CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I-VN 3.1.Tình hình của nền kinh tế thế giới trong năm
3.3.3. Giải pháp về tổ chức quản lý
3.3.3.1. Nâng cao trình độ chuyên môn cho cón bộ công nhân viên trong Công ty
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty đặc biệt là các Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nhận thức được rõ vấn đề này nên trong nhiều năm qua, công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên được Công ty xuất nhập khẩu Tổng Hợp I – VN rất quan tâm và chú trọng đầu tư. Công ty đã xây dựng nhiều chương trình đào tạo nghiệp vụ kinh doanh cho các nhân viên trong Công ty, đặc biệt là đào tạo đội ngũ các cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nguyên nhân là do Công ty xuất nhập khẩu Tổng Hợp I – VN là một doanh nghiệp có thế mạnh về trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, trong đó hàng nông sản chiếm gần 70% tỉ trọng trong kim ngạch xuất nhập khẩu và đem lại nguồn thu chủ yếu cho Công ty. Hoạt động kinh doanh có thành công hay không, đạt được hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nhân viên chuyên môn này. Vì vậy, Công ty có thể từng bước nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đôi ngũ cán bộ công nhân viên theo những hướng sau:
- Tiến hành tổ chức tuyển dụng một cách chặt chẽ và nghiêm túc
- Phân công bố trí công việc phải dựa trên năng lực, trình độ, sự hiểu biết cũng như kinh nghiệm
- Khuyến khích tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các chương trình đào tạo nâng cao về chuyên môn trong các lĩnh vực thương mại, đặc biệt là các nghiệp vụ về xuất khẩu tại các trung tâm đào tạo cũng như ngay tại Công ty. Sau mỗi lần đào tạo, tiến hành đánh giá rút ra những tồn tại yếu kém để nhanh chóng khắc phục cho lần đào tạo tiếp theo
- Tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ để qua đó nhân viên trong Công ty có được sự trao đổi về kinh nghiệm cũng như củng cố, tích lũy các kiến thức chuyên môn nghề nghiệp
- Khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ, nhất là tiếng anh, vì đây là yếu tố quan trọng giúp cho việc thực hiện các hợp đồng xuất khẩu được tiến hành một cách thuận lợi, tránh xảy ra những sai sót do sự yếu kém về ngôn ngữ
3.3.3.2. Nâng cao nghiệp vụ kí kết hợp đồng
Hợp đồng là văn bản về mặt pháp lí thể hiện sự ràng buộc giữa doanh nghiệp và đối tác kinh doanh về các điều kiện mua bán. Hợp đồng được kí kết quy định quyền hạn, trách nhiệm giữa cả hai bên. Việc am hiểu về đối tác, lựa chọn đối tác đáng tin cậy sẽ làm cho hoạt động đàm phán được thuận lợi, và hoạt động kinh doanh của công ty được ổn định. Vì vậy, khi tiến hành ký kết hợp đồng doanh nghiệp cần phải làm những công việc sau:
- Lựa chọn đối tác kinh doanh phù hợp, đàm phán, tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng. Nghiệp vụ này được giao cho những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu bởi hợp đồng đầu tiên được ký kết thành công sẽ tạo điều kiện cho những lần hợp tác tiếp theo
- Nghiên cứu tìm hiểu về đối tác kinh doanh như là nhu cầu của đối tác, tình hình hoạt động của đối tác, uy tín của đối tác trên thị trường, khả năng tài chính cũng như khả năng thanh toán của đối tác, điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, và mong muốn của đối tác
- Nâng cao vai trò của thương mại điện tử trong việc ký kết hợp đồng, giúp việc ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện giữa các đối tác có khoảng cách xa về địa lý
Có thể nói rằng, việc làm này giúp công ty tránh được những xáo trộn do trong một số trường hợp đối tác sau khi mua hàng lần đầu tiên với giá cao nhưng lần sau đó lại ép giá hoặc thôi không mua nữa.
3.3.3.3. Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả
Vốn kinh doanh quyết định đến quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, sử dụng vốn có hiệu quả là vấn đề quyết định đến sự sống còn trong kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu Tổng Hợp I – VN là một doanh nghiệp nhà nước, có thế mạnh trong lĩnh vực xuất khẩu, và để thực hiện được những hợp đồng xuất khẩu lớn thì công ty cần phải có một số vốn tương đối lớn. Tuy nhiên, với hoạt động kinh doanh và đầu tư trên nhiều lĩnh vực thì nguồn vốn của công ty không thể đáp ứng được. Do vậy, lựa chọn của Công ty là phải sử dụng nguồn vốn đi vay. Việc sử dụng nguồn vốn đi vay ra sao là có hiệu quả là vấn đề cần được Công ty quan tâm nhất hiện nay. Vì vậy, để sử dụng và quản lý nguồn vốn có hiệu quả Công ty cần:
- Sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, tránh xảy ra việc đầu tư nhiều mà không hiệu quả hay đầu tư không đúng chỗ nên phải bù lỗ.
- Thực hiện tốt công tác thu mua, bảo quản, dự trữ để đảm bảo chất lượng nông sản, tránh xảy ra những tranh chấp để khách hàng tiến hành thanh toán theo đúng thời gian quy định, giúp cho vòng chu chuyển vốn của công ty diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và tránh xảy ra tình trạng ứ đọng vốn.