II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CƠNG TY.
SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THƠNG TIN.
1. Sai sĩt và nguyên nhân sai sĩt
Sai sĩt Tên sai sĩt Nguyên nhân Aûnh hưởng
I (giao hàng khơng đúng thời gian) Giao hàng khơng đúng hẹn. Khơng thống nhất lịch trình giao hàng. Mất uy tín với khách hàng. Làm chậm tiến độ cơng việc của khách hàng.
Giao hàng trễ hạn. Tham khảo diễn giải.
Mất uy tín với khách hàng.
Mất chi phí do giao hàng trễ hạn.
II Khiếu nại của khách hàng
Tham khảo diễn giải.
III Hàng bị trả lại Tham khảo diễn giải
Mất uy tín khách hàng, chi phí tăng, giảm doanh thu. IV Khơng cĩ kế hoạch ứng phĩ cạnh tranh giá Khơng nắm thơng tin về đối thủ cạnh tranh Mất khách hàng. V Cơng tác khảo sát khách hàng chưa hiệu quả. Chủ quan của người làm cơng tác nghiên cứu. Độ chính xác của kết quả đánh giá khơng cao. Diễn giải:
SAI SĨT I: Giao hàng khơng đúng thời gian.
Giao hàng khơng đúng hẹn.
Bộ phận kinh doanh thơng báo cho khách hàng thời gian giao hàng và bộ phận giao nhận giao hàng khơng đúng hẹn.
Cụ thể:
Ngày 25/04/2007 bộ phận kinh doanh thơng báo cho khách hàng là CTCP ÚT XI về thời gian giao hàng là 9h và thơng báo cho bộ phận giao nhận giao hàng. Tuy nhiên, bộ phận giao hàng đã tiến hành giao hàng cho cơ sở HỒNG ÂN trước. Dĩ đĩ, đã giao hàng cho cơng ty ÚT XI khơng đúng hẹn.
Aûnh hưởng: cơng ty ÚT XI đã phản ảnh và khơng hài lịng vì vấn đề này vì việc chờ đợi giao hàng đã làm chậm tiến độ cơng việc của cơng ty họ. Sai sĩt này đã gây mất uy tín của cơng ty đối với khách hàng về việc thực hiện đúng hẹn thời gian giao hàng.
Nguyên nhân sai sĩt: bộ phận bán hàng đã thơng báo cho khách hàng về thời gian giao hàng đồng thời thơng báo cho bộ phận giao nhận. Tuy nhiên do khơng lên lịch trình giao hàng cụ thể bằng văn bản chỉ sử dụng thơng tin khơng chính thức (lời nĩi) nên đã khơng thống nhất được thời gian giao hàng.
Giao hàng trễ hạn:
Ví dụ:thống kê giao hàng trễ hạn năm 2006 (từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006).
Bộ phận thực hiện: tổ kinh doanh bao bì màng ghép, bao bì nhãn hộp giấy và màng
nơng ngư nghiệp.
Phạm vi: thống kê số lần giao hàng trễ hạn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh bao bì màng ghép, nhãn hộp giấy và kinh doanh màng nơng ngư nghiệp.
Màng nơng nghiệp: Do tính chất của màng nơng ngư nghiệp là mặt hàng được sản xuất và cĩ khả năng tồn kho nên cĩ thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng khi họ cần. Do đĩ khơng cĩ việc trễ hạn.
Bao bì : Đây là mặt hàng mang tính chất thời vụ và hầu như khơng cĩ tồn kho (trừ trường hợp đặc biệt), chỉ tiến hành sản xuất khi khách hàng cĩ nhu cầu đặt hàng.
Năm 2006 cơng ty cĩ 2.641 lần giao hàng trong đĩ số lần giao trễ 997 lần (tỷ lệ 37,75%.
Nguyên nhân giao hàng trễ hạn
STT Nguyên Nhân Bao bì
màng ghép
Bao bì nhãn hộp giấy
Tổng số Tỷ lệ %
1 Chủ quan của nhân viên KD
2 Chủ quan của xưởng 05 133 138 13.84
3 Thiết kế, chế bản 4 Vận chuyển
5 Vật tư trễ, thiếu 06 06 0.6
6 Khách hàng nhận trễ 143 33 176 17.65
7 Giao theo yêu cầu KH 220 82 302 30.29
8 Máy hư 3 11 14 1.41
9 Cúp điện
10 Nguyên nhân khác 283 78 91 36.21
Từ bảng trên ta cĩ:
Hình 9 : Biểu đồ 3.2 : Biểu đồ PARETO về nguyên nhân trễ hạn