vật liệu công cụ dụng cụ em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau đây :
3.2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty công ty
Thứ nhất: . Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất.
Đối với một Công ty mà sử dụng hàng ngàn loại vật liệu khác nhau, thì việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phòng kế toán (cũng nh ở các phòng liên quan) là việc làm cần thiết. Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu đợc tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác, tạo điều kiện thuần lợi cho việc vi tính hoá kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lợng công việc hạch toán kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng ban chứa năng quản lý để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty, đặc biệt là thuận tiện cho viếc sử dụng máy vi tính.
Muốn lập đợc sổ danh điểm vật liệu thì điều trớc tiên phải làm tốt công tác phân loại vật liệu không chỉ phân loại vật liệu, mà phải phân ra chi tiết hơn trong từng loại đó.
Vật liệu đợc phân loại dựa trên vai trò, công dụng của từng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, những vật liệu nào có cùng vai trò, công dụng xếp vào cùng một loại nh ở Công ty đã phân ra: nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng...Trong mỗi loại lại đợc căn cứ vào tính chất, đặc điểm của vật liệu để đa vào thành các nhóm, trong các nhóm lại phân ra các thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu sẽ đợc theo dõi chi tiết trên sổ kế toán, trong đó lại theo dõi chi tiết theo từng thứ vật liệu đó.
Ví dụ : Loại vật liệu chính nh: Thép, inox, các loại động cơ..
Thép tấm lại phân thành các thứ: Tấm 2,5m x 4,25m x 2,5m, Tấm 1,5m x3,5m x1,25m…
Thép ống đúc phân thành: Thép ống đúc F133 x 6 x 990, Thép ống đúc F219 x 7 x 4451, Thép ống đúc Φ219 x 7 x 2100, Thép ống đúc Φ63 x 3,5 x 1450…
Việc phân loại đợc thực hiên tốt sẽ lập đợc sổ danh điểm vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Ví dụ một sổ danh điểm Nguyên vật liệu chính nh sau:
Sổ danh điểm Nguyên vật liệu
TK 1521: Nguyên vật liệu chính Ký hiệu Nhóm Danh điểm Tên NVL Quy cách ĐV T Đơn giá 15211 Thép tấm kg 15211- A1 Thép tấm kg 15211- A11 Thép tấm 2m x 4m x 1,5mm kg 15211- A12 Thép tấm 2m x 4,25m x 2,5mm kg … Thép tấm … kg 15211- A2 Thép ống đúc kg 15211- A21 Thép ống đúc Φ63 x 3 x 1200 kg 15211- A22 Thép ống đúc Φ63 x 3,5 x 1450 kg 15211- A23 Thép ống đúc Φ219 x 7 x 2100 kg … kg 15212 Vòng bi
15212- A1 Vòng bi Vòng bi 6208 15212- A2 Vòng bi Vòng bi 6314
…
- Thứ hai: Về hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hợp lý. Tuy kế toán NVL đã mở thêm một số loại sổ ngoài hình thức nhật ký chứng từ để thuận tiện cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất tồn NVL, CCDC, tình hình thanh toán với ngời bán (các nhà cung cấp vật t) ...nh bảng tổng hợp nhập xuất tồn
NVL, CCDC, bảng tổng hợp phải trả ngời bán...Nhng theo em, ở đây việc lập bảng tổng hợp phải trả ngời bán (mẫu biểu số 20) là không cần thiết vì thực chất việc vào bảng tổng hợp này gần giống nh vào nhật ký chứng từ số 5. Không cần qua số liệu ở bảng này thì số liệu để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 sẽ lấy trực tiếp từ các sổ chi tiết phải trả ngời bán.
- Thứ ba:Về tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay các nhân viên kế toán của công ty còn phải kiêm nhiệm một số phần hành kế toán nh: Nhân viên kế toán 1: Kế toán vật t kiêm kế toán tiền mặt, việc kiêm nhiệm này không đảm bảo đợc tính chuyên môn hoá trong lao động, có thể làm giảm hiệu quả công việc...
Trong thời gian tới, công ty nên tăng thêm số lợng nhân viên, đảm bảo mỗi nhân viên phụ trách một phần hành kế toán để tăng tính chuyên môn hoá lao động, tăng hiệu quả làm việc.
