3. 2.1 Nâng cao chất lượng hoạt động quản trị điều hành.
3.2.5. Tăng cường công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh.
Một trong những giái pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng là phải quản lý chi phí kinh doanh. Để tiết kiệm chi phí kinh doanh, đòi hỏi Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng phải xác lập được nội dung tính chi phí kinh doanh theo từng nội dung cụ thể phù hợp nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Để xác lập được nội dung tính chi
phí kinh doanh phù hợp, trong điều kiện cụ thể của mình, Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng cần thực hiện các nội dung chủ yếu sau:
Thứ nhất, xây dựng nhiệm vụ tính chi phí kinh doanh rõ ràng:
* Tạo ra cơ sở cần thiết để ra quyết định kinh doanh:
Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy QT là phải ra các quyết định phù hợp với các điều kiện môi trường. Đó là các quyết định rất đa dạng từ dài hạn, trung hạn, ngắn hạn đến các quyết định điều hành hoạt động hàng ngày. Muốn vậy, tính chi phí kinh doanh phải được tổ chức để cung cấp các tài liệu phù hợp với yêu cầu cho việc ra từng loại quyết định khác nhau [6].
Phải dựa trên cơ sở các nhu cầu cụ thể về thông tin cho các loại quyết định khác nhau mà tổ chức tính toán và cung cấp các số liệu vể chi phí kinh doanh phù hợp. để hoàn thành nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết làm cơ sở cho các quyết định KD, tính chi phí kinh doanh phải được tiến hành không phải chỉ ở giác độ tính toán các số liệu thực tế đã phát sinh trong quá khứ và hiện tại mà quan trọng hơn là phải phân tách để tính toán nó trên giác độ kế hoach.
* Cung cấp thông tin cần thiết đẻ xây dựng và đánh giá chinh sách giá cả:
- Với nhiệm vụ hoạch định và đánh giá chính sách giá bán
Nhiệm vụ này tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế cụ thể. Khoa học QTKD càng phát triển, các nhà quản trị càng thống nhất cho rằng trong nền kinh tế thị trường biểu hiện rõ nhất là tính chi phí kinh doanh phải tạo lập thông tin làm cơ sở cho việc xác định giới hạn dưới của giá cả. Thông tin chi phí kinh doanh cho biết trong các điều kiện thị trường xác định mức giá cả tối thiểu phải là bao nhiêu, nếu Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng không muốn bị lỗ vốn hay với thông tin của chi phí kinh doanh người ta không xác định giá cả có thể đạt mà xác định mức giá tối thiểu cần đạt hoặc kiểm ta xem liệu giá cả đã đưa ra ở một đơn hàng nào đó còn chấp nhận được hay không.
Để đạt được lợi nhuận tối đa, Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng không chỉ quan tâm đến chính sách giá cả sản phẩm hàng hoá bán ra mà còn phải có chính sách giá cả mua hàng sao cho giảm thiểu chi phí kinh doanh sử dụng các yếu tố đẩu vào. Vì vậy, tính chi phí kinh doanh phải cung cấp các thông tin cần thiết để đưa ra chính sách giá mua đối với nguyên vật liệu. Chính sách giá mua nguyên vật liệu luôn phải gắn với chính sách giá cả sản phầm bán ra và đều cần có thông tin về chi phí kinh doanh.
- Xác định giá tính toán cho bán thành phẩm, sản phẩm dở dang và công cụ tự chế.
Trong sản xuất hoạt động trao đổi kết quả của các bộ phận khác nhau chơ nhau như sản phẩm dở dang, bản thành phần là một tất yếu. Các kết quả trao đổi giữa các bộ phận này phải được đánh giá để làm cơ sở đánh giá kết quả, xác định trách nhiệm từng bộ phận, kế hoạch hoá sản xuất cũng như phục vụ cho các bước tính toán tiếp theo. Việc cung cấp thông tin về chi phí kinh doanh sản xuất sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, các công cụ tự chế còn là cơ sở để lựa chọn quyết định tự sản xuất hay mua ngoài đới với một số bộ phận, chi tiết sản phẩm hay công cụ, đồ gá lắp phục vụ sản xuất,...
Để đánh giá và xác định giá tính toán đối với các sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và công cụ tự chế sẽ phải triển khai cả theo hai hướng: tính chi phí kinh doanh theo đối tượng sản phẩm và theo điểm.
