Qua tìm hiểu, chu trình bán hàng – thu tiền của công ty Nuplex như sơ đồ 2.6
Chu trình bán hàng – thu tiền gồm các thủ tục việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, dịch vụ và tiền. Qui trình này bắt đầu bằng việc nhận đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó là hoạt động giao hàng và kết thúc là việc ghi nhận công nợ phải thu và thu tiền.
a) Các công việc cụ thể
Lập lệnh bán hàng
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng gởi, bộ phận bán hàng tạo lệnh bán hàng trong hệ thống Accpac. Giá bán sẽ được tự nhân viên bán hàng thỏa thuận với khách hàng căn cứ vào giá thành của thành phẩm. Do đó, một sản phẩm có thể được bán ở nhiều giá khác nhau. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ in bản hợp đồng bán hàng từ hệ thống Accpac. Một bản gởi cho khách hàng, 1 bản gởi cho bộ phận Logistic và bản còn lại lưu tại bộ phận bán hàng.
In hóa đơn và phiếu giao hàng.
Căn cứ vào hợp đồng nhận từ bộ phận bán hàng, nhân viên logistic đối chiếu hợp đồng với lệnh bán hàng có trên hệ thống và in ra 4 liên phiếu giao hàng được đánh số liên tục và 3 liên hóa đơn GTGT đặc thù. Sau đó bộ phận này gởi toàn bộ hóa đơn và phiếu giao hàng cho bộ phận kho và đồng thời cập nhật kế toán chi tiết hàng tồn kho vào hệ thống.
Giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kho đối chiếu hóa đơn và phiếu giao hàng với nhau, xuất hàng ra khỏi kho và ký nhận lên 4 liên phiếu giao hàng. Sau khi ký nhận lên phiếu giao hàng thì hàng hóa, liên 2 của hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng liên 2 và 3 được giao cho bộ phận logistic. Liên 1 của hóa đơn và phiếu giao hàng được kho chuyển lên bộ phận kế toán nợ phải thu. Liên còn lại của hóa đơn và phiếu giao hàng được lưu tại bộ phận kho. Bộ phận logistic sẽ sắp xếp xe để giao hàng và chứng từ cho khách hàng và lưu lại liên 3 phiếu giao hàng đã có xác nhận của khách hàng.
Cập nhật công nợ khách hàng và thu tiền.
Tại bộ phận kế toán, kế toán chi tiết phải thu sẽ đối chiếu hóa đơn và phiếu giao hàng nhận được từ kho chuyển lên với lệnh bán hàng trên hệ thống và chọn đúng số hóa đơn trên hệ thống để cập nhật công nợ phải thu khách hàng. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán phải thu in 2 liên phiếu thu và gởi cho thủ quỹ. Thu quỹ thu tiền và ký nhận lên phiếu thu và gởi liên 2 cho khách hàng, gởi liên 1 cho kế toán phải thu. Kế toán phải thu căn cứ vào phiếu thu đã được thủ quỹ ký nhận để cập nhật giảm công nợ khách hàng, đóng dấu “Đã thanh toán” lên hóa đơn và lưu bộ chứng từ đã thanh toán gồm hóa đơn, phiếu thu và phiếu giao hàng. Đối với thanh toán qua ngân hàng, hàng tuần, kế toán phải thu nhận được sổ phụ của ngân hàng sẽ đánh số lên sổ phụ đó và cập nhật giảm công nợ khách hàng và đánh dấu số sổ phụ ngân hàng lên hóa đơn đã thanh toán. Bộ chứng tư lưu trong thanh toán qua ngân hàng gồm các hóa đơn, phiếu giao hàng và sổ phụ ngân hàng.
b) Thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền
− Theo chính sách bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ thỏa thuận giá bán với khách hàng căn cứ vào giá thành của sản phẩm với mức lợi nhuận tối thiểu là 30%.
− Công ty tách biệt các chức năng lập lệnh bán hàng, giao hàng, thủ kho và kế toán công nợ.
− Chỉ những lệnh bán hàng có hợp đồng mới được in hóa đơn và phiếu giao hàng.
− Khi chuyển sản phẩm ra khỏi công ty phải có hóa đơn và phiếu giao hàng đã được thủ kho ký nhận.
− Phiếu giao hàng và hóa đơn phải được in từ trong hệ thống Accpac, không cho phép phiếu giao hàng và hóa đơn viết tay.
− Đánh số lên sổ phụ ngân hàng nhận được hàng tuần.
− Các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “Đã thanh toán” hoặc ghi số sổ phụ ngân hàng
c) Lưu chuyển chứng từ
Bộ phận bán hàng lập 3 bản hợp đồng có xác nhận của giám đốc bán hàng. 1 bản được giao cho khách hàng, 1 bản được chuyển cho bộ phận logistic và 1 bản được lưu lại bộ này. Căn cứ vào hợp đồng, bộ phận logistic in 3 liên hóa đơn và 3 liên phiếu giao hàng và chuyển toàn bộ cho bộ phận kho để thủ kho xuất hàng.
Hóa đơn và phiếu nhập kho được ký nhận bởi thủ kho được gởi 1 liên cho nhân viên logistic để họ vận chuyển, giao hàng và giao hóa đơn, phiếu giao hàng cho khách hàng. 1 liên hóa đơn và phiếu giao hàng được chuyển cho bộ phận kế toán để cập nhật công nợ và liên còn lại lưu tại kho.
Phiếu thu tiền mặt được kế toán công nợ phải thu in và chuyển cho thủ quỹ ký nhận và gởi lại cho kế toán phải thu 1 liên và khách hàng 1 liên. Hóa đơn đã thanh toán được lưu chung với phiếu giao hàng và phiếu thu tại kế toán toán nợ phải thu. Phiếu giao hàng và hóa đơn chưa thanh toán cũng được lưu tại kế toán công nợ thành 1 hồ sơ riêng.
d) Giám sát
− Định kỳ đối chiếu số dư công nợ tổng hợp với chi tiết phải thu từng khách hàng.
− Hàng tháng đối chiếu công nợ phải thu phát sinh (Customer Transaction Report) với doanh số trong tháng (Sales History Report) trong hệ thống Accpac.
− Hàng tháng đối chiếu công nợ với khách hàng là các công ty con trong tập đoàn và một số khách hàng giao dịch thường xuyên.