Hoạt động sản xuất hóa chất dạng nhũ tương tại công ty Nuplex được tự động hóa từ khâu xuất nguyên vật liệu, xử lý nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm thông qua hệ thống dẫn chất lỏng dưới lòng đất, được điều khiển bằng hệ thống máy vi tính. Do đó, số lượng công nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất là rất ít. Chi phí nhân công trực tiếp chỉ bằng khoản 1% tổng giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm tại công ty Nuplex chỉ do chi phí nguyên vật liệu cấu thành. Theo chính sách của công ty, chi phí nhân công trực tiếp được phân bổ 99% vào giá vốn hàng bán trong kỳ và 1% vào tài khoản hàng tồn kho. Chi phí sản xuất chung mỗi tháng được phân bổ cho hàng tồn kho cuối tháng và giá vốn hàng bán trong theo số lượng sản phẩm được bán ra trong kỳ. Qui trình sản xuất được mô tả như số đồ 2.5
a) Các công việc cụ thể
Lập kế hoạch sản xuất:
Lập kế hoạch sản xuất là khâu đầu tiên trong chu trình sản xuất. Phòng lập kế hoạch của từng ngành hàng sẽ lập kế hoạch sản xuất cho 6 tháng căn cứ vào kế hoạch bán hàng và mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của thành phẩm. Kế hoạch sản xuất được điều chỉnh hàng tháng khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng.
Lập lệnh sản xuất (Manufacuturing Order)
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch tạo và in lệnh sản xuất từ phần mềm Accpac và gởi sang xưởng sản xuất và thủ kho để làm căn cứ tiến hành sản xuất và xuất kho nguyên vật liệu dạng rắn. Lệnh sản xuất gồm các thông tin: số hiệu kế hoạch 6 tháng và số hiệu kế hoạch hàng tháng, sản phẩm, số lượng cần sản xuất, ngày bắt đầu và kết thúc, số lượng các nguyên vật liệu cần thiết.
Xuất nguyên vật liệu.
Thủ kho xuất và giao nguyên vật liệu theo yêu cầu trên lệnh sản xuất cho xưởng sản xuất. Cả nhân viên kỹ thuật và thủ kho cùng ký nhận lên 2 lệnh giao sản xuất và mỗi phòng bên giữ một liên. Tại xưởng sản xuất, nhân viên kỹ thuật điều khiển phần mềm quản lý hệ thống truyền dẫn để xuất nguyên vật liệu dạng lỏng cần thiết vào bồn trộn dựa vào lệnh sản xuất nhận được từ phòng kế hoạch và báo cáo phân tích kiểm tra chất lượng nhận được từ bộ phận kiểm tra chất lượng. Nguyên vật liệu dạng rắn (bột) được đưa vào bồn trộn qua thiết bị được gọi là khay cân. Nhân viên kỹ thuật khai báo mã nguyên liệu vào thiết bị và trọng lượng nguyên vật liệu trên thiết bị được tự động chuyển vào hệ thống điều khiển sản xuất. Vào cuối ngày, từ hệ thống đó, họ in báo cáo số lượng nguyên vật liệu đã được sử dụng ra và gởi cho phòng kế hoạch sản xuất.
Phòng lập kế hoạch sẽ căn cứ vào đó để nhập liệu số lượng nguyên vật liệu xuất ra cho từng lệnh sản xuất vào phần mềm kế toán Accpac. Hệ thống Accpac sẽ tự động hạch toán vào tài khoản kế toán đã được lập trình trước theo giá bình quân gia quyền.
Nhập kho thành phẩm.
Khi bồn trộn đạt được các thông số sản xuất đã được lập trình trước bởi nhân viên kỹ thuật, số lượng thành phẩm tự động chảy vào một bồn chứa riêng biệt chờ kiểm tra chất lượng. Từ hệ thống này, nhân viên kỹ thuật in ra báo cáo sản xuất và gởi cho bộ phận kiểm tra chất lượng. Lúc này, lệnh sản xuất đó được chuyển sang trạng thái “Đã hoàn thành” (completed). Bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra và ghi nhận thông tin vào hệ thống điều khiển sản xuất. Tại đây diễn ra 2 trường hợp xử lý:
Nếu đạt chất lượng, hệ thống điều khiển sản xuất sẽ kích hoạt để dẫn thành phẩm từ bồn chứa kiểm tra sang bồn chứa thành phẩm và đồng thời nhân viên kiểm tra chất lượng in ra báo cáo nhập kho thành phẩm gởi cho thủ kho. Lúc này lệnh sản xuất chuyển sang trạng thái “đã khóa” (closed). Thủ kho sẽ kiểm tra lại số lượng thành phẩm mới nhập vào bồn và ký nhận lên phiếu nhập kho và gởi qua phòng kế hoạch sản xuất. Nhân viên phòng kế hoạch sản xuất sẽ ghi nhận số lượng thành phẩm nhập kho cho từng lệnh sản xuất vào phần mềm Accpac. Phần mềm Accpac sẽ sử dụng giá thành tại thời điểm nhập kho làm giá tạm tính cho lần nhập kho đó và sẽ cập nhật lại giá thành của toàn bộ lệnh sản xuất khi lệnh đó đã được khóa lại.
