II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÔNGTY DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI TST.
2.Lựa chọn đối tác kinh doanh.
Thông thường mỗi mặt hàng có rất nhiều các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp này có thể trong một quốc gia hoặc nhiều quốc gia khác nhau. Nhiệm vụ đối với Phòng Kinh doanh là phải xem xét các yếu tố có khả năng xảy ra khi Công ty muốn đặt mối quan hệ ngoại thương với các nhà cung cấp. Các yếu tố này có ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Để trả lời câu hỏi này Phòng Kinh doanh thường tổng hợp phân tích một số chỉ tiêu sau:
+ Mối quan hệ ngoại giao giữa 2 nước, tình hình kinh tế - chính trị. + Hệ thống tài chính tiền tệ, sự biến động giá cả tại nước đó.
+ Loại hình đối tác: Hãng, công ty liên doanh hay doanh nghiệp Nhà nước. + Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, uy tín.
Sau đó, việc chọn đối tác sẽ căn cứ vào kết quả so sánh giữa các đơn chào hàng, cụ thể Công ty sẽ so sánh để xác định đơn chào hàng nào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt kỹ thuật, công nghệ, phạm vi cung cấp, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng... Trong các đơn chào hàng thì giá cả là vấn đề rất quan trọng. Vì vậy, Phòng Kinh doanh phải tiến hành phân tích xem với giá đó thì hàng hoá nhập có được thị trường trong nước chấp nhận về chất lượng giá cả hay không. Sau khi tiến hành nghiên cứu phân tích và so sánh, Công ty sẽ đi đến quyết định cuối cùng là nên chọn đối tác nào.
3. Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Cũng giống như bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thường nào việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của Công ty cũng có thể là gặp gỡ trực tiếp hoặc gián tiếp đàm phán thông qua thư từ, điện tín. Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Công ty thường ký theo hình thức gián tiếp có nghĩa là Công ty sẽ lập hợp đồng, ký tên và đóng dấu sau đó gửi đến cho nhà cung cấp. Phương thức này cho phép Công ty ký kết hợp đồng một cách nhanh hơn và tiết kiệm được một khoản chi phí. Trên thực tế, việc lập hợp đồng nhiều khi không phải do cán bộ Phòng Kinh doanh lập mà do chính phía đối tác lập hợp đồng sau đó gửi sang bằng fax. Trong trường hợp này, Phòng Kinh doanh phải xem xét kỹ lưỡng từng điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với thoả thuận đã đạt được khi đàm phán hay không. Nếu không thấy có sai sót thì Phòng Kinh doanh sẽ trình cho Giám đốc ký và fax lại cho bên bán. Hợp đồng này được coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên, chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý như khi ký kết trực tiếp đối với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn với Công ty như Thái Lan, Hàn Quốc, Đài Loan hoặc đối với những khách hàng quen thuộc như Hàn Quốc nhưng hợp đồng nhập có khối lượng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận kỹ lưỡng thì Công ty sử dụng hình thức trực tiếp ký kết hợp đồng.
* Ký kết hợp đồng:
Việc ký kết hợp đồng thường do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau hoặc trực tiếp ký với nhau, mở L/C. Nếu hợp đồng
không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Hợp đồng của Công ty bao giờ cũng được ký kết dưới hình thức văn bản để tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này.
Ngoài ra, do Công ty có khách hàng và có thị trường nước ngoài nên Công ty thường ký uỷ thác để hưởng hoa hồng.