II Các giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu của công
2 Xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp
Là một công ty TNHH và lại mới đợc thành lập cha đầy hai năm vì vậy xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong thời gian tới vì:
Nếu công ty xây dựng đợc hình ảnh của mình trên thị trờng, tức là đã tạo ra đ- ợc uy tín trên thị trờng khi đó sẽ có nhiều đối tác tìm đến làm ăn với công ty. Vì vậy công ty có thể mua chịu đợc hàng mà không phải thanh toán ngay nh hiện nay, qua đó công ty sẽ giải quyết đợc khó khăn về vốn và đây cũng chính là một trong những biện pháp tốt nhất mà các doanh nghiệp hiện nay đang vận dụng để huy động vốn.
Ngoài ra khi đã xây dựng đợc hình ảnh của mình thì ngời tiêu dùng và các nhà sản xuất sẽ biết tới công ty từ đó họ sẽ tìm đến mua hàng hoá của công ty, qua đó sẽ làm tăng số lợng hàng hoá bán ra. Nhờ số lợng hàng hoá bán ra tăng dẫn đến doanh thu tăng và kéo theo là lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng cũng tăng theo...
Từ những lý do trên ban lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên trong công ty phải không ngừng xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp thông qua việc củng cố và quảng bá thơng hiệu của mình. Qua đó doanh nghiệp nên coi trọng hoạt động quan hệ cộng đồng bằng việc tài trợ, quan hệ với giới truyền thông, tổ chức các sự kiện. Cùng với việc coi trọng quan hệ cộng đồng của mình thì doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm. Ngoài ra doanh nghiệp nên xây dựng một phòng t vấn khách hàng.
Với các đối tác của công ty để xây dựng đợc hình ảnh của mình công ty không nên chiếm dụng vốn của họ quá lâu và tiến hành thanh toán sòng phẳng, không nên chây ì. Ngoài ra doanh nghiệp nên tổ chức các cuộc hội thảo và mời họ đến tham dự. 3 Tăng c ờng công tác nghiên cứu thị tr ờng.
Trong cơ chế thị trờng, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải diễn ra trên cơ sở nghiên cứu thị trờng, việc nghiên cứu thị trờng là khâu rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Riêng đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì đây là một nghiệp vụ rất quan trọng. Vì vậy, ngay từ bây giờ công ty cần thiết phải lập một hệ thống nghiên cứu thị trờng hoàn chỉnh để tạo lên một lợi thế nhất
định không chỉ với các đối thủ cạnh tranh trong nớc mà cả nớc ngoài. Không chỉ công ty TNHH Thơng Mại & Sản Xuất Việt Trung mà với các doanh nghiệp khác đều rất khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin về đối tác và sự hiểu biết về pháp luật cũng nh các quy tắc trong thơng mại quốc tế. Hiện tại công ty cha có một phòng riêng chuyên nghiên cứu về thị trờng mà công việc này vẫn do phòng kinh doanh phụ trách, do vậy công ty nên thành lập một phòng marketing riêng. Cơ cấu tổ chức của phòng tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động của công ty.
Công việc nghiên cứu thị trờng này có thể tiến hành nh sau:
Đối với thị tr ờng n ớc ngoài: đây cũng chính là thị trờng đầu vào của công ty, việc nghiên cứu thị trờng này của công ty gặp rất nhiều khó khăn do phải nghiên cứu tại thị trờng nớc ngoài. Hơn nữa đây là thị trờng rất rộng lớn, ngôn ngữ, tập quán kinh doanh khác nhau do đó khi tham gia đàm phán phải để ý đến các vấn đề sau:
Nghiên cứu kỹ lỡng thị trờng nhập khẩu nhằm xác định rõ thị trờng nào có triển vọng trong kinh doanh. Qua đó trả lời các câu hỏi nh: thị trờng đó có thể cung ứng đợc số lợng hàng hoá là bao nhiêu, số lợng hàng hoá thờng xuyên có trên thị tr- ờng, giá cả có ổn định hay không, điều kiện thanh toán có thuận lợi không....Từ đó công ty có thể thiết lập hệ thống văn phòng đại diện ở các thị trờng quan trọng để thu thập các thông tin về những biến động trên thị trờng đó.
