THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI VIBANK
2.2.1 Thanh toán L/C hàng xuất khẩu.
2.2.1.1 Quy trình nghiệp vụ thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức TDCT.
Trong quy trình thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ, Vibank đóng vai trò là ngân hàng thông báo, thay mặt cho người xuất khẩu đòi tiền người nhập khẩu ở nước ngoài. Toàn bộ nghiệp vụ này do phòng Thanh toán Quốc tế đảm nhận, bao gồm 2 nhiệm vụ cơ bản sau:
• Tiếp nhận L/C từ ngân hàng phát hành, thông báo L/C cho người xuất khẩu và thông báo sửa đổi L/C.
• Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và đòi tiền.
Mọi nghiệp vụ liên quan đến việc tiếp nhận L/C từ nước ngoài đến việc nhận tin đến và truyền tin đi của phòng thanh toán đều được thực hiện thông qua mạng thông tin điện tử được kết nối trong hệ thống ngân hàng.
Các bước tiến hành thanh toán L/C hàng xuất khẩu cụ thể như sau:
• Tiếp nhận L/C từ ngân hàng phát hành, thông báo L/C cho người xuất khẩu và thông báo sửa đổi L/C, gồm các bước:
Bước 1: Sau khi mở L/C, ngân hàng phát hành chuyển L/C sang ngân hàng Vibank ngân hàng thông báo. Phòng TTQT của Vibank tiếp nhận chứng từ thông qua hệ thống mạng SWIFT. Thanh toán viên kiểm tra tính trung thực của thông tin (kiểm tra mã, mẫu chữ kí). Nếu qua kiểm tra thấy L/C chưa đủ yếu tố xác thực thì thanh toán viên phải thông báo cho ngân hàng phát hành L/C biết mà không thông báo cho người xuất khẩu. Trường hợp người xuất khẩu có yêu cầu thông tin thì chỉ giao cho họ bản sao hoặc bản sao sửa đổi L/C trên đó có ghi rõ dấu Non-Negotiable của ngân hàng.
Bước 2: Sau khi kiểm tra, thanh toán viên lập bộ hồ sơ và ghi vào sổ theo dõi thanh toán, đồng thời nhập dữ liệu vào máy tính: số hiệu L/C, người trả tiền, ngân hàng mở L/C, số tiền và lập một thông báo L/C gửi cho người xuất khẩu theo mẫu quy định đính kèm điện, thư mở L/C với nội dung nguyên văn như nội dung của L/C mà ngân hàng nhận được.
Trường hợp nhận được điện của ngân hàng phát hành ghi rõ: các chi tiết đầy đủ gửi sau hay một câu có nội dung tương tự thì trên thông báo gửi người xuất khẩu, ngân hàng phải ghi rõ là thông báo sơ bộ, chưa có hiệu lực thi hành.
Trường hợp ngân hàng phát hành yêu cầu Vibank thông báo kèm xác nhận L/C thì bộ phận thông báo phải trình Tổng Giám đốc xem xét có chấp nhận hay không, có yêu cầu ngân hàng mở L/C ký quỹ hay không.
Vibank có thể thông báo L/C bằng thư, bằng Telex hoặc thông qua mạng SWIFT. Thư thông báo L/C hoặc sửa đổi được thành lập 2 bản: một bản giao cho khách hàng, một bản lưu tại hồ sơ L/C. Thanh toán viên phải thông báo L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản lưu của ngân hàng. Khi thông báo bằng Telex hoặc Swift MT thì phải chuyển nguyên văn nội dung nhận được đồng thời nêu rõ Vibank thông báo L/C và tu chỉnh L/C mà không chịu trách nhiệm gì.
Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí thông báo, phí sửa đổi, phí xác nhận theo biểu phí của ngân hàng.
• Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và đòi tiền, gồm các bước:
Bước 3: Sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng, người xuất khẩu dựa vào nội dung yêu cầu của L/C lập một bộ chứng từ thanh toán và gửi tới Vibank. Bộ chứng từ thường bao gồm: thư yêu cầu thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, bảng kê chi tiết hàng hóa, các loại giấy tờ về hàng hóa Khi nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên kiểm tra tính chân thực bề ngoài của chứng từ, bao gồm kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ và đối chiếu kiểm tra chi tiết từng loại chứng từ xem có phù hợp với nội dung quy định trong
Bước 4: Khi kiểm tra chứng từ thanh toán viên phải ghi rõ ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, sau đó lấy ý kiến của trưởng phòng hoặc kiểm soát trước khi lập chứng từ đòi tiền ngân hàng phát hành L/C.
Bước 5: Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, sẽ có 2 khả năng xảy ra:
- Khả năng 1: Nếu thấy bộ chứng từ phù hợp với L/C, thì Vibank sẽ tiến hành in thư gửi chứng từ cho Ngân hàng phát hành và đòi tiền. Tùy vào quy định của L/C, việc đòi tiền có thể được thực hiện bằng thư hoặc bằng điện. Nếu đòi tiền bằng thư cần thực hiện theo mẫu quy định. Còn đòi tiền bằng điện thì phải sử dụng các mẫu điện Swift thích hợp MT 754 hoặc MT 742.
