II/ Các giải pháp hoàn thiện công tác xuất khẩu
3/ Hoàn thiện công tác thu mua tạo nguồn hàng
3.1/ Nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng mua
Để đảm bảo lựa chọn nguồn hàng mua công ty cần tiến hành lựa chọn nguồn hàng cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty và đặc điểm tình hình thị trờng. Nội dung nghiên cứu nguồn hàng về cơ bản là khả năng cung ứng hàng hóa của các đơn vị nguồn hàng về mặt số lợng, giá cả, chất lợng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán. Tuy nhiên đối với công ty khi nghiên cứu nguồn hàng cần xem xét những nội dung sau:
+ Tính kịp thời và thời hạn giao hàng.
+ Khả năng thích nghi của cơ sở nguồn hàng với sự biến động của thị trờng nói chung và của doanh nghiệp nói riêng: sự chấp nhận của những biến đổi trên thị trờng, tốc độ phản ứng trớc những thay đổi của thị trờng.
+ Tính liên tục của cung ứng. + Uy tín của nhà cung ứng.
Trong việc lựa chọn nguồn hàng, công ty phải có những biện pháp nghiên cứu cụ thể về nơi cung cấp hàng. Lấy mặt hàng nguồn hàng làm đơn vị nghiên cứu. Với phơng pháp mỗi mặt hàng mua, công ty cần có một sổ hoặc một phiếu nghiên cứu nguồn hàng có nội dung và kết cấu nh sau:
Phiếu nghiên cứu nguồn hàng:
Mặt hàng mua
Yêu cầu tiêu thụ Nguồn hàng đã có quan hệ Nguồn hàng sẽ có quan hệ Số lợng Tổng trị giá Tên đơn vị nguồn hàng Số lợng Tổng trị giá Tên đơn vị nguồn hàng Số l- ợng Tổng trị giá Để xác định đợc chỉ tiêu đòi hỏi công ty phải tập hợp và su tầm đợc các tài liệu có liên quan.
Một vấn đề quan trọng khi lựa chọn nguồn hàng là công ty phải chọn nguồn hàng có độ tin cậy cao để đầu t và khuyến khích phát triển nguồn hàng. Công tác này cần đợc công ty quan tâm, do vậy nếu thiếu hoặc đầu t nguồn vốn không tơng xứng, không đầu t phát triển nguồn hàng thì tất yếu sẽ ảnh hởng tới dung lợng thị trờng, đến quá trình phát triển thị trờng xuất khẩu của công ty, khả năng chiếm lĩnh thị trờng quốc tế.
Công ty đã tổng hợp sức mạnh của toàn công ty qua hình thức liên doanh liên kết khác nhau để mở rộng sản xuất tạo điều kiện cho phát triển nguồn hàng. Một trong hớng mới của công ty là đầu t để đổi mới nguồn hàng và từ đó chủ động trong việc ký kết hợp đồng ngoại thơng với nớc ngoài.
3.2. Lựa chọn phơng thức mua
Công ty chọn phơng thức mua hợp lý thông qua hợp đồng mua bán với giá cả thỏa thuận là một biện pháp gom hàng cho công ty. Hiện nay công ty đang thực hiện các phơng thức mua sau:
+ Mua theo hợp đồng mua bán: là phơng thức hay đợc sử dụng ở công ty, với phơng thức này hai bên phải thỏa thuận với nhau về chất lợng, số lợng, giá cả, điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán, tất cả những điều kiện trên đều đ… ợc ghi trong hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng đảm bảo cho việc kinh doanh của công ty thực hiện tốt.
+ Mua theo giá cả thỏa thuận từng thời điểm: với phơng thức này công ty không bị những rủi ro khi giá cả biến động xấu, tạo đợc độ an toàn cao trong kinh doanh.
+ Mua tự do theo giá thỏa thuận từng thời điểm: đây là phơng thức mua ít đ- ợc dùng trong công ty. Với phơng thức mua này hai bên tự thỏa thuận với nhau về giá cả, phẩm chất, quy cách hàng và phơng thức thanh toán. Công ty sử dụng ph- ơng thức này trong trờng hợp nh thiếu hụt hàng hóa so với hợp đồng, các điều kiện mua bán dễ dàng hơn (giá rẻ ). Tuy nhiên ph… ơng thức này cũng có mặt trái của nó là chất lợng hàng hóa có thể sẽ không đảm bảo.
3.3/ Hoàn thiện bộ máy thu mua tạo nguồn
Bộ máy thu mua tạo nguồn phải gọn nhẹ, năng động, cán bộ thu mua phải có năng lực thực sự và biết phát huy năng lực đó một cách chủ động, sáng tạo. Dựa vào đặc điểm của thị trờng cung cấp, đặc điểm của loại hàng nông sản, công ty cần có những cán bộ thu mua chuyên trách để quen với thị trờng, nắm rõ đặc điểm của nguồn hàng. Công ty tổ chức theo kiểu chuyên doanh, nh vậy không chỉ phát huy tác dụng ở khâu thu mua tạo nguồn mà còn gắn liền hoạt động mua bán với nhau để tránh tình trạng tồn đọng hàng hóa, gây ứ đọng hoặc xuống cấp về phẩm chất hàng hóa. Các phòng kế hoạch thị trờng, phòng nghiệp vụ XNK trực tiếp cử cán bộ đi khai thác nguồn hàng. Cán bộ thu mua là ngời xem xét kiểm tra chất l- ợng sản phẩm, phải có sự am hiểu về sản phẩm nh tiêu chuẩn về chất lợng, tính chất lý hóa của mặt hàng để có thể xác định đúng tiêu chuẩn mặt hàng. Đồng thời phải có trách nhiệm giữ vững bạn hàng ổn định. Bởi có bạn hàng ổn định sẽ có đợc nguồn hàng ổn định. Đó là những yếu tố góp phần tạo nên sự thắng lợi của công ty.