Cách thức cài đặt phần mềm Accpac trên máy chủ tại Úc và máy con kết nối vào máy chủ để chạy các ứng dụng Accpac thông qua phần mềm Citrix làm cho việc xử lý dữ liệu phụ thuộc vào tốc độ xử lý của citrix. Hiện tại độ lớn của cơ sở dữ liệu nhỏ, nên công ty Nuplex vẫn chưa gặp trục trặc trong việc truyền dữ liệu giữa máy con và máy chủ. Nhưng trong tương lai, khi độ lớn của cơ sở dữ liệu tăng lên, cùng với số lượng người sử dụng cũng tăng lên theo sự phát triển của công ty, có khả năng citrix xử lý không kịp, làm cho số liệu đang trên đường truyền bị mất. Điều này sẽ dẫn đến cơ sở dữ liệu bị hỏng.
Bên cạnh đó, với cách cài đặt Accpac theo kiểu sử dụng Citrix, khi nhân viên vận hành đóng (close) chương trình Accpac không đúng cách thì nhân viên này không thể làm việc tiếp tục trên Accpac cho đến khi có một người nào đó có quyền vào máy chủ để khởi động lại tác vụ Accpac cho nhân
viên (user ID ) này. Điều này làm cho công việc tại công ty Nuplex bị ngưng trệ nếu không có người có quyền thao tác trên máy chủ.
2.5 Nguyên nhân đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ
Qua tìm hiểu, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex bị đe dọa là do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau:
Nguyên nhân chủ quan
− Công ty đã không trang bị thiết bị tích điện cho hệ thống máy tính ở khu vực văn phòng và xưởng sản xuất trong khi các khu vực này được tin học hóa hoàn toàn.
− Chính sách qui định chi tiết các xử lý nghiệp vụ còn sơ sài.
− Trong việc ghi nhận hoạt động sản xuất vào hệ thống phần mềm, công ty đã chỉ quan tâm tới cách thức tập hợp chi phí và tính giá thành của hệ thống mà quên đi sự khác nhau trong phương thức xuất kho các dạng nguyên vật liệu.
− Nuplex là công ty có qui mô vừa, nên có sự kiêm nhiệm là tất yếu, nhưng hiện tại công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức của các nhân viên.
− Công ty đã dựa vào sự trợ giúp của công ty cung cấp phần mềm kế toán khi một nhân viên của họ nghỉ phép.
Nguyên nhân khách quan
Theo chính sách của công ty mẹ, cơ sở dữ liệu của các công ty con phải được đặt tại máy chủ của công ty mẹ. Mỗi công ty con trong tập đoàn Nuplex đều chỉ sản xuất một loại ngành hàng. Riêng công ty Nuplex Việt Nam ra đời sau cùng nhưng sản xuất tất cả các ngành hàng (3 ngành hàng). Do đó, công ty mẹ đã không lưu ý tới độ lớn của cơ sở dữ liệu của công ty Nuplex Việt Nam.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ của công ty Nuplex Resins Việt Nam, có thể nói công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm làm cho hệ thống chưa đạt hiệu quả.
Trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty Nuplex đã có một số thuận lợi ban đầu. Có thể khái quát các thuận lợi tiêu biểu sau:
− Ban lãnh đạo công ty có ý thức về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
− Công ty đã có qui trình hoạt động đã đi vào qui cũ và được làm thành văn bản.
− Công tác lập kế hoạch sản xuất được thực hiện nghiêm túc và đều đặn theo chu kỳ 6 tháng và có sự cập nhật lại mỗi tháng.
− Sự quản lý và công tác kế toán được sự rất nhiều sự hỗ trợ từ phần mềm Accpac và hệ thống điều khiển sản xuất. Hệ thống này giúp hạn chế được rủi ro khi có sự kiêm nhiệm. Đồng thời hệ thống cũng cung cấp các chứng từ lưu chuyển với số liệu đáng tin cậy.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS
VIỆT NAM.
3.1 Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp gặp không ít rủi ro chủ quan và khách quan đe dọa đến sự đạt được các mục tiêu. Do vậy mỗi một doanh nghiệp phải tự xoay sở đối phó với các rủi ro đó. Và hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là một công cụ giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác, tập hợp các biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa các rủi ro đe dọa sự đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp được coi là hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nói chung. Các biện pháp này có thể là ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai soát.
Mục tiêu của các doanh nghiệp là muốn đạt được hiệu quả mong muốn với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng bị chi phối bởi mục tiêu này.
Trên cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những thuận lợi và nguy cơ gặp rủi ro trong hệ thống KSNB của công ty Nuplex được trình bày ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công ty Nuplex hoàn thiện hệ thống KSNB của mình. Giải pháp tập trung vào các vấn đề sau:
− Hoàn thiện môi trường kiểm soát
− Hoàn thiện một số hoạt động kiểm soát trong từng chu trình hoạt động.
