III Nội dung của hoạt động nhập khẩu
5 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quy trình thực hiện hợp đồng sau khi đợc ký kết có thể đợc tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
25 Xin giấy phép (nếu cần) Mở L/C Đôn đốc giao hàng Làm thủ tục hải
quan Mua bảo hiểm
(nếu có)
Thuê tàu (nếu có)
Tiếp nhận và kiểm
tra Thủ tục thanh toán
Xử lý tranh chấp (nếu có)
Vậy qui trình nhập khẩu có thể đợc diễn giải nh sau: B
ớc 1 : Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Đây là tiền đề quan trọng nhất để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nó sẽ tạo điều kiện tốt hơn về mặt pháp lý cho việc tiến hành các khâu tiếp theo.
Theo Quyết định số 46/QĐ-CP ngày 4/4/2001 (cụ thể hóa của Nghị định số 57/NĐ-CP ngày 31/7/1998), về quản lý xuất nhập khẩu hàng hoá của thời kỳ 2001-2005. Theo quyết định này hàng hoá đợc chia thành 3 nhóm: hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu: hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của bộ Th- ơng Mại: hàng hoá đợc phép xuất nhập khẩu ngoài (hạn ngạch).
Về phân công cấp phép: đối với hàng hoá cấm nhập, cấm xuất, nếu cần nhập hoặc xuất thì phải xin phép Chính phủ và Chính phủ là ngời trực tiếp cấp phép (Thủ tớng): đối với hàng hoá xuất nhập khẩu có điều kiện, do Bộ thơng mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành xem xét, nhng cuối cùng Bộ thơng mại vẫn là ngời quyết định cho phép hay không cho phép: đối với hàng hoá xuất nhập khẩu mang tính nhạy cảm, tr- ớc khi cấp phép, Bộ thơng mại phải xin ý kiến Chính phủ.
Về thủ tục xin cấp phép: trớc tiên doanh nghiệp phải làm theo một mẫu in sẵn đính kèm với bản sao hợp đồng nhập khẩu và bản sao th tín dụng (nếu có): một phiếu
hạn ngạch (nếu mặt hàng nhập khẩu bị quản lý bằng hạn ngạch) hoặc bản trích sao kế hoạch nhập khẩu đã đợc đăng ký và gửi lên cơ quan quản lý cấp phép.
Về thời gian cấp phép: đối với hàng hoá cấm xuất nhập khẩu thì không quy định thời gian, còn đối với hàng xuất nhập khẩu có điều kiện thì nhân viên thụ lý hồ sơ phải trả lời sau 3 ngày đối với những hồ sơ cần sửa đổi bổ sung và những hồ sơ không cấp phép. Nếu hồ sơ là hợp lệ thì phải cấp phép trong vòng 7 ngày.
B
ớc 2 : mở th tín dụng (L/C).
Nếu hợp đồng nhập khẩu qui định thanh toán bằng L/C thì sau khi ngời bán thông báo đã sẵn sàng thì bên nhập khẩu phải mở L/C. Về mặt thời gian, nếu hợp đồng không qui định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng thông thờng L/C đợc mở vào khoảng 15-20 ngày trớc thời hạn giao hàng.
Trình tự mở L/C: chuẩn bị hồ sơ gồm: đơn xin mở L/C, bản sao hợp đồng nhập khẩu ... đến Ngân hàng xin mở L/C.
B
ớc 3 : đôn đốc giao hàng.
Ngời nhập khẩu phải đôn đốc hớng dẫn ngời xuất khẩu làm nhiệm vụ giao hàng kịp thời.
B
ớc 4 : thuê tàu lu cớc.
Việc thuê tàu chở hàng đợc tiến hành dựa vào các căn cứ sau: những điều khoản của hợp đồng mua bán, đặc điểm hàng hoá mua bán và điều kiện vận tải. Và ngời nhập khẩu tiến hành thuê tàu trong trờng hợp nhập khẩu theo điều kiện nhóm E, F trong incoterms 2000.
Tuỳ theo đặc điểm khối lợng của hàng hoá nhập khẩu mà ngời ta có thể thuê các loại tàu:
Tàu chợ: tàu chợ là tàu chạy thờng xuyên trên một tuyến đờng nhất định, ghé qua những cảng nhất định theo một lịch trình định trớc.
Tàu chuyến: tàu chuyến là tàu kinh doanh chuyên chở hàng hoá trên biển không theo một lịch trình định trớc. Nó thờng hoạt động chuyên chở hàng hoá trong một khu vực địa lý nhất định và theo một yêu cầu của ngời thuê tàu.
