Quy trỡnh xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng trong Cụng ty theo tiờu chuẩn ISO 9000 bao gồm 14 bước chỳng được sắp xếp theo thứ tự liền nhau, buộc Doanh nghiệp phải thực hiện lần lượt từng cụng việc. Dưới đõy là cụng việc cụ thể của từng bước:
Bước1: Cam kết của lónh đạo
Ban Giỏm đốc Cụng ty cam kết sẽ dành ưu tiờn cỏc nguồn lực, phương tiện để thực hiện một hệ thống chất lượng phự hợp với ISO 9000. Cam kết này được thực hiện bằng văn bản và phải truyền thụng cho toàn tổ chức biết.
Bước 2: Thành lập cỏc phũng ban, tổ chuyờn trỏch về ISO
Việc thành lập một phũng ban chuyờn trỏch là hết sức quan trọng, nú nhằm thỳc đẩy cũng như duy trỡ hoạt động cỏc hoạt động chất lượng sau này. Từ khi bắt đầu cũng như kết thỳc đều phải qua phũng ban này chịu trỏch nhiệm. Với những tổ chức lớn cần phải cú ban chỉ đạo và nhúm cụng tỏc.
* Thành phần ban chỉ đạo gồm cú cỏc lónh đạo cao cấp của Doanh nghiệp và trưởng cỏc bộ phận, những người này tham gia dữa trờn tinh thần tự nguyện là chớnh. Ban chỉ đạo cú nhiệm vụ cũ thể như sau:
- Lập chớnh sỏch chất lượng - Lập kế hoạch tổng thể dự ỏn - Phõn phối nguồn lực
- Điều phối, phõn cụng cụng việc cho từng đơn vị thực hiện - Theo dừi và kiểm tra dự ỏn
* Nhúm cụng tỏc: gồm những cỏ nhõn thuộc nhiều đơn vị khỏc nhau, cú sự hiệu biết khỏc nhau về từng lĩnh vực cụ thể. Cụng việc chủ yếu của nhúm cụng tỏc là:
- Phõn tớch thực trạng
- Lờn kế hoạch chi tiết cho dự ỏn ISO 9000 - Đào tạo nhõn viờn ISO
- Phối hợp cỏc hoạt động của từng đơn vị trong cụng trường thi cụng - Theo dừi quỏ trỡnh thi cụng, đỏnh giỏ nội bộ
- Tham gia cỏc hoạt động khắc phục và phũng ngừa
Bước 3: Lựa chọn tư vấn nếu cần thiết
Nếu Cụng ty cảm thấy mỡnh khụng đủ năng lực để xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng thỡ cú thể yờu cầu dịch vụ tư vấn giỳp đỡ, để cho hoạt động đạt kết quả cao hơn. Nếu cú ý định thỡ bắt tay với cỏn bộ tư vấn càng sớm càng tốt, trỏnh tỡnh trạng mất thời gian cho Cụng ty.
Cụng việc của tư vấn là hướng dẫn đào tạo chứ khụng phải làm thay thế cho Doanh nghiệp, người xõy dựng văn bản cho Doanh nghiệp khụng phải ai khỏc chớnh là cỏc cỏn bộ trong Cụng ty.
Để cú kết quả tốt thỡ bờn tư vấn phải cú sự phối hợp và thống nhất về phạm vị xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng, giải thớch cho tư vấn về phạm vỡ mà cỏn bộ tư vấn hoạt động, cú sự cam kết giữa Cụng ty và cỏn bộ tư vấn về việc giành nguồn lực cho việc xõy dựng.
Để triển hệ thống quản lý chất lượng cú kết quả tốt thỡ cần phải cú một kết hoạch sơ bộ về hệ thống mà Cụng ty sẽ ỏp dụng trong thời gian tới. Làm cho mọi người cú thời gian chuẩn bị và nhận thức một cỏch đỳng đắn về nú, cũng từ đú làm cho mọi người hiệu rừ trỏch nhiệm của mỡnh trũng hệ thống. Tựy theo đặc điểm củ thể, cỏc chương trỡnh về nhận thức sẽ do cỏn bộ trong nhúm hay là cỏc chuyờn giỏ tiến hành. Tốt nhất là cú sự kết hợp giữa chuyờn gia với với cỏn bộ trong nhúm.
Bước 5: Thực hiện việc đào tạo xõy dựng hệ thống tài liệu
Xõy dựng hệ thống tài liệu là một nội dụng cơ bản của dự ỏn. Thành viờn tham gia là cỏc cỏn bộ trong nhúm và cú sự kết hợp với cỏc chuyờn gia bờn ngoài tổ chức. Nội dung đào tạo sõu về cỏch viết sổ tay chất lượng, cỏc thủ tục cũng như quy trỡnh cụng nghệ, hưỡng dẫn vận hành, kiểm soỏt quỏ trỡnh thi cụng.
Bước 6: Khảo sỏt hiện trường
Tổ chức cần phải xem xột hiện tại cỏc hoạt động mà tổ chức đang tiến hành cú hoạt động nào đó đỏp ứng được yờu cầu của tiờu chuẩn hay chưa, hoạt động nào cần phải chỉnh sửa một chỳt là đỏp ứng được yờu cầu của tiờu chuẩn, hoạt động nào chưa đỏp ứng được yờu cầu của tiờu chuẩn. Sau đú liệt kờ tất cả cỏc hoạt động này, phõn tớch để đưa ra cõu trả lời “để đỏp ứng yờu cầu của tiờu chuẩn thỡ tổ chức cần phải làm những việc gỡ nữa”
Bước 7: Lờn kế hoạch chi tiết cho cỏc hoạt động cụ thể trong qỳa trỡnh triển khai:
Sau khi đó xỏc định lĩnh vực cần cú thủ tục và hưỡng dẫn cụng việc, nhúm cụng tỏc cần xỏc định tiến độ thực hiện, trỏch nhiệm của từng đơn vị và cỏc nhõn liờn qua một cỏch củ thể.