Nếu không đạt chất lượng, hệ thống điều khiển sản xuất sẽ được kích hoạt để dẫn thành phẩm từ bồn chứa kiểm tra sang bồn chứa chờ xử lý. Nhân viên kiểm tra chất lượng cũng in ra báo cáo phân tích kiểm tra và gởi cho xưởng sản xuất để họ sản xuất lại lô hàng không đạt chất lượng.
b) Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động sản xuất:
Trong chu trình sản xuất có các hoạt động kiểm soát sau:
− Kế hoạch sản xuất được lập ra thành chứng từ có số chứng từ và được tổng giảm đốc ký duyệt.
− Các chứng từ lưu chuyển phải có chữ ký của nhân viên có liên quan.
− Hàng tháng có đội bảo trì xuống xem xét lại toàn bộ hệ thống truyền dẫn chất lỏng và hệ thống xử lý khói thải.
− Định kỳ mỗi năm, ban kiểm soát nội bộ của công ty mẹ sẽ qua để kiểm tra lại toàn bộ hoạt động sản xuất. Họ kiểm tra lại tính hợp lý của qui trình sản xuất, khí thải và đưa ra các hỗ trợ để cải tiến qui trình sản xuất và cải tiến hệ thống điều khiển sản xuất.
− Ghi nhận kết quả sản xuất phải căn cứ vào phiếu nhập kho có ký nhận của thủ kho.
− Cuối tháng, số lượng thành phẩm dở dang trong các bồn chứa và trộn phải được in ra và gởi lên bộ phận kế toán để bộ phận này qui đổi và so sánh với giá trị chi phí dở dang trên phần mềm.
− Phiếu nhập kho thành phẩm được in ra từ hệ thống điều khiển sản xuất có đánh số liên tục.
c) Lưu chuyển chứng từ
Lệnh sản xuất được lập thành 4 liên. Liên 1 gởi cho xưởng sản xuất để làm căn cứ xuất nguyên vật liệu. Liên 2 và 3 được xem như phiếu yêu cần xuất nguyên liệu và được gởi cho thủ kho. Liên 4 lưu lại phòng kế hoạch sản xuất.
Thủ kho xuất nguyên vật liệu và ký nhận lên 2 liên của lệnh sản xuất và giao toàn bộ vật liệu và chứng từ cho xưởng sản xuất. Nhân viên kỹ thuật tại xưởng nhận vật liệu từ thủ kho, ký xác nhận và gởi liên 3 lại cho thủ kho.
Tại xưởng sản xuất, vào cuối ngày, 2 liên báo cáo sử dụng nguyên vật liệu được in ra. Một liên gởi ngược lại phòng kế hoạch sản xuất để làm họ nhập liệu vào phần mềm Accpac. Một liên lưu lại xưởng này.
Khi thành phẩm được sản xuất xong, nhân viên kỹ thuật in 2 liên báo cáo sản xuất, một liên gởi cho bộ phận kiểm tra chất lượng, một bản lưu tại phòng kỹ thuật.
Tại bộ phận kiểm tra chất lượng, tùy thuộc vào kết quả kiểm tra đạt hay không đạt, họ sẽ in ra 3 liên phiếu nhập kho hoặc 2 liên báo cáo phân tích kiểm tra chất lượng. 3 liên phiếu nhập kho được gởi cho thủ kho. 1 liên báo cáo phân tích kiểm tra được gởi cho xưởng sản xuất để họ sản xuất lại lô hàng đó. Liên còn lại của báo cáo phân tích được lưu tại bộ phận kiểm tra chất lượng.
Thủ kho sau khi nhận 3 liên phiếu nhập kho sẽ kiểm tra số lượng thành phẩm trong bồn và ký nhận lên 3 liên phiếu nhập kho. 1 liên gởi cho phòng kế hoạch sản xuất để họ nhập liệu vào phần mềm Accpac. 1 liên gởi cho bộ phận kiểm tra chất lượng và liên còn lại được thu kho lưu lại.
d) Giám sát
− Định kỳ đối chiếu sổ cái tài khoản nguyên vật liệu với báo cáo chi tiết xuất nguyên vật liệu.
− Định kỳ đối chiếu sổ cái tài khoản thành phẩm với báo cáo sản xuất chi tiết cho từng lệnh sản xuất.
− Cuối tháng qui đổi số lượng thành phẩm dở dang với giá trị tài khoản chi phí dở dang.