− Hoàn thiện thông tin và truyền thông.
3.2 Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins.
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.1.1 Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý.
a)Cơ cấu tổ chức
Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc của từng bộ phận. Đội bảo vệ nên trực thuộc bộ phận nhân sự. Nên tổ chức đội xe thành 1 bộ phận riêng biệt, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng.
b)Sự phân chia trách nhiệm hợp lý
Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng 2 nguyên tắc là ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm và sự tách biệt giữa các chức năng.
Ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm: cần phải tập trung và qui
trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm dễ bị xem thường và không được qua tâm đúng mức sẽ có tác động không tốt đến hoạt động của những bộ phận khác.
− Đối với công ty Nuplex, là một doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên tương đối ít, ngoài việc qui định trách nhiệm cho trưởng bộ phận, công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao hẳn trách nhiệm cho một cá nhân nào đó, buộc người này phải có ý thức đến công việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt công việc với ít gian lận và sai sót.
− Sự vận hành của một công ty là kết hợp những hoạt động, những công việc riêng lẽ lại với nhau. Do đó, trong việc ủy nhiệm và phân định trách nhiệm cần bao gồm cả trách nhiệm phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân lại với nhau.
Tách biệt giữa các chức năng: Qui tắc này đòi hỏi công ty phải giao những phần việc khác nhau cho những cá nhân hoặc bộ phận riêng biệt vì những phần việc này nếu để cho cùng một cá nhân hoặc bộ phận đảm nhận sẽ dễ xảy ra khả năng phát sinh sai sót hoặc gian lận:
− Chức năng bảo quản tài sản với chức năng hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Ví dụ: thủ quỹ không thể là người hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền.
− Chức năng bảo quản tài sản và chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến tài sản.
− Chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ và chức năng hạch toán các nghiệp vụ. Ví dụ, một nhân viên không được phép vừa tìm kiếm nhà cung cấp và vừa phê chuẩn đơn đặt hàng gởi tới nhà cung cấp.
Nói cách khác, tách biệt các chức năng có nghĩa là không nên giao cho cùng một người hoặc cùng một bộ phận phụ trách một nghiệp vụ qua tất cả khâu. Hiện tại công ty Nuplex có 2 sự kiêm nhiệm có khả năng gây thất thoát tài sản, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh5. Nhưng là một công ty nhỏ, sự kiêm nhiệm là một điều không tránh khỏi để tiết kiệm chi phí. Để hạn chế tác động tiêu cực của các sự kiêm nhiệm trên, công ty Nuplex nên thực hiện:
− Hạn chế quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của giám đốc tài chính. Chỉ cho nhân viên này quyền đọc thông tin trên cơ sở dữ liệu. Khi phát hiện sai sót trên hệ thống cần phải chỉnh sửa ngay trên cơ sở dữ liệu thì nhân viên này phải giải trình rõ lý do thì mới được giám đốc bộ phận IT của công ty mẹ cho phép chỉnh sửa trên cơ sở dữ liệu và có lưu lại dấu vết chỉnh sửa.
5 Mục 2.4.1.1
− Hạn chế việc cập nhật khoản trả tiền từ nhà cung cấp của kế toán nợ phải trả kiêm thủ quỹ. Chuyển công việc in phiếu chi và các lệnh chuyển tiền qua nhân viên kế toán ngân hàng và có qui định số tiền mặt tối thiểu trên phiếu chi cần có sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền.
3.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên.
Bộ phận nhân sự trong công ty cần góp phần đào tạo những nhân viên có năng lực, giảm nguy cơ phát sinh các sai sót và gia tăng mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ thực hiện. Công ty cần ban hành chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ như hỗ trợ kinh phí, thời gian học tập, khen thưởng cho những người có thành tích học tập tốt.
Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần được tổ chức vào thời gian linh hoạt để mọi nhân viên có liên quan đều có thể tham dự. Trong trường hợp việc huấn luyện do tổ chức bên ngoài thực hiện, cần thiết phải có sự tham gia của người chịu trách nhiệm chính. Người này có trách nhiệm huấn luyện lại cho các nhân viên có liên quan vào thời điểm thích hợp. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí do không phải kéo dài thời gian học tập.
Định kỳ luân phiên công việc giữa các thành viên trong bộ phận và giữa những bộ phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị ngưng trệ khi nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất.
