THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI VIBANK
2.2.2 Thanh toán L/C hàng nhập khẩu.
2.2.2.1 Quy trình nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức TDCT.
Trong quy trình thanh toán nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ, Vibank đóng vai trò là ngân hàng phát hành thư tín dụng. Ngân hàng có trách nhiệm cam kết thanh toán cho người thụ hưởng nước ngoài. Nghiệp vụ thanh toán L/C hàng nhập chủ yếu của Vibank bao gồm:
- Phát hành L/C
- Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ cho người nhập khẩu và thanh toán.
Các bước tiến hành thanh toán L/C hàng nhập khẩu cụ thể như sau:
• Phát hành L/C, gồm các bước:
Bước 1: Khách hàng (người nhập khẩu) viết đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C. Hồ sơ mà thanh toán viên tiếp nhận bao gồm:
+ Đơn xin mở L/C của người nhập khẩu theo mẫu của Vibank (trong trường hợp khách hàng ký quỹ đủ và có hạn mức ưu tiên), hoặc giấy đề nghị mở L/C của Phòng Tín dụng hay bản sao tờ trình của Phòng Tín dụng có Tổng Giám Đốc ký duyệt (đối với trường hợp khách hàng không ký quỹ đủ giá trị L/C).
+ Bản sao hợp đồng thương mại và các chứng từ có giá trị tương đương như hợp đồng (nếu có).
+ Giấy ủy quyền trích ngoại tệ.
+ Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ Thương Mại (Quota).
+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh (đối với khách hàng giao dịch lần đầu). Sau đó thanh toán viên sẽ kiểm tra số lượng và sự hợp lệ của các giấy tờ trên, đồng thời ghi rõ ngày giờ nhận.
Bước 2: Thanh toán viên sẽ kiểm tra nội dung đơn đề nghị mở L/C. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện chỉ thị có mâu thuẫn hoặc khách biệt với Hợp đồng, thì thanh toán viên phải báo ngay cho khách hàng và hướng dẫn họ điều chỉnh lại trước khi phát hành L/C ra nước ngoài. Sau đó, thanh toán viên sẽ kiểm tra nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của khách hàng. Nếu L/C được phát hành bằng vốn tự có thì khách hàng phải ký quỹ 100%. Đối với các L/C mở ký quỹ 100%, thanh toán viên phải trình lãnh đạo Phòng TTQT ký duyệt. Trường hợp L/C được phát hành bằng vốn vay (tức là khách hàng ký quỹ dưới 100%) thì thanh toán viên sẽ căn cứ vào phê duyệt của bộ phận tín dụng và sau đó trình lên lãnh đạo Phòng TTQT ký duyệt. Trường hợp L/C được bên thứ ba bảo lãnh phát hành thì thanh toán viên sẽ căn cứ vào thư bảo lãnh của bên thứ ba đã được lãnh đạo phê duyệt để mở.
Bước 3: Thanh toán viên mở L/C cho khách hàng đăng ký số tham chiếu L/C, đưa dữ liệu vào máy tính. Nếu L/C được mở bằng điện thì phải có Testkey, hoặc sử dụng mẫu điện MT 700, nếu phát hành qua mạng Swift thì sử dụng mẫu MT 701 hoặc nếu phát hành bằng thư thì sử dụng 2 mẫu điện trên kèm theo thư
L/C, đồng thời nhập ngoại bảng để theo dõi. Toàn bộ hồ sơ của việc phát hành L/C được thanh toán viên trình phụ trách phong ký duyệt, sau đó giao bản sao cho khách hàng đồng thời lập hồ sơ L/C và lưu hồ sơ theo dõi.
Trường hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận thì thanh toán viên sẽ kiểm tra thêm và thu phí xác nhận. Nếu phí xác nhận do người mua chịu thì phải xác định rõ nguồn tiền trả. Nếu phí xác nhận do người bán chịu thì phải ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng xác nhận. Nếu ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, thanh toán viên phải viết giấy yêu cầu ngân hàng xác nhận trả lãi trên số tiền ký quỹ kể từ ngày chuyển tiền đến khi thanh toán xong L/C đó.