* Kiểm tra tính hiệu quả:
Kiếm tra là một chức năng cơ bản của hoạt động QT. Nhiều nhà QT cho rằng thiếu kiểm tra coi như không QT. Song cần phải nhấn mạnh: nếu chỉ kiểm tra chung chung, thiếu tính cụ thể; nếu không gắn được kết quả kiểm tra với chế độ trách nhiệm cá nhân thì hoạt động kiểm tra mới chỉ có tính hình thức chứ chưa có ý nghĩa!
Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng khi càng phát triển và mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh và phức tạp bao nhiêu thì càng cần thiết
phải kiểm tra tính hiệu quả không phải chỉ của toàn bộ quá trình sản xuất mà phải là của từng bộ phận cụ thể trên dây chuyền sản xuất bấy nhiêu.
Tính cần thiết của việc kiểm tra này không phải chỉ ở lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà còn ở cả các lĩnh vực khác như mua hàng, bản hàng, QT và các chức năng hoạt động khác. Có thể tập trung hoạt động kiểm tra tính hiệu quả ở hai mức sau:
- Kiểm tra các loại và cấu trúc chi phí kinh doanh
Hình thức kiểm tra quá trình hoạt động xuất hiện lâu đời nhất là kiểm tra loại chi phí kinh doanh: tập hợp chi phí kinh doanh theo loại và so sánh với số liệu tương ứng đã tập hợp được cùng kỳ trước đó. Với sự so sánh này có thể đánh giá được tính hiệu quả chung của hoạt động của toàn Công ty cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng cũng như của việc sử dụng từng loại nhân tố sản xuất kinh doanh. Càng về sau người ta càng mở rộng việc so sánh không phải chỉ theo thời gian mà còn thực hiện sự so sánh theo không gian: so sánh các số liệu tương ứng giữa các DN cùng ngành. Cả việc so sánh theo thời gian và theo không gian đều ẩn chứa nguy cơ sơ sánh giữa cái ''không hiệu quả'' này với cái ''không hiệu quả'' khác.
- Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động của từng bộ phận và cá nhân Kết quả của kiểm tra chi phí kinh doanh theo loại không làm rõ được nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và trách nhiệm của từng bộ phận cá nhân). Vì vậy, người ta luôn tìm cách nâng cao chất lượng của hoạt động kiểm tra. Chất lượng của hoạt động kiểm tra tính hiệu quả chỉ được nâng cao nếu sự kiểm tra chi phí kinh doanh gắn với từng bộ phận cụ thể. Để thực hiện được nhiệm vụ này phải phát triển và thực hiện tính chi phí kinh doanh ở từng điểm chi phí.
Thứ hai, xác lập nội dung tính toán chủ yếu
Tính chi phí kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng cũng như các doanh nghiệp khác áp dụng theo hai hệ thống chủ yếu là tính chi
phí kinh doanh đầy đủ với nguyên tắc tính mọi chi phí kinh doanh phát sinh vào đối tượng tính toán và các hệ thống tính chi phí kinh doanh không đầy đủ với nguyên tắc chung là chỉ tính một bộ phận chi phí kinh doanh phát sinh cho đối tượng tính toán. Tuy nhiên, mọi hệ thống tính chi phí kinh doanh đều có chung đặc điểm là thực hiện ba bước tính: theo loại, đối tượng và theo điểm.
* Tính chi phí kinh doanh theo loại
Trong quá trình kết hợp các yếu tố sản xuất kinh doanh để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mỗi yếu tố tham gia vào quá trình sản xuất bị hao phí (tiêu phí) đi. Đây chính là sự hao phí về mặt hiện vật, chi phí kinh doanh phản ánh sự hao phí đó. Đó trước hết là sự tiêu phí sức lao động của con người rất đa dạng, ở nhiều mức độ khác nhau về sức óc, sức thần kinh, sức bắp thịt,... Đó cũng là sự hao mòn dần dần hình thái cụ thể của rất nhiều loại công cụ lao động khác nhau như nhà xưởng, kho tàng, vật kiến trúc, thiết bị sản xuất, thiết bị truyền dẫn, thiết bị bảo quản, thiết bị đo lường, thiết bị văn phòng các loại,... Đó cũng là sự biến dạng hoặc tiêu phí đi của hàng trăm, hàng nghìn loại nguyên vật liệu khác nhau. Do sự đa dạng đa hình thái vật chất bị tiêu phí trong quá trình sản xuất mà chi phí kinh doanh phát sinh trong mỗi thời kỳ bao giờ cũng bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ. Các loại, thứ chi phí kinh doanh rất muôn màu, muôn vẻ không phải chỉ về hình thức biểu hiện mà cả về qui mô phát sinh, mục đích phát sinh, thời gian ảnh hường tới quá trình sản xuất,...