Ngoài phúc lợi cho nhân viên, công ty cần quan tâm đến phúc lợi cho người nhà của nhân viên. Ví dụ như công ty có chính sách trợ cấp và hỗ trợ ngày phép cho nhân viên khi thân nhân (cha, mẹ, con, vợ, chồng) của họ bị đau ốm, hoặc tổ chức chuyến du lịch dã ngoại hàng năm cho nhân viên và thân nhân, …Có như vậy nhân viên sẽ an tâm làm việc và năng suất công việc được tăng cao.
3.2.1.3 Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Theo khảo sát, cấp quản lý của công ty Nuplex có quan tâm đến kiểm soát nội bộ. Chính điều này ảnh hưởng đến tất cả các nhân viên, buộc họ không được lơ là với những nguyên tắc và thủ tục mà công ty đặt ra. Tuy nhiên, để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên các thông tin kinh tế xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các văn bản pháp quy mới của nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động của công ty, hoặc tham dự các khóa đào tạo về KSNB.
a)Thiết lập môi trường văn hóa của công ty.
Văn hóa công ty là một hệ thống các chuẩn mực và giá trị được hình thành, gắn với quá trình thành lập và hoạt động của công ty. Với tư cách là những chuẩn mực, văn hóa công ty làm những tiêu chuẩn điều tiết các hoạt động của từng thành viên trong công ty, góp phần hình thành ý thức chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, tăng cường niềm tin vào giá trị đạo đức. Các cấp quản lý cần thực hiện tiết kiệm, khen thưởng các nhân viên tiết kiệm tài nguyên công ty nhưng vẫn đạt được hiệu quả và chất lượng.
b)Dự kiến và phòng chống một vài rủi ro.
Công ty phải nghiêm túc thực hiện an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy. Các đợt tập dượt phòng cháy chữa cháy không được báo trước cho nhân viên. Đồng thời tính toán thời gian thực hiện của tất cả các nhân viên, xử phạt những nhân viên lề mề để buộc tất cả các thành viên trong công ty đểu phải tuân thủ nghiêm chỉnh.
Công ty nên thực hiện biện pháp chia sẻ rủi ro như mua bảo hiểm cho nhà máy.
Hiện nay, công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nuplex gần như tin học hóa toàn bộ, từ nhà xưởng cho đến văn phòng. Do đó công ty cần phải xây dựng các biện pháp ngăn ngừa virút phá hỏng dữ liệu hay lắp cắp dữ liệu, cụ thể: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Các máy tính thành viên kết nối với máy chủ chỉ được sử dụng chương trình gởi mail có sự hạn chế trên các loại tập tin gởi đính kèm, ngăn cấm việc truy cập các trang web và các chương trình chat. Tuy nhiên cần phải thiết lập một máy tính riêng, không kết nối vào mạng nội bộ nhưng có thể truy cập internet để nhân viên có thể tìm kiếm những thông tin cần thiết.
− Loại bỏ chức năng cài đặt các ứng dụng ở các máy thành viên. Chỉ có người quản trị hệ thống thông tin mới được phép cài đặt các ứng dụng khi cần thiết.
− Người quản trị hệ thống thông tin phải thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất của chương trình diệt virút, cập nhật thông tin cảnh báo của các cơ quan phòng chống virút máy tính.
− Thông báo cho tất cả các nhân viên hiện tượng bị nhiễm virut để mỗi nhân viên phát hiện và thông báo xử lý kịp thời.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
3.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng, nhận hàng và thanh toán nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ của chu trình mùa hàng – thanh toán, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, công ty Nuplex cần thực hiện một số biện pháp hoàn hiện như sau:
a) Lập đơn đặt hàng.
− Ban hành chính sách tất cả các đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải có phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua hàng vượt quá hoặc thiếu hụt so với nhu cầu. Ví dụ đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu, bao bì đóng gói phục vụ cho sản xuất phải có yêu cầu từ bộ phận sản xuất thay vì bộ phận này gởi nguyên lịch sản xuất như hiện tại. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng có thể được thiết kế như sau:
Trong đó, số phiếu yêu cầu được qui định cách đánh số: <2 ký tự đầu của bộ phận><ngày tháng năm><số thứ tự>
− Trên đơn đặt hàng có tham chiếu số phiếu yêu cầu mua hàng và ngày nhận phiếu yêu cầu.
− Lập dự toán ngân sách năm cho bộ phận mua hàng.
− Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng mua và tình hình thực hiện đơn đặt hàng của nhà cung cấp để đáp ứng kịp thời nhu cầu.
b) Lựa chọn nhà cung cấp
− Ban hành chính sách ưu tiên đặt mua nguyên vật liệu do các công ty trong cùng tập đoàn cung cấp.
− Lập danh sách những nhà cung cấp uy tín, có chất lượng đảm bảo dựa vào báo cáo của bộ phận kiểm tra chất lượng và dữ liệu hàng bị