Sau khi phát hành L/C nếu khách hàng có yêu cầu sửa đổi L/C, thì phải gửi tới Vibank thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc sửa đổi. Thanh toán viên sẽ căn cứ vào đó để phát hành điện sửa đổi L/C gửi ngân hàng thông báo (sử dụng MT 707 hoặc Telex có mã). Mỗi hồ sơ về việc sửa đổi phải trình phụ trách phòng ký duyệt. Nếu phí sửa đổi do người xuất khẩu chịu thì trong điện tu chỉnh L/C phải ghi rõ: “Phí tu chỉnh sẽ được trừ vào tiền hàng khi thanh toán.
• Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ cho người nhập khẩu và thanh toán, gồm các bước:
Bước 4: Vibank xử lý điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài.
Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện, thì thanh toán viên khi nhận được điện đòi tiền của ngân hàng nước ngoài sẽ tiến hành kiểm tra tính xác thực của điện (test telex hoặc MT 7**) và kiểm tra xem ngân hàng đòi tiền có đúng quy định trong L/C không. Nếu điện đòi tiền xác nhận chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/ C thì thanh toán viên kiểm tra đối chiếu với điều kiện thanh toán, chỉ dẫn thanh toán quy định trong L/C, và kiểm tra nguồn tiền thanh toán. Nếu phù hợp thì tiến hành lập điện trả tiền (P/O) bằng SWIFT (MT 202)/ TELEX theo đúng mẫu quy định; sau đó tất toán tài khoản ký quỹ Ngân hàng nước ngoài (MT 734, MT 999 hoặc Telex) trong vòng 5 ngày làm việc tính từ tính từ sau ngày nhận chứng từ.
nguồn tiền ký quỹ, làm thủ tục kí hậu B/L / AWB và hoàn trả chứng từ cho khách hàng. Nếu khách hàng từ chối chấp nhận các bất hợp lệ, thì phải điện báo có Ngân hàng nước ngoài về ý kiến của người mua: nếu khách hàng yêu cầu chờ thương lượng với người bán thì thanh toán viên phải theo dõi nhắc khách hàng cố gắng có kết quả sớm để trả lời Ngân hàng nước ngoài; nếu khách hàng yêu cầu gửi trả chứng từ cho Ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên sẽ gửi trả theo đường bưu điện, lưu hồ sơ gồm 1 thư ngân hàng (Covering Letter), 1 Invoice, 1 B/L / AWB.
Trường hợp đã kí hậu B/L / AWB hoặc đã phát hành Thư đảm bảo nhận hàng: Thanh toán viên thông báo bất hợp lệ và ngày thanh toán cho khách hàng. Sau đó, giao chứng từ cho khách hàng và lưu lại Thư ngân hàng nước ngoài, hối phiếu, 1 bản invoice, 1 B/L / AWB; đồng thời yêu cầu khách hàng ký nhận (ghi rõ họ tên và ngày nhận chứng từ) ở mặt sau Thư ngân hàng nước ngoài.
Bước 6: Vibank thanh toán L/C.
Đối với chứng từ hợp lệ hoặc có điện đòi tiền xác nhận chứng từ hợp lệ, thanh toán viên sẽ thực hiện thanh toán trong vòng 7 ngày làm việc tính từ sau ngày nhận điện đòi tiền (nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện), hoặc sau ngày nhận chứng (nếu L/C yêu cầu đòi tiền bằng thư). Đối với chứng từ có bất hợp lệ và đã được người mua đồng ý thanh toán, thanh toán viên sẽ làm điện thông báo thanh toán cho Ngân hàng thương lượng (MT 799, MT 732, MT 999 hoặc Telex), và điện chỉ thị thanh toán cho người bán theo chỉ thị thanh toán nêu trên Thư ngân hàng (MT 202).
