II. Tình hình triển khai sản phẩm An Sinh Giáo Dục của tổng công ty Bảo Việt nhân thọ:
3. Công tác quản lý hợp đồng:
Sau khi hợp đồng bảo hiểm đã được ký kết, công ty tiến hành tổ chức quản lý hợp đồng, theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng của cả hai bên. Cụ thể như sau:
Theo dõi thu phí định kỳ:
-Đầu mỗi tháng, bộ phận quản lý hợp đồng: Kiểm tra, cập nhật đủ các kỳ phí đã thu; kiểm tra và xử lý những hợp đồng nợ phí; Cập nhật những thay đổi của hợp đồng.
-Sau đó, bộ phận quản lý hợp đồng lập và in Kế hoạch thu phí bảo hiểm định kỳ
-Đại lý căn cứ vào Kế hoạch thu phí bảo hiểm định kỳ để thu phí.
-Hàng ngày, bộ phận quản lý hợp đồng kiểm tra chi tiết các hợp đồng nợ phí.
Quá thời gian gia hạn nộp phí, xử lý theo các quy định trong điều khoản hợp đồng.
Xử lý các thông tin về việc thay đổi điều kiện hợp đồng:
-Các thay đổi điều kiện hợp đồng bao gồm: thay đổi địa chỉ của người tham gia bảo hiểm, người được bảo hiểm; thay đổi định kỳ nộp phí; giảm số tiền bảo hiểm; nộp phí trước; thay đổi người tham gia bảo hiểm; thay đổi người được hưởng quyền lợi bảo hiểm; điều chỉnh đúng tuổi, giới tính.
-Bộ phận quản lý hợp đồng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về việc thay đổi các điều kiện hợp đồng, cập nhật vào chương trình quản lý.
-Xử lý các yêu cầu thay đổi theo quy định trong điều khoản như hướng dẫn của Tổng Công ty đối với từng trường hợp.
Theo dõi lãi chia của hợp đồng:
-Vào ngày kỷ niệm hợp đồng hàng năm kể từ năm hợp đồng thứ 2, định kỳ in Thông báo chia lãi và gửi đại lý giao cho khách hàng đúng thời hạn.
-Lãi chia được thanh toán khi hợp đồng chấm dứt hiệu lực.
Theo dõi vay theo hợp đồng:
-Khi người tham gia bảo hiểm có nhu cầu vay tiền, bộ phận quản lý hợp đồng cung cấp cho khách hàng Quy định cho vay tiền theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ và hướng dẫn khách hàng kê khai Đề nghị vay tiền theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ
-Kiểm tra đơn vay, kiểm tra tình trạng hợp đồng, xác định hạn mức cho vay. Lập đề xuất cho vay.
-Thông báo cho khách hàng theo mẫu Thông báo cho vay theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
-Bộ phận kế toán thực hiện cho vay.
-Đầu mỗi tháng, bộ phận quản lý hợp đồng kiểm tra tình trạng hợp đồng đang vay để dự đoán trường hợp tổng các khoản vay bằng giá trị giải ước và lãi luỹ tích. Thông báo cho khách hàng về khoản vay theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
Theo dõi tái tục hợp đồng:
-Bộ phận quản lý hợp đồng tiếp nhận Giấy yêu cầu tái tục
-Kiểm tra, xử lý các thông tin trong Giấy yêu cầu tái tục
- Phát hành thông báo từ chối tái tục trong trường hợp không chấp nhận tái tục
- Phát hành thông báo chấp nhận tái tục trong trường hợp chấp nhận tái tục. In phụ lục hợp đồng sau khi người tham gia bảo hiểm nộp phí.
Theo dõi khôi phục hợp đồng:
-Nhận hồ sơ yêu cầu khôi phục hiệu lực hợp đồng.
-Kiểm tra tình trạng hợp đồng, xem xét hợp đồng có đủ các điều kiện khôi phục hay không. Trường hợp không đủ điều kiện được khôi phục, ra Thông báo từ chối yêu cầu khôi phục hiệu lực hợp đồng
-Trường hợp đủ điều kiện được khôi phục, gửi Thông báo chấp nhận yêu cầu khôi phục hiệu lực hợp đồng.
-Thu phí nợ và lãi.
-Gửi Thông báo kiểm tra sức khoẻ.
-Sau khi hợp đồng đã đủ điều kiện được khôi phục, hoàn tất thủ tục và gửi Thông báo hợp đồng được khôi phục hiệu lực.
-Lưu các hồ sơ liên quan trong hợp đồng.
Theo dõi chuyển đổi hợp đồng:
-Kiểm tra tình trạng hợp đồng.
-Trường hợp không chấp nhận chuyển đổi, in Thông báo từ chối giải quyết yêu cầu chuyển đổi hợp đồng
-Trường hợp đủ điều kiện chuyển đổi, in thông báo giải quyết yêu cầu chuyển đổi hợp đồng và bản minh hoạ các điều kiện của hợp đồng bảo hiểm mới để khách hàng nghiên cứu
-Giải quyết yêu cầu chuyển đổi hợp đồng sau khi có xác nhận của Người tham gia bảo hiểm:
+Trường hợp hợp đồng chuyển đổi có điều kiện, chỉ tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình sau khi đã thu đủ khoản tiền thiếu hụt.
+ Thanh toán cho Người tham gia bảo hiểm Số tiền chênh lệch (nếu có).
+ In “Thông báo hoàn tất chuyển đổi hợp đồng” , Phụ lục và Điều khoản của hợp đồng mới để giao cho khách hàng, đồng thời thu lại hợp đồng cũ.
+Lưu hồ sơ chuyển đổi hợp đồng cùng với hợp đồng cũ, bao gồm: Giấy đề nghị chuyển đổi hợp đồng, Thông báo chấp nhận giải quyết đề nghị chuyển đổi hợp đồng có xác nhận của Người tham gia bảo hiểm; Thông báo hoàn tất chuyển đổi hợp đồng; Phụ lục của hợp đồng mới; các chứng từ thanh toán có liên quan.
Một số vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hợp đồng đối với sản phẩm An Sinh Giáo Dục:
-Người được bảo hiểm di du học nước ngoài, đi học xa.
-Bố mẹ không muốn cho con nhận tiền đáo hạn
-Người tham gia bảo hiểm chuyển sang nước ngoài sinh sống. …