Trong điều kiện kinh tế thị trờng, tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp luôn biến động về quy mô,ngành nghề lĩnh vực kinh doanh , cách thức quản lý, cách thức kinh doanh, cách thức hạch toán, cách thức lãnh đạo...Hơn nữa, nhu
cầu quản lý Nhà nớc về tài chính kế toán, thuế, ngân hàng, thị trờng chứng khoán...cũng nh yêu cầu quan trị kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi cần thiết có phần mềm kế toán hoàn thiện nh phần mềm kế toán động mới đáp ứng tốt hơn và nâng cao chất lợng thông tin đợc cung cấp. Tổ chức công tác kế toán trên máy theo phần mềm kế toán động đem lại lợi ích lớn hơn so với tổ chức kế toán thủ công.
Nội dung công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đợc thể hiện qua quá trình sau:
* Tổ chức mã hoá các đối tợng quản lý:
Mã hoá đối tợng cần quản lý là việc phân loại quy định ký hiệu, sắp xếp các đối tợng theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc mã hoá các đối tợng quản lý đợc thực hiện qua các bớc:
+ Xác định đối tợng cần mã hoá (Khách hàng, ngời bán, loại vật t, sản phẩm, hàng hoá )
+ Lựa chọn phơng pháp mã hoá (Phơng pháp mã số phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hoá liên tiếp, mã hoá tổng hợp )…
+ Triển khai mã hoá cho từng đối tợng quản lý theo phơng pháp mã hoá đã chọn
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán
trên máy:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu xác định
Ví dụ: Theo phần mềm kế toán EFECT của công ty phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, xây dựng danh mục chứng từ gồm 7 loại chứng từ
+ Loại 1: Phiếu nhập vật t, sản phẩm, hàng hoá
+ Loại 2: Phiếu xuất (hoá đơn) vật t, sản phẩm, hàng hoá + Loại 3: Phiếu thu tiền mặt
+ Loại 4: Phiếu chi tiền mặt
+ Loại 6: Ghi tăng, giảm TSCĐ. khấu hao TSCĐ, bút toán khác về TSCĐ + Loại 7: Bút toán khác
- Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ, tuỳ theo sự phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán, cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4... theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ đợc phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, ngời dùng có thể “lọc” theo cảo tài khoản tổng hộ và chi tiết của tài khoản.
Ví dụ: Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan TK 152, có thể: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 15211: Thép, inox, sắt... + TK 15212: Vòng bi
...
Danh mục TK trên máy đợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản sử dụng của doanh nghiệp.
* Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
Trong các hình thức kế toán của Bộ tài chính quy định hiện nay, hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy.
Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình:
v Mã Xem
hoá
in
* Các loại báo cáo
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của ngời dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:
- Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí...
- Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách t duy của nhà kinh doanh
- Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên (chứng từ kế toán) hình thành báo cáo
- Cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức...
* Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị ngời dùng
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình độ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán...
Quản trị ngời dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán . Nhờ việc phân công phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu
Chứng từ gốc Nhập chứng từ vào máy Chứng từ trên máy -Sổ kế toán tổng hợp - Sổ cái TK - Sổ chi tiết - BCTC - Báo cáo khác Xử lý phần mềm trên máy vi tính
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng tính mềm dẻo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
Chơng II
Thực trạng công tác tổ chức kế toán NVL, CCDC tại công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ Khí Quang
Trung 2.1 Đặc điểm chung của Công ty