Sau đó thanh toán viên sẽ tiến hành hạch toán thanh toán L/C: thu các khoản phí liên quan từ người bán như phí tu chỉnh L/C, phí điện báo bất hợp lệ và từ người mua như phí thanh toán L/C, phí kí hậu B/L / AWB, đồng thời xuất ngoại bảng giá trị thanh toán L/C và cuối cùng chuyển toàn bộ hồ sơ, điện thanh toán, các phiếu chuyển khoản, giấy báo có, giấy báo nợ cho kiểm soát viên trước khi lãnh đạo phòng ký duyệt.
2.2.2.2 Tình hình thanh toán L/C hàng nhập khẩu.
Nền kinh tế Việt Nam hiện nay chưa phát triển toàn diện, hệ thống cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật còn yếu kém, lạc hậu, sản xuất trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng của người dân, hơn nữa còn nhiều sản phẩm công nghiệp nặng hiện đại, hàng tiêu dùng trong nước chưa sản xuất được. Do đó nhu cầu nhập khẩu của Việt Nam rất lớn. Chính từ thực tế khách quan đó mà hoạt động thanh toán hàng nhập ở nước tà được kích thích phát triển mạnh, điều này đã đem lại cho các ngân hàng thươgn mại Việt Nam rất nhiều cơ hội để cung cấp dịch vụ thanh toán nhập khẩu cũng như cơ hội để nâng cao doanh thu từ nghiệp vụ thanh toán.
Trước cơ hội lớn đó, Vibank tuy chỉ là một ngân hàng TMCP còn non trẻ, song đã tạo được niềm tin đối với khách hàng nói chung và khách hàng là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng, thu hút ngày càng nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ thanh toán quốc tế của Vibank, và giành được thị phần thanh toán hàng nhập khẩu tương đối lớn và ổn định. Năm 2003 doanh số thanh toán hàng nhập khẩu đạt 125,31 triệu USD và con số này đã tăng lên là 538,12 triệu USD năm 2005.
Trong các phương thức thanh toán hàng nhập khẩu, phương thức thanh toán TDCT được các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sử dụng phổ biến nhất. Vì vậy, Vibank luôn chú trọng hoàn thiện và phát triển phương thức thanh toán TDCT để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Với thái độ làm việc tận tình, chu đáo của các nhân viên, cùng sự đổi mới về công nghệ ngân hàng cũng như về công tác trong thanh toán hàng nhập bằng phương thức TDCT, nên Vibank đã thu được kết quả trong lĩnh vực thanh toán L/C hàng nhập như sau:
Doanh số thanh toán L/C hàng nhập khẩu
Đơn vị; triệu USD
Năm Doanh số thanh toán L/C hàng nhập khẩu % tăng giảm
2003 2004 2005 97,63 108,54 116 111% 106%
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005 của Vibank
Nhìn chung, doanh số thanh toán L/C hàng nhập của Vibank từ năm 2003-2005 đề tăng trưởng khá cao: đạt 97.63 triệu USD năm 2003, con số này tiếp tục tăng và đạt 108.54 triệu USD năm 2004 tăng 111% so với năm 2003. Sang năm 2005, Vibank đã mở được hơn 2000 L/C và doanh số thanh toán L/C hàng nhập đạt 116 triệu USD tăng 106% so với năm 2004. Mặc dù, doanh số thanh toán L/C nhập khẩu của Vibank so với các ngân hàng TMCP khác như Eximbank, Sacombank… vẫn chưa cao, song đây vẫn là một thành công đáng khen ngợi của Vibank trước tình hình nhu cầu nhập khẩu của Việt Nam năm 2003-2005 không còn mạnh mẽ, sôi nổi như những năm trước đó (1998-2000)