Bước 8: Viết tài liệu:
Đõy là hoạt động mất nhiều thời gian và cụng sức nhất trong quỏ trỡnh xõy dựng. Cần phải cú cỏn bộ được đào tạo về viết tài liệu. Hệ thống tài liệu núi chung gồm ba phần: sổ tay chất lượng, cỏc thủ tục quy định, văn bản hướng dẫn, biểu mẫu… Đối với Cụng ty mỡnh chỉ cần sổ tay chất lượng là đủ.
Nếu như sau bước 8, tổ chức cú trong tay cỏc văn bản của hệ thống tài liệu hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: Chớnh sỏch chất lượng, mục tiờu chất lượng, cỏc biểu mẫu liờn quan, cỏc loại giấp tờ liờn quan khỏc… Thỡ ở bước 9 này tổ chức phải cụng bố rằng cỏc hoạt động kể từ thời điểm này sẽ được thực thi như trong tài liệu đó quy định
Bước 10: Đỏnh gớa nội bộ hệ thống quản lý chất lượng
Sau khi hệ thống quản lý chất lượng hoạt động một thời gian, thường sau đú một thỏng, Doanh nghiệp tổ chức đỏnh giỏ để xem xột sự phự hợp của nú và hiệu lực của hệ thống đú. Sau khi đỏnh gớa xong thỡ đề xuất cỏc phương ỏn khắc phục những hoạt động khụng phự hợp, tuy theo tỡnh hỡnh cụ thể.
Bước 11: Đưa ra cỏc hoạt động điều chỉnh và cải tiến
Sau khi đỏnh giỏ nội bộ xong thỡ thấy được những hoạt động nào sẽ khụng phự hợp, hay nú chưa hoàn chỉnh thỡ cần phải đưa ra cỏc hoạt động điều chỉnh và khắc phục chỳng
Bước 12: Nộp đơn xin đỏnh giỏ và chứng nhận và chuẩn bị cho quỏ trỡnh đỏnh giỏ chứng nhận
Trước khi Cụng ty xin chứng nhận thỡ cần phải tiếp xỳc với tổ chức để lựa chọn tổ chức chứng nhận phủ hợp với bản chất mặt hàng kinh doanh và cỏc yếu tố khỏc như: địa lý, phớ chứng nhận… và những quy trỡnh đỏnh giỏ chứng nhận do bờn chứng nhận yờu cầu. Nếu thống nhất thỡ nộp hồ sơ cho bờn chứng nhận.
Bước 13: Đỏnh gớa chứng nhận và nhận được chứng chỉ
Đỏnh giỏ gồm hai phần: Đỏnh giỏ tài liệu và đỏng giỏ cho việc ỏp dụng. Mục đớch của việc đỏnh giỏ tài liệu (chủ yếu là sổ tay chất lượng và cỏc thủ tục cú liờn quan) để xem xột sự khụng phự hợp của hệ thống tài liệu so với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO đề ra. Sau khi đỏnh giỏ tài liệu xong thỡ đỏng giỏ cho việc ỏp dụng. Sau đú Doanh nghiệp sẽ nhận được thụng bỏo về những thiếu sút hay những điểm khụng phự hợp của hệ thống quản lý và thời gian cần thiết để khắc phục khi tiến hành đỏnh giỏ tại doanh nghiệp
Kết thỳc quỏ trỡnh đỏnh giỏ, đoàn đỏng giỏ thụng bỏo kết quả đỏng giỏ, nếu trong khi đỏng giỏ, phỏp hiện điều khụng phự hợp thỡ doanh nghiệp phải cú biện phỏp khắc phục thỏa đỏng.
Sau khi thấy Cụng ty chứng tỏ đó thực hiện cỏc hoạt động khắc phục và thỏa món cỏc yờu cầu của bộ tiờu chuẩn, tổ chức chứng nhận ra quyết đỡnh chứng nhận cho Cụng ty. Trờn giấy ghi rừ phạm vị cũng như những điều kiện củ thể ỏp dụng của Cụng ty.
Bước 14: Duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng sau khi đó nhận được chứng nhận
Sau khi cú được giấy chứng nhận thỡ tổ chức cần phải duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng của mỡnh chứ khụng thể coi nú là một giấy phộp thụng hành, cú được nú rồi sẽ khụng phải làm gỡ nữa. Cần phải tổ chức những buổi đỏnh giỏ định kỳ theo hàng thỏng để đảm bảo rằng Doanh nghiệp vẫn duy trỡ tốt cỏc hoạt động phự hợp với yờu cầu tiờu chuẩn đề ra. Ngoài đỏnh giỏ đỡnh kỳ ra, tổ chức nờn đỏng giỏ đột suốt, để thấy rừ tớnh quan trọng của việc duy trỡ. Việc đỏnh giỏ định kỳ hay đột suất thỡ để cỏc bộ phũng ban ISO chịu trỏch nhiệm.