Chính vì vậy, bước đầu tiên không thể thiếu của tính chi phí kinh doanh là tính chi phí kinh doanh theo loại với nhiệm vụ là phân loại chi phí kinh doanh một cách khoa học và tìm phương pháp thích hợp để tập hợp chi phí kinh doanh theo từng loại đó.
Như thế, tính chi phí kinh doanh theo loại là quá trình phân loại, tính toán và tập hợp các loại chi phí kinh doanh phát sinh ở từng thời kì nhất định.
Tính chi phí kinh doanh theo loại cung cấp thông tin về từng loại chi phí kinh doanh để cung cấp cho bộ máy QT và tiếp tục tính toán ở các bước tiếp theo.
Để tính chi phí kinh doanh phải phân loại, tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh rồi tìm cách tính toán theo các mục tiêu, nguyên tắc và yêu cầu nhất định. Phân loại chi phí kinh doanh chính là việc dựa vào các dấu hiệu, các đặc trưng nhất định để phân chia toàn bộ chi phí kinh doanh thành từng loại khác nhau. Có nhiều cách phân loại chi phí kinh doanh khác nhau. Mỗi cách đóng vai trò nhất định trong tính toán và tập hợp chi phí kinh doanh.
Có hai loại chi phí kinh doanh là chi phí kinh doanh trực tiếp và gián tiếp (chung). Theo tính chất của nó, chi phí kinh doanh trực tiếp sẽ tập hợp được trực tiếp cho đối tượng tính toán còn chi phí kinh doanh gián tiếp không thể tập hợp cho các đối tượng tính toán được. Chính vì vậy, sẽ phải tổ chức tính chi phí kinh doanh theo điểm.
* Tính chi phí kinh doanh theo điểm
Tính chi phí kinh doanh theo điểm là bước tính thứ hai, không thể thiếu với nhiệm vụ trước hết là hình thành các điểm chi phí, sau đó tập hợp các loại chi phí kinh doanh chung vào các điểm thích hợp, rồi mới tìm cách phân bổ chi phí kinh doanh chung đã tập hợp ở từng điểm chi phí cho các nơi nhận chi phí. Trên cơ sở các tính toán đó, bước tính chi phí kinh doanh theo điểm còn đánh giá tính hiệu quả của từng điểm chi phí và cung cấp số liệu cho bước tính chi phí kinh doanh tiếp theo.
Để tính chi phí kinh doanh theo điểm có thể áp dụng phương pháp kế toán kép hoặc phương pháp tính chi phí kinh doanh theo điểm dạng bảng.
* Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng
Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng xác định chi phí kinh doanh phát sinh gắn với các đối tượng cụ thể. Đây là bước tính cuối cùng hoàn thành việc tính chi phí kinh doanh và trả lời câu hỏi: chi phí kinh doanh phát sinh nhằm mục đích gì?
Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng đóng vai trờ quan trọng trong cung cấp các thông tin về giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, các thông tin về chi phí kinh doanh phát sinh gắn với từng thời kì làm cơ sở để kế hoạch hóa và kiểm tra kết quả của từng thời kỳ cũng như cơ sở xây dựng chính sách giá cả khi giá cả còn chịu ảnh hưởng của chi phí kinh doanh.
Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng bao gồm tính chi phí kinh doanh theo đối tượng thời gian (năm, quí, tháng, tuần lễ, ngày đêm,...) và tính chi phí kinh doanh theo đổi tượng sản phẩm (tính giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm,...).
Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng thời gian cớ thể gắn với tính chi phí kinh doanh theo loại hoặc theo điểm và giới hạn ở từng thời kì thích hợp. Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng sản phẩm lấy đối tượng tính toán là các sản phẩm, nhóm sản phẩm,. ..
Như vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Cổ phần thiết bị Vật tư Ngân hàng đòi hỏi phải xác lập nội dung tính toán chi phí sản xuất kinh doanh hợp lý; trên cơ sở lựa chọn cách tính theo loại chi phí kinh doanh phù hợp và sự kết hợp giữa chúng với nhau. Từ đó xác lập nội dụng tính chi phí kinh doanh tốt nhất.