- Khả năng 2: Bộ chứng từ không phù hợp với L/C:
+ Trường hợp lỗi của bộ chứng từ có thể sửa chữa được thì ngân hàng phải thông báo ngay cho người xuất khẩu để kịp thời sửa lại cho phù hợp. Nhưng nếu người xuất khẩu không đông ý với những ý kiến về việc sửa đổi của ngân hàng thì thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng ký quỹ bảo lưu và chịu trách nhiệm về những lỗi đó.
+ Trường hợp lỗi của bộ chứng từ không thể sửa chữa được thì trên thư hoặc điện đòi tiền gửi ngân hàng phát hành, thanh toán viên phải nêu rõ những điểm không phù hợp và kèm chỉ thị trả tiền để xem có được chấp nhận thanh toán không.
Thanh toán viên có trách nhiệm theo dõi việc trả tiền của ngân hàng nước ngoài. Đối với L/C trả ngay nếu quá 7 ngày kể từ ngày điện đòi tiền, 20 ngày kể từ ngày đòi tiền bằng thư gửi chứng từ đảm bảo mà không nhận được sơ báo trả tiền hoặc báo có thì thanh toán viên phải điện nhắc ngân hàng nước ngoài trả tiền đối với bộ chứng từ phù hợp, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về tình trạng chứng từ đối với bộ chứng từ không phù hợp. Đối với L/C trả chậm thanh toán viên phải theo dõi và yêu cầu ngân hàng nước ngoài thông báo việc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ của người bán và xác nhận ngày đáo hạn. Trước ngày đến hạn 3 ngày làm việc, thanh toán viên phải điện nhắc ngân hàng
thì thanh toán viên phải tiếp tục điện nhắc ngân hàng nước ngoài thực hiện nghĩa vụ của mình.
Bước 6: Khi nhận được điện hoặc thư thông báo trả tiền của ngân hàng thanh toán, thanh toán viên phải lập tức hạch toán báo có cho khách hàng, tất toán tài khoản chiết khấu và thu lãi chiết khấu, đồng thời xuất ngoại bảng tài khoản Chứng từ hàng xuất bằng L/C gửi nước ngoài đòi tiền trị giá bộ chứng từ.
2.2.1.2 Tình hình thanh toán L/C hàng xuất khẩu.
Là một ngân hàng mới đi vào hoạt động thanh toán quốc tế trong một khoảng thời gian chưa dài so với các ngân hàng khác như Vietcombank, nhưng Vibank đã từng bước tạo được niềm tin từ khách hàng và xây dựng được uy tín kinh doanh trên thương trường quốc tế.
Mặc dù, hoạt động thương mại quốc tế của nước ta luôn nằm trong tình trạng nhập siêu, giá trị thanh toán xuất khẩu luôn chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị xuất nhập khẩu. Song, Vibank từ khi bắt đầu hoạt động cho đến nay, đã luôn cố gắng giữ vững và đẩy mạnh hoạt động thanh toán xuất khẩu của mình. Doanh số thanh toán xuất khẩu của Vibank tăng từ 55,12 triệu USD năm 2001 lên 138,24 triệu USD năm 2005. Trong đó, doanh số thanh toán hàng xuất theo phương thức L/C cũng có những biến động nhất định sau đây:
Doanh số thanh toán L/C hàng xuất khẩu tại Vibank
Đơn vị: triệu USD
Năm Doanh số thanh toán L/C hàng xuất khẩu % tăng giảm
2003 2004 2005 20.66 35.12 97.63 +167% +278%
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005 của Vibank
Do sử dụng chiến lược phát triển đúng đắn, doanh số thanh toán L/C xuất khẩu của Vibank từ năm 2003 đến năm 2005 liên tục tăng trưởng khá mạnh.
Năm 2003, doanh số thanh toán L/C xuất khẩu đạt 20.66 triệu USD. Doanh số này tiếp tục tăng vào năm 2004 và đạt 35.12 triệu USD tăng 167% so với năm 2003. Bước sang năm 2005, đây là một năm kinh doanh thành công của Vibank về mọi mặt. Do đó, doanh số này cũng đóng góp một phần vào sự phát triển của hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ của Vibank năm 2005. Điều này được thể hiện thông qua doanh sốhàng xuất năm 2005 đạt 97.63 triệu USD, tăng 278% so với năm 2004. Để có được kết quả cao trong thanh toán L/C hàng xuất năm 2003-2005, Vibank đã xây dựng và áp dụng nhiều biện pháp như: Thực hiện chính sách khách hàng mới, ưu đãi đối với các khách hàng truyền thống; mở rộng phạm vi hoạt động, đưa nhiều dịch vụ hàng xuất phục vụ khách hàng gồm: thu hộ tiền hàng xuất, chiết khấu chứng từ, tư vấn về lập bộ chứng từ…; đặc biệt Ngân hàng đã có những thay đổi trong biểu phí đối với các giao dịch nhằm thu hút khách hàng và để tăng sức cạnh tranh; ngoài ra Vibank còn áp dụng các biện pháp khác như hợp tác với các ngân hàng đại lý, đào tạo trình độ nghiệp vụ cho các thanh toán viên…