Đối với thị tr ờng trong n ớc : đây là thị trờng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu chính của công ty. Do đó công việc nghiên cứu này đợc tiến hành một cách dễ dàng hơn bằng các nghiệp vụ nh: phỏng vấn, dùng các bảng câu hỏi hay việc thu thập qua các phơng tiện thông tin đại chúng nh sách báo, ti vi... Công việc nghiên cứu thị tr- ờng này phải đạt đợc các mục tiêu sau:
Nắm đợc nhu cầu tiêu dùng trong nớc để xác định lợng tiêu thụ tối u mà ngời tiêu dùng chấp nhận tại mức giá công ty đa ra.
Tìm hiểu kỹ các đối thủ cạnh tranh, khả năng cung cấp, khả năng sản xuất trong nớc về mặt hàng mà công ty sẽ nhập khẩu.
Tìm hiểu kỹ các chính sách của Nhà nớc về mặt hàng mà công ty nhập khẩu. Xác định thời điểm tốt nhất để nhập khẩu hàng hoá vào thị trờng trong nớc. Vì theo đánh giá lợng hàng nhập khẩu của công ty thờng bị chững lại trong quí II do vậy công ty không nên nhập khẩu hoặc dữ trữ quá nhiều hàng để bán trong quí II.
Tóm lại: để làm tốt công tác nghiên cứu thị trờng công ty phải không ngừng hoàn thiện các chính sách Marketing, tuyển chọn kỹ các nhân viên Marketing giỏi về chuyên môn và có kinh nghiệm tiếp thị, sáng tạo để phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Ngoài ra việc nghiên cứu thị trờng đầy đủ sẽ giúp cho công ty thẩm định lại kế hoạch nhập khẩu. Vì giá cả mặt hàng nhập khẩu là một trong các yếu tố xác định lợng hàng nhập khẩu của công ty, là cơ sở tính toán lợi nhuận của từng thơng vụ.
4
Mở rộng thị trờng nhập khẩu .
Để hoạt động kinh doanh nhập khẩu diễn ra trong điều kiện thuận lợi ngoài việc nghiên cứu kỹ thị trờng trong nớc thì công ty cần phải có nhiều nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Do đó, vấn đề mở rộng quan hệ với các bạn hàng hay nói cách khác là mở rộng thị trờng nhập khẩu có ý nghĩa rất quan trọng đối với công ty. Ngoài các thị trờng truyền thống nh : Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc. Công ty cần phải xúc tiến hơn nữa trong việc mở rộng thị trờng sang các nớc có nền công nghiệp phát triển và các nớc trong khu vực. Để tiến hành đợc hoạt động mở rộng thị trờng thì cần phản làm các bớc công việc sau:
b ớc 1 : thông tin về đối tác và thị trờng.
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Có thể nói nhờ có thông tin mới có thể tiến hành hoạt động kinh doanh đợc. Do vậy trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thông tin vô cùng quan trọng.
Để có đợc thông tin ta tiến hành bằng cách:
+Điều tra nghiên cứu thị trờng. Để tiếp cận và hoà nhập với thị trờng quốc tế thì công tác thông tin về thị trờng, về đối tác phải thực hiện hoàn chỉnh thì mới đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thuận lợi, tận dụng đợc cơ hội tránh rủi ro. Do mỗi nớc có đặc điểm riêng nên phải thu thập những thông tin cần thiết về thị trờng. Công tác điều tra nghiên cứu thị trờng nhập khẩu cần bao gồm những nội dung chủ yếu sau: Điều tra nghiên cứu cầu về hàng hoá nhập khẩu của thị trờng đó; Điều tra quan hệ cung cầu của thị trờng; Điều tra nghiên cứu giá cả thị trờng hàng hoá quốc tế. Nh ở trên đã nói, trong công tác nghiên cứu thị trờng công ty cần có những cán bộ chuyên sâu, có khả năng phân tích và đa ra những nhận định chính xác trên cơ sở lập kế hoạch về nhu cầu nhập...
