II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TST.
1. Một số giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ: Giải pháp mở rộng thị trường.
1.4. Giải pháp đẩy mạnh công tác giao nhận hàng nhập khẩu.
* Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, trước khi tàu cập cảng Công ty cần làm một số việc sau:
- Yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết có liên quan đến lô hàng nhập khẩu.
- Liên lạc với ngân hàng để mở thư tín dụng gồm việc sử dụng và thời hạn có giá trị (nếu yêu cầu thanh toán bằng LC).
- Nếu hàng hoá nhập khẩu thuộc diện cần giấy phép, phải kiểm tra xem giấy phép còn hiệu lực hay không.
- Phải tiến hành những công việc sơ bộ cho việc làm thủ tục hải quan, kiểm tra biểu thuế và chuẩn bị như tờ khai hải quan.
- Phải tiến hành công việc cần thiết với các nhà chức trách tại cảng như đăng ký trước công nhân xếp dỡ hàng hoá, diện tích bến cảng, các thiết bị bốc dỡ và những điều kiện lưu kho.
* Công tác kiểm tra chất lượng, số lượng hàng nhập khẩu:
- Kiểm tra chất lượng là một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chất lượng của hàng nhập khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến lượng hàng bán ra, doanh thu và uy tín của Công ty. Vì vậy Công ty cần phải quan tâm hơn nữa tới hoạt động này. Trong giai đoạn tới khi Công ty chủ trương nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì công tác kiểm tra chất lượng cũng cần có sự sửa đổi linh hoạt hơn. Nếu như trước kia việc kiểm tra chất lượng chỉ diễn ra khi hàng tới cảng thì bây giờ Công ty nên tiến hành ngay từ khi xếp hàng lên tàu, đặc biệt với những hàng hoá mà Công ty đặt theo mẫu yêu cầu thì nên tiến hành kiểm tra ngay trong quá trình sản xuất của
nhà cung cấp, việc kiểm tra này giúp Công ty nhận được hàng phù hợp với chất lượng như đã thoả thuận trong hợp đồng tránh tình trạng hàng đến nơi mà chất lượng không phù hợp phải trả lại, Công ty không nhận được hàng bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
- Kiểm tra số lượng là một mắt xích quan trọng trong quá trình mua có liên quan đến việc kiểm tra hiện trạng tất cả các hàng hoá được chuyển tới Công ty. Nó chính thức hoá hoạt động nhận hàng trước khi lưu kho, vì vậy mà công tác này cần được tiến hành khoa học hơn. Khi nhận được các chứng từ giao hàng cùng với kiểm tra chi tiết sẽ phải đối chiếu với yêu cầu của chứng từ mua hàng. Khi bốc hàng, dỡ hàng Công ty phải thường xuyên bám sát hiện trường cập nhật số liệu từng ngày từng giờ hạn chế tối đa mất mát. Công ty nên có giấy chứng nhận về trọng lượng (chứng từ lên bờ) khi chưa biết chính xác mất mát thiệt hại và trong thời gian cho phép phải nhanh chóng kiểm tra hàng để kịp thời cho thủ tục khiếu nại (nếu có).
* Thủ tục hải quan và thanh toán:
- Việc làm thủ tục hải quan cần phải nhanh chóng tránh để lưu kho bến bãi gây tăng chi phí.
Yêu cầu đối với Công ty.
+ Phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về lô hàng nhập khẩu như giấy phép, hoá đơn, chứng nhận xuất xứ, vận đơn, giấy chứng nhận chất lượng.
+ Phải kê khai đầy đủ vào tờ khai hải quan và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhà chức trách kiểm tra nếu được yêu cầu.
- Thanh toán tiền hàng nhập khẩu.
Nếu Công ty không thực hiện đúng theo những điều kiện thanh toán thì sẽ bị yếu thế hơn trong những cuộc thương lượng sau. Thậm chí dù là những lý do ngẫu nhiên cũng có thể làm giảm uy tín của Công ty (tiếng xấu sẽ nhanh chóng đồn xa). Bởi vậy khi đã nhận được hàng Công ty nên nhanh chóng làm các thủ tục cần thiết để thanh toán cho nhà cung cấp. Trước khi thanh toán Công ty phải kiểm tra kỹ lưỡng hoá đơn mà nhà cung cấp gửi tới xem họ có thực hiện đúng những thoả thuận trong hợp đồng hay không. Cụ thể:
+ Số lượng hàng hoá trong hoá đơn có phù hợp với số lượng trong hợp đồng hay không.
+ Giá các đơn vị hàng hoá trong hoá đơn có phù hợp với số lượng trong hợp đồng hay không.
+ Các điều kiện thanh toán có phù hợp với các điều kiện đã định hay không.
Việc thanh toán cũng phải dựa vào báo cáo kiểm tra chất lượng hàng hoá của các bộ phận liên quan.