Thứ t: Về hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Nh đã nói ở trên, Công ty cha thể hiện đợc tính linh hoạt trong việc sử dụng tài khoản kế toán liên quan đến NVL, CCDC. Theo em, để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình biến động của NVL, CCDC về mặt giá trị và số lợng, Công ty nên mở thêm một số tài khoản cấp 3, cấp 4...Mặt khác, việc mở thêm tài khoản cấp 3,4 này tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy sau này
TK 1521: Gồm các loại thép, sắt, inox, vòng bi ...thì có thể mở thêm tài khoản cấp 3 nh: TK 15211-Thép, TK 15211 gồm có: TK 152111- Thép tấm 2m x 4m x 1,5mm TK 152112- Thép tấm 2m x 4,25m x 2,5mm TK 152113- Thép tròn ...
Thứ năm: Về việc áp dụng kế toán máy
Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Trong đó kế toán sử dụng máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ đồng thời tiết kiệm cả về thời gian và tiền của. Việc áp dụng rộng rãi kế toán máy là rất tiện lợi và cần thiết trong việc điều hành bộ máy kế toán của Công ty .
Công việc nhiều nên việc áp dụng kế toán máy là rất cần thiết, tiết kiệm thời gian và lao động. Hơn nữa ở công ty, hạch toán vật liệu cộng cụ dụng cụ với chủng rất phức tạp, hoàn toàn làm kế toán bằng tay, khó tránh khỏi sai sót, khó có thể đảm bảo chính xác trong công tác hạch toán. Vì vậy trong thời gian tới, Công ty cần hoàn thiện trang bị hệ thống máy vi tính cho kế toán (đảm bảo mỗi nhân viên kế toán một máy). Mặc dù chi phí ban đầu có thể là cao nhng hiệu quả đem về tính chính xác, hiệu suất công việc cao nhất quán công tác hạch toán kế toán quản lý đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trờng, việc cập nhật thu thập các thông tin diễn ra thờng xuyên, nhanh chóng đáp ứng kịp thời phục vụ đắc lực trong công tác Quản lý công ty.
Một vấn đề cần phải để cập đó chính là phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm, thực trạng ở Công ty là rất quan trọng. Cùng với việc trang bị máy tính ở phòng tài vụ, công việc đào tạo nâng cao kỹ năng thành thạo trong việc sử dụng các chơng trình kế toán cho cán bộ kế toán ở Công ty là cần thiết.
Hiện tại, công ty có một thuận lợi là sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC, phơng pháp này có một u điểm nổi bật là quản lý chặt chẽ từng nhóm, loại vật liệu và việc hạch toán trên máy sẽ không cần sử dụng hệ thống giá hạch toán, mà chỉ sử dụng giá thực tế đảm bảo kết quả tính toán đợc chính xác hơn.
Tuy nhiên, muốn sử dụng phần mềm kế toán máy,Thứ nhất công ty phải lập hệ thống danh điểm vật t thống nhất, hợp lý giữa kho và phòng kế toán (cũng nh ở các phòng liên quan) nh đã trình bày ở trên.
Phải mã hoá toàn bộ các đối tợng nh: khách hàng, nhà cung cấp, NVL, CCDC, tài sản cố định...
Thứ hai, việc áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ hiện tại là không phù hợp cho kế toán máy, mà nên áp dụng hình thức sổ nhật ký chung hoặc hình thức chứng từ ghi sổ vì nó thuận tiện hơn trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy.
Trên thị trờng hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán tiện ích nh EFECT, E - Asplus 3.0., AC soft...giúp ích rất nhiều trong công việc kế toán mà hầu hết các doanh nghiệp đã và đang áp dụng.
Việc áp dụng phần mềm kế toán phải áp dụng cho tất cả các phần hành kế toán để tạo ra sự đồng bộ về hệ thống sổ sách, tài khoản sử dụng, giảm thiểu đợc những sai sót tính toán, tiết kiệm thời gian ghi chép và các tính năng của phần mềm đợc phát huy hết tác dụng.
Để chuẩn bị cho việc áp dụng kế toán máy, Công ty nên có kế hoạch bồi d- ỡng kỹ năng tin học cho cán bộ kế toán (còn kiến thức về phần mềm kế toán sẽ do công ty phần mềm hớng dẫn). Điều này sẽ giúp cho việc làm kế toán trên máy đợc dễ dàng hơn. Đồng thời Công ty cũng cần trang bị thêm máy vi tính và các thiết bị văn phòng khác vì hiện nay phòng kế toán chỉ trang bị 2 máy vi tính là không đủ.