+Nghiên cứu đối tác: việc nghiên cứu tình hình thị trờng sẽ giúp cho công ty lựa chọn đợc thị trờng nhập khẩu, lựa chọn phơng thức mua bán và điều kiện giao dịch thích hợp. Tuy nhiên, trong nhiều trờng hợp, kết quả kinh doanh còn phụ thuộc vào đối tác kinh doanh với mình. Vì vậy công ty cần tìm hiểu kỹ các đối tác khi có quan hệ làm ăn với họ về các vấn đề sau; Tình hình sản xuất kinh doanh của họ để từ đó có thể thấy đợc khả năng đáp ứng nguồn hàng lâu dài , thờng xuyên. Khả năng về vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật..
b ớc 2 : Lựa chọn thị trờng phù hợp.
Sau khi nghiên cứu thị trờng và thu thập thông tin, công ty sẽ tiến hành lựa chọn thị trờng và bạn hàng để nhập khẩu. Hiện tại công ty đang chọn cho mình những thị trờng và bạn hàng truyền thống để có những u đãi về giá, chất lợng hàng hoá ...đây chính biểu hiện của việc ngại tìm kiếm đối tác mới, thị trờng mới. Vậy trong thời gian tới công ty nên quan hệ với các thị trờng và bạn hàng khác nhằm tạo ra khả năng lựa chọn dễ dàng khi mối quan hệ với bạn hàng truyền thống bị vớng mắc.
5 Đào tạo đội ngũ nhân viên.
Với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin nh hiện nay thì giao dịch đàm phán thậm chí cả ký kết hợp đồng có thể diễn ra một cách đơn giản nhanh chóng... Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên trong công ty là một việc hết sức cần thiết và cấp bách trong thời gian tới và công việc này phải đợc tiến hành một cách thờng xuyên và liên tục vì:
Con ngời là yếu tố quyết định sự thành bại ở bất kỳ một tổ chức kinh tế xã hội nào.
Nhập khẩu là một hoạt động kinh tế hết sức phức tạp nó không chỉ ảnh hởng tới lợi ích riêng của doanh nghiệp mà nó còn ảnh hởng tới lợi ích chung của toàn xã hội. Do đó đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có trình độ cao và có khả năng thích ứng với sự biến động của thị trờng. Nói cách khác, một đội ngũ nhân viên kinh doanh mạnh phải là một đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực để tìm hiểu một cách rõ ràng, chính xác và kịp thời thị trờng quốc tế về hàng hoá mà công ty cần nhập khẩu, quy mô của nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu đó của nền sản xuất, để từ đó có biện pháp đàm phán thích hợp. Đồng thời họ phải nắm bắt đợc chính xác mọi thông tin về
một chiến lợc dự trữ hàng nhập khẩu hợp lý và mang lại hiệu quả cao nhất. Vì vậy muốn có một đội ngũ nhân viên kinh doanh giỏi thì mỗi nhân viên tham gia vào quá trình kinh doanh nói chung và quá trình nhập khẩu nói riêng trớc hết phải là những ngời giỏi chuyên môn nghiệp vụ ở vị trí hoạt động của mình và cũng phải giỏi về ngoại ngữ, luôn rèn luyện thói quen theo dõi ghi nhận, nghiên cứu và phân tích về hàng hoá và dịch vụ của doanh nghiệp, thị trờng mục tiêu, giá cả trên thị trờng thế giới...Thực tế hiện nay đội ngũ cán bộ nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động nhập khẩu của công ty có trình độ ngoại ngữ kém, không đợc đào tạo cơ bản về hoạt động xuất nhập khẩu. Do đó, công ty cần có những biện pháp nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác nghiên cứu thị trờng. Công ty nên cho các nhân viên kinh doanh tham gia thêm các lớp học ngắn hạn để nâng cao thêm về nghiệp vụ chuyên môn....
6 Mở rộng hình thức liên kết kinh tế.
Liên kết kinh tế là cách thức phối hợp hoạt động để cùng trao đổi bàn bạc về các chủ trơng biện pháp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm thực hiện khai thác tốt tiềm năng của từng đơn vị tham gia liên kết, góp phần mở rộng thị trờng đi đôi với hiệu quả kinh tế.