Thuê tàu chuyến là ngời chủ tàu cho ngời chủ hàng thuê toàn bộ chiếc tàu để chuyên chở một khối lợng hàng hoá nhất định, giữa hai hay nhiều cảng và đợc hởng tiền cớc thuê tàu do hai bên thoả thuận.
Thuê tàu định hạn: là hình thức thuê tàu mà chủ tàu cho ngời đi thuê thuê cả con tàu chở hàng hoá và khai thác con tàu để lấy cớc trong thời gian nhất định.
Với mỗi hình thức thuê tàu khác nhau chúng có quy trình thuê tàu riêng nhng nhìn chung chúng đều bao gồm các bớc sau:
b ớc 1 : chủ tàu có thể tự mình đứng ra thuê hoặc qua môi giới. b ớc 2 : ngời môi giới chào tàu hoặc thông báo lịch tàu chạy. b ớc 3 : ngời môi giới đàm phán với hãng tàu.
b ớc 4 : ngời môi giới thông báo kết quả đàm phán với chủ hàng. b ớc 5 : chủ hàng tiến hành đa hàng lên tàu.
b ớc 6 : chủ hàng nhận đợc giấy chứng nhận của chủ tàu. B
ớc 5 : mua bảo hiểm.
Chuyên chở hàng hoá bằng đờng biển thờng có nguy cơ rủi ro, tổn thất cao. Bởi vậy trong thơng mại quốc tế bảo hiểm hàng hoá bằng đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất. Các đơn vị kinh doanh mua bảo hiểm phải làm hợp đồng với công ty bảo hiểm. Tuỳ theo hợp đồng nhập khẩu mà ngời nhập khẩu có thể mua bảo hiểm năm, tháng, chuyến...Ngời nhập khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hoá khi họ nhập khẩu theo điều kiện nhóm E, F, C (trừ CIF, CIP) và trớc khi mua bảo hiểm ngời nhập khẩu cần nghiên cứu kỹ 3 điều kiện bảo hiểm A, B, C. Xem xét đặc điểm tính chất của hàng hoá nhập khẩu, loại tàu vận chuyển và luồng tàu để dự đoán các rủi ro có thể xảy ra.
B
ớc 6 : làm thủ tục hải quan.
Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia, để xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan.
Thủ tục hải quan gồm các bớc chủ yếu sau:
Khai báo hải quan: chủ hàng phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.
Xuất trình hàng hoá: hàng hoá phải xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra. Hải quan đối chiếu hàng hoá trong tờ khai với thực tế để quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không.
Thực hiện các qui định của hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu: sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hoá, hải quan quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không,
hoặc qua với điều kiên chủ hàng phải thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định của hải quan. Nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật.
Sau khi viêc thông quan đợc thông suốt, cơ quan hải quan sẽ thông báo nộp thuế nhập khẩu. Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế đúng số lợng và thời gian qui định.
B
ớc 7 : tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá.
Nhận hàng: có thể thực hiện trực tiếp hoặc uỷ thác đối với nhập khẩu hàng hoá bằng đờng sắt. Còn nhận hàng với hãng tàu thì theo Nghị định 200/CP ngày 31/12/1993, mọi việc giao nhận hàng hoá đều phải uỷ thác qua cảng. Các cơ quan vận tải, ga cảng phải có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từ các phơng tiện vận tải vào ra cảng, xếp dỡ, bảo quản, lu kho, lu bãi và giao hàng cho đơn vị kinh doanh nhập khẩu hoặc giao cho đơn vị đặt hàng theo lệnh của đơn vị kinh doanh nhập khẩu đã nhập hàng đó. Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải ga cảng về giao nhận hàng cuối cùng là thanh toán chi phí.
Kiểm tra chất lợng hàng hoá: khi nhận hàng phải kiểm tra số lợng, chất lợng hàng hoá thực giao, so sánh nó với số lợng và chất lợng trong các chứng từ hàng hoá. Nếu thấy sai phạm thì phải báo ngay cho ngời xuất khẩu biết.
B
ớc 8 : thủ tục thanh toán: tuỳ theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng mà ngời ta tiến hành thanh toán.
Trong trờng hợp các bên thoả thuận với nhau sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ, bên nhập khẩu cần kiểm tra kỹ lỡng bộ chứng từ nhận hàng do bên xuất khẩu chuyển cho qua ngân hàng để tránh trờng hợp đã chấp nhận thanh toán trong khi không nhận đợc hàng do sai sót của bộ chứng từ.
B
ớc 9 : khiếu nại (nếu có).
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nai.