II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THƠNG TIN
GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG.
ty, đĩ là con đường thượng đạo trong việc tiếp xúc khách hàng cũng như tiêu thụ sản phẩm cho cơng ty. Do đĩ, bất kỳ cơng ty nào cũng phải cĩ những giải pháp hữu hiệu trong việc cải tiến liên tục quy trình xử lý đơn hàng cũng như sự phát triển khơng ngừng của khoa học.
GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG.
Xác định được các nguồn thơng tin là rất quan trọng, nhưng để tạo được một luồng thơng tin xuyên suốt trong quy trình hoạt động, khai thác hiệu quả các nguồn thơng tin, cơng ty cần phải tiến hành thiết kế một hệ thống thơng tin nhằm quản lý hiệu quả quy trình xử lý đơn hàng.
1. Thiết kế hệ thống thơng tin
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Phân tích hệ thống các quyết định của nhà quản trị
Đây là bước đầu tiên, địi hỏi các nhà thiết kế hệ thống thơng tin phải xác định rõ những quyết định quản trị cần những thơng tin nào? Mỗi quyết định được đề ra đúng người, đúng quy trình hay khơng? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ làm cho hệ thống thơng tin được thiết kế sẽ bám sát các yêu cầu của thơng tin của các nhà quản trị và sẽ thỏa mãn các yê cầu thơng tin tốt hơn.
Bước 2: phân tích những yêu cầu về thơng tin
Nhu cầu về thơng tin sẽ khác nhau tuỳ theo chức năng và cấp quản lý khác nhau. Mỗi giai đoạn khác nhau trong quy trình cũng sẽ cĩ nhu cầu thơng tin khác nhau. Nhân viên bán hàng cần những thơng tin chi tiết về khách hàng, trong khi đĩ nhân viên điều độ sản xuất lại cần biết về tình hình vật tư,…
Một thơng tin được thiết kế phải thỏa mãn nhu cầu thơng tin khác nhau của các nhà quản trị.
Bước 3: Tổng hợp các yêu cầu của thơng tin
Khi xác định rõ các yêu cầu thơng tin của từng nhà quản trị, yêu cầu nào trùng nhau sẽ được xếp thành một nhĩm. Bằng cách tổng hợp các yêu cầu thơng tin theo các quyết định, cĩ thể tạo ra được một hệ thống thơng tin với sự trùng lắp ít nhất, tiết kiệm chi phí thiết kế hệ thống thơng tin.
Các nhà cố vấn hay các chuyên viên kỹ thuật thực hiện việc xây dựng một hệ thống thơng tin nhằm thực hiện việc thu thập, chọn lọc, truyền tải và bỏ quản thơng tin. Khi tiến hành xây dựng hệ thống thơng tin cần phải xác định:
Biểu đồ lưu lượng chi tiết của các loại thơng tin trong hệ thống thiết kế.
Các nguồn và các loại dữ liệu, các địa điểm của những người sử dụng và những yêu cầu về lưu trữ.
Những yêu cầu về các loại phần cứng và phần mềm của máy tính sẽ được sử dụng.
2. Vận hành hệ thống thơng tin
Thiết kế một sản phẩm với khoa học hiện đại là một vấn đề khĩ khăn và rất quan trọng nhưng vấn đề quan trọng hơn làm thế nào để vận dụng nĩ vào thực tiễn với hiệu quả cao?. Đĩ là vấn đề mà chúng ta phải quan tâm. Đối với hệ thống thơng tin cũng vậy, khi triển khai vận hành hệ thống thơng tin đã thiết kế, cần phải chú ý đến các vấn đề sau:
Cần cho hệ thống hoạt động thử trước khi lắp đặt
Trước khi lắp đặt hệ thống thơng tin, những sai sĩt sẽ dễ tìm thấy và việc sửa sai sẽ rẻ hơn nhiều khi hệ thống đã nằm tại chỗ và con người phải phụ thuộc vào nĩ. Vì cơng ty chưa cĩ hệ thống quản lý thơng tin cũ nên trong quá trình lắp đặt cần tiến hành thử nghiệm trong từng bước của hệ thống. Những khiếm khuyết sẽ được bộc lộ và sửa chữa kịp thời. Việc sửa chữa này sẽ đỡ tốn kém hơn và ít ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức. Do đĩ, trước khi tiến hành xây dựng hệ thống phải cho quy trình thực hiện thử nghiệm theo từng bước nhỏ để dễ dàng điều chỉnh khi xảy ra sai sĩt.
Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống thơng tin.
Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng, một con thuyền tốt nhưng nếu khơng cĩ người lèo lái tốt thì nĩ sẽ đi trệch hướng. Do đĩ, cơng ty phải lên kế hoạch và tiến hành đào tạo cho các thành viên trong cơng ty, đặc biệt là nhân viên bộ phận kinh doanh hiểu biết về quy trình hoạt động cũng như phương pháp khai thác những tính năng của mơ hình.
Chuẩn bị cho hệ thống thơng tin mới hồ nhập
Nguồn nhân lực trong cơng ty chủ yếu là những người cĩ thâm niên, vì vậy rất khĩ thích nghi với sự thay đổi. Một số thành viên trong tổ chức cho rằng họ khơng cĩ khả năng lĩnh hội hệ thống mới, tron gkhi số khác lại gặp khĩ khăn trong việc ứng dụng cơng nghệ. Bên cạnh đĩ, một khác lại lo sợ khi vận dụng cơng nghệ mới sẽ gây ảnh hưởng đến chức vụ và quyền lực hiện tại.
Để giải quyết vấn đề này, giúp cho hệ thống mới hồ nhập cơng ty cần phải cho nhân viên tham gia đầy đủ vào việc thiết kế và thực hiện hệ thống thơng tin cho quy