Là một doanh nghiệp quy mô nhỏ lại mới đợc thành lập cha đầy hai năm. Vì vậy, để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trờng không còn cách nào khác là phải liên kết với các doanh nghiệp, tổ chức khác. Để tăng cờng công tác liên kết công ty cần chú ý đến việc tổ chức liên kết trong nớc với những cơ sở sản xuất. Nhằm mục đích sẽ cung cấp cho họ một số nguyên vật liệu mà trong nớc không sản xuất đợc nh: hạt nhựa, bột PVC... để đảm bảo cho quá trình sản xuất của các nhà sản xuất đợc tiến hành một cách ngày càng có hiệu quả, mặt khác tạo đợc đầu ra ổn định cho hàng nhập khẩu của công ty.
Công ty nên mở rộng hình thức liên kết với các cửa hàng, đại lý ở các tỉnh nhằm mục đích tiêu thụ hàng nhập khẩu, làm tốt công tác này giúp công ty bán hàng đợc nhanh hơn, làm tăng tốc độ vòng quay của vốn và tạo hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh. Liên kết với các nhà nhập khẩu giúp cho công ty có đợc thông tin về hàng hoá nhập khẩu để từ đó giảm thiểu đợc rủi ro.
7 Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Hiện nay công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đã có những thay đổi đáng kể so với những ngày đầu thành lập. Nhng công tác này cha phải là đã hoàn thiện. Do vậy công ty cần thực hiện nhanh chóng hơn tất cả các khâu từ mở L/C, thủ tục hải quan đến tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu. Và cần nỗ lực hơn nữa để giảm thiểu các chi phí phát sinh không đáng có.
Một trong những khâu cần hoàn thiện là thủ tục hải quan. Trong đó cần đẩy nhanh tốc độ của công tác áp thuế. Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng với số lợng và chủng loại rất đa dạng với hàng nghìn loại hoá chất khác nhau, nên việc áp thuế diễn ra rất phức tạp. Để đẩy nhanh công việc này hạn chế tối đa đợc sự nhầm lẫn thì cán bộ làm công tác này phải đợc nâng cao hơn về nghiệp vụ.
Một trong những cách để đẩy nhanh tốc độ của công tác áp thuế và tiết kiệm đợc chi phí của công việc này là công ty có thể đổi mới cách thức khai báo truyền thống bằng cách khai báo thông qua mạng. Hiện nay Việt Nam có khoảng 5 địa chỉ trên internet để các doanh nghiệp khai báo thuế trực tiếp mà không cần phải khai vào tờ khai để mang đến chi cục thuế nộp. Để làm đợc điều này đòi hỏi ngời làm công tác khai báo phải có kiến thức nhất định về internet, trong khi nhân viên làm công tác khai báo ở công ty lại cha có kiến thức về internet. Để đáp ứng đợc điều đó thì công ty cần phải cử nhân viên đi học các lớp ngắn hạn.
Khâu thứ hai có ảnh hởng lớn đến thời gian thực hiện hợp đồng là tổ chức tiếp nhận hàng hoá. Để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng thì công tác này cũng phải thực hiện tốt. Trớc khi tàu đến tại địa điểm giao hàng đại lý hãng tàu sẽ thông báo cho công ty biết và nhận lệnh giao hàng (D/O). Khi có D/O công ty cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận hàng của mình nếu chậm sẽ phát sinh chi phí, đấy là cha kể tới việc bốc hàng chậm sẽ bị chủ tàu phạt. Hiện tại công tác nhận hàng của công ty th- ờng đợc uỷ thác cho ngời khác, điều này làm cho công việc diễn ra nhanh chóng, song lại tốn kém chi phí và không thờng xuyên bám sát hiện trờng, không cập nhật số liệu và không kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý. Hơn nữa trong việc tiếp nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ trong công ty còn chậm và không chính xác. Vì vậy công ty nên thành lập một bộ phận chuyên về lĩnh vực tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu.