
Đối với sản phẩm mới, tiến hành tư vấn cho khách hàng và thiết kế mẫu.
Cơng việc bán hàng là giao tiếp và chăm sĩc khách hàng, nhưng trên thực tế nhân viên bán hàng phải trực tiếp lập bảng chiết tính giá và đơn hàng nên chưa phát huy được năng lực chuyên mơn cũng như việc làm cho khả năng tìm hiểu về thơng tin khách hàng thấp.
Theo nghiên cứu đánh giá và tổng hợp, nhân viên kinh doanh dành bình quân 4 tiếng mỗi ngày cho việc chiết tính giá, lập đơn hàng, hợp đồng, 1,5 tiếng liên hệ và xem tiến độ sản xuất của xưởng, 1,5 tiếng làm việc với khách hàng (giới thiệu sản phẩm, tiếp nhận yêu cầu khách hàng,…), 1 tiếng cho việc ghi chép sổ sách và các việc khác. Thời gian làm việc của nhân viên linh doanh thể hiện qua biểu đồ sau:
THỜI GIAN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN KINH DOANH / NGÀY NGÀY
1.5, 18.75%1, 12.5% 1, 12.5%
4, 50%1.5, 18.75% 1.5, 18.75%
Chiết tính giá, lập đơn hàng Làm việc với xưởng
Làm việc với khách hàng Ghi chép sổ sách & khác
Hình 9: Biểu đồ 3.1 :Thời gian làm việc trong ngày của nhân viên kinh doanh
Trên thực tế, khi nhận được thơng báo của khách hàng là cho tiến hành triển khai sản xuất mà khơng cân nhắc lại những sai sĩt trước đĩ.
Sau khi mẫu thiết kế mới được duyệt, tiến hành lập hợp đồng, đề nghị khách hàng ứng 30% - 50% sau đĩ triển khai làm trục. Sau đĩ lập lệnh sản xuất cho triển khai sản xuất.
Thâm niên cơng tác của hầu hết nhân viên đều rất lâu năm nên chủ yếu làm việc theo kinh nghiệm và khĩ áp dụng mơ hình mới ( 75% nhân viên cơng ty cĩ thâm niên làm việc trên 6 năm). Khảo sát phịng kinh doanh sản xuất cho thấy: nhân viên phịng sản xuất kinh doanh là 14 nhân viên ( bao gồm 4 tổ : kinh doanh bao bì, kinh doanh
màng nơng nghiệp, sản xuất, thiết kế), trong đĩ: 70% cĩ 7 người cĩ thâm niên làm việc trên 10 năm, 5 người làm việc trên 5 năm.
75 5 2 0 1 2 3 4 5 6 7 ĐƠN VỊ: NGƯỜI
THÂM NIÊN LÀM VIỆC NHÂN VIÊN PHỊNG SX - KD NHÂN VIÊN PHỊNG SX - KD
> 10 năm > 5 năm < 5 năm
TỶ LỆ THÂM NIÊN LÀM VIỆC NHÂN VIÊN PHỊNG SX - KD NHÂN VIÊN PHỊNG SX - KD 14% 50% 36% > 10 NĂM > 5 NĂM < 5 NĂM
Hình 9: Biểu đồ 3.1: Thâm niên làm việc nhân viên phịng sản xuất kinh doanh
Trong quá trình sản xuất, đã cĩ tiến hành kiểm tra tuy nhiên vẫn chưa chặt chẽ. Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng chỉ mang tính hình thức, độ tin cậy của kết quả đánh giá khơng cao. (tham khảo sai sĩt V - trang 51)
Việc phịng ngừa những sai sĩt chưa được thực hiện một cách triệt để và hiệu quả.
3. Điểm Khác Biệt Giữa Mơ Hình Thực Tế Và Lý Thuyết
3.1.Những điểm khác biệt:
Trên thực tế, quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty là quy trình đạt chất lượng ISO 9001 – 2000. Do đĩ, các bước thực hiện đã tương đối đầy đủ.
Điểm khác biệt giữa mơ hình thực tế tại cơng ty với mơ hình lý thuyết được thể hiện cụ thể như sau:
Ưu điểm:
Các bước trong quy trình được chi tiết hĩa và cụ thể hơn.
Nhược điểm:
- Khơng tiến hành kiểm tra đặc điểm của đơn hàng. - Khơng cĩ bộ phận tiếp nhận và chuyển đơn hàng.
- Khơng lên kế hoạch sản xuất cụ thể. - Khơng lên kế hoạch chuyển hàng cụ thể.
- Khơng tính tốn thời gian hồn thành đơn hàng cụ thể.
3.2.Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt
Ưu điểm:
- Các bước được cụ thể và chi tiết hĩa giúp người thực hiện dễ dàng kiểm tra sai sĩt.
- Giúp cho nhân viên mới làm quen với cơng việc cĩ thể tiến hành các bước trong quy trình một cách dễ dàng.
- Nhận dạng được giai đoạn cụ thể của quy trình để tiến điều chỉnh tiến độ thực hiện đơn hàng.
Nhược điểm:
- Khơng nắm rõ thơng tin đơn hàng, dễ lặp lại sai sĩt của các đơn hàng.
- Mất nhiều thời gian trong việc tiếp nhận và tính giá đơn hàng, bộ phận bán hàng khơng thực hiện được chức năng chuyên mơn của mình là tiếp xúc khách hàng. Do đĩ, khơng khai thác được các thơng tin quý báu từ phía khách hàng cũng như khơng tìm hiểu được thơng tin về các khách hàng tiềm năng.
- Kế hoạch chuyển hàng khơng được cụ thể hĩa nên dễ gây ra sai sĩt, khơng thống nhất lịch giao hàng giữa khách hàng và bộ phận giao hàng (tham khảo sai sĩt I – Trang 46)
- Khơng tính tốn thời gian giao hàng cụ thể nên bộ phận sản xuất kinh doanh khơng nắm bắt được thơng tin để nghiên cứu, phân tích và rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến chất lượng dịch vụ, cắt giảm chi phí,…