III. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TIấU THỤ CỦA CễNG TY
4. Xõy dựng cỏc kế hoạch bỏn hàng của cụng ty
4.3. Kế hoạch bỏn hàng
Thụng qua kế hoạch tiờu thụ sản phẩm, hoạt động sắp tới của doanh nghiệp trong lĩnh vực bỏn hàng được xỏc định. Kế hoạch mua sắm vật tư phụ thuộc giỏn tiếp vào kế hoạch tiờu thụ.
Trong thực tế, lượng sản phẩm tiờu thụ kỳ kế hoạch của doanh nghiệp thường tớnh theo cụng thức sau :
Qkh = Q + Q1 - Q2 Qkh : Lượng sản phẩm dự kiến tiờu thụ kỳ kế hoạch
Q : Lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch Q1 , Q2 : Lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
Để cú thể lập được kế hoạch tiờu thụ, doanh nghiệp phải nắm được nhiều thụng tin. Để đưa ra được cỏc số liệu kế hoạch tiờu thị cần dựa trờn những căn cứ cụ thể: doanh thu bỏn hàng ở thời kỳ trước, kết quả nghiờn cứu thị trường cụ thể, năng lực sản xuất của doanh nghiệp và chi phớ doanh nghiệp tiờu thụ sản phẩm . Kế hoạch hoỏ tiờu thụ sẽ đơn giản nếu đó cú số liệu thống kờ cụ thể về doanh thu của từng loại, nhúm loại sản phẩm trờn từng thị trường trong từng khoảng thời gian ngắn hạn. Mặt khỏc, phải cú dự bỏo những thay đổi cú thể về nhõn tố liờn quan tới hoạt động tiờu thụ sản phẩm của doanh nghiệp .
Trong kế hoạch tiờu thụ phải chia ra cỏc chớnh sỏch cũng như giải phỏp tiờu thụ sản phẩm thớch hợp. Việc xỏc định cỏc giải phỏp và chớnh sỏch tiờu thụ phải dựa trờn kết quả phõn tớch cỏc chớnh sỏch, giải phỏp doanh nghiệp đang ỏp dụng và cỏc dự bỏo thay đổi cỏc nhõn tố liờn quan đến khỏch hàng và đối thủ cạnh tranh trờn thị trường. 5. Tổ chức hoạt động bỏn hàng và dịch vụ sau bỏn hàng 5.1. Tổ chức bỏn hàng Sơ đồ bộ phận tiờu thụ: Phú phũng kinh Doanh Cửa hàng bỏn lẻ Cửa hàng bỏn lẻ Cửa hàng bỏn lẻ Cửa hàng bỏn lẻ
- Phũng kinh doanh gồm 12 người. Một trưởng phũng, một phú phũng, phũng này cú chức năng, nhiệm vụ xõy dựng cỏc kế hoạch mua, bỏn hàng hoỏ từng thỏng, từng quý cũng như cả năm và cú trỏch nhiệm cung ứng kịp thời hàng hoỏ theo yờu cầu của cỏc bộ phận bỏn lẻ và bỏn buụn của Doanh nghiệp, đồng thời cú nhiệm vụ nghiờn cứu thị trường tỡm và phỏt triển nhu cầu đồng thời giới thiệu rộng rói hàng húa mới của Doanh nghiệp trờn thị trường giỳp cho việc quyết định của người lónh đạo chuẩn xỏc nhất, tận dụng được thời cơ trờn thị trường.
- Cỏc cửa hàng đại lý trực thuộc đều cú kết cấu quản lý bao gồm 1 cửa hàng trưởng, một cửa hàng phú, hai kế toỏn và cỏc mậu dịch viờn bỏn hàng. Cửa hàng trưởng cú trỏch nhiệm quản lý nhõn viờn bỏn hàng, tài sản của cửa hàng. Cỏc nhõn viờn bỏn hàng theo dừi ghi chộp tỡnh hỡnh hoạt động mua bỏn hàng hoỏ tại quầy của mỡnh để bỏo cỏo với cửa hàng trưởng.
Trưởng phũng là người ra quyết định kiểm soỏt quản lý toàn bộ cỏc hoạt động của phũng mỡnh và ra lệnh chỉ thị trực tiếp đến cỏc nhõn viờn. trực thuộc phũng và cỏc cửa hàng trực thuộc.
Phú phũng cú nhiệm vụ thu thập xử lý cỏc thụng tin được giỏm đốc truyền đi và cỏc thụng tin phản hồi từ phớa khỏch hàng thụng qua cỏc nhõn viờn tiếp thị, cỏc cửa hàng nhằm trợ giỳp giỏm đốc trong việc điều hành quản lý cỏc nhõn viờn. Nhõn viờn tiếp thị cú chức năng vận chuyển điều phối và phõn phối
hàng hoỏ thăm dũ tỡm kiếm thị trường thu thập cỏc thụng tin phản hồi từ phớa khỏch hàng và người tiờu dựng.
Cỏc của hàng cú chức năng bỏn hàng (cung cấp hàng hoỏ cho người tiờu dựng) và chịu sự quản lý trực tiếp từ phũng kinh doanh (trưởng phũng). Mọi cụng việc của đại lý phải thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh cho cụng ty để lónh đạo cụng ty cú những nắm bắt kịp thời.
Tại cửa hàng: cụng tỏc bỏn hàng vẫn được tổ chức tốt, khoa học, nhõn viờn bỏn hàng nhiệt tỡnh chu đỏo đem lại sự tin cậy cho khỏch hàng. Trang bị vật chất cho bỏn hàng tại cỏc cửa hàng là tương đối đầy đủ. Hàng hoỏ được bày bỏn ở cỏc cửa hàng tương đối tốt và đầy đủ, đẹp và bắt mắt, biển hiệu rừ ràng, bảng giỏ thống nhất rừ ràng từng loại.
Tuy nhiờn thực trạng cụng tỏc bỏn hàng cũn nhiều bất cập. Nhiều cửa hàng ở vị trớ khụng thuận lợi, nhõn viờn bỏn hàng cú kinh nghiệm, nhiệt tỡnh nhưng khụng cú thủ thuật mời chào đàm phỏn khụng mang tớnh nghệ thuật, thiếu tỏc phong cụng nghiệp.
Cựng với hỡnh thức bỏn hàng đa dạng thỡ cỏc hỡnh thức thanh toỏn cũng hết sức phong phỳ, hỡnh thức thanh toỏn mà Cụng ty đang ỏp dụng là thanh toỏn bằng tiền mặt, sộc, chuyển khoản. đối với hỡnh thức thanh toỏn bằng sộc, chuyển khoản chỉ ỏp dụng cho hỡnh thức bỏn hàng theo hợp đồng kinh tế. Cũn đối với việc bỏn lẻ tại cửa hàng thỡ khụng ỏp dụng cỏc hỡnh thức thanh toỏn trờn mà chỉ ỏp dụng hỡnh thức thanh toỏn bằng tiền mặt.
Hỡnh thức thanh toỏn theo phương thức trả chậm được Cụng ty ỏp dụng cho nhiều đối tượng, khỏch hàng được phộp thanh toỏn chậm theo quy định của HĐKT. đõy là một trong những biện phỏp hỗ trợ bỏn hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh của Cụng ty.
Ngoài ra Cụng ty cũn cú chế độ khen thưởng rừ ràng cho từng thời kỳ:
- Cỏc Tổng đại lý nộp tiền được hưởng 3% tổng số tiền nộp vào Cụng ty.
- Cỏc đại lý bỏn lẻ được hưởng 5% chiết khấu.
Hàng quý hàng năm Cụng ty cũn tổng kết doanh thu của cỏc Tổng đại lý và cú chế độ khen thưởng thớch hợp nhằm khuyến khớch cỏc Tổng đại lý cú doanh thu cao. Như thưởng tiền, tổ chức cho cỏc Tổng đại lý đi thăm quan nghỉ mỏt.
Đối với những nhõn viờn bỏn hàng và trưởng cỏc cửa hàng của Cụng ty đạt doanh số cao đều được thưởng: nhõn viờn đạt doanh số 100 triệu đồng/thỏng sẽ được thưởng 1 triệu đồng hoặc cửa hàng trưởng của cửa hàng đạt doanh số 1 tỷ thỡ được thưởng 2 triệu đồng.
Cỏc cụng tỏc hỗ trợ này đó gúp phần tớch cực vào cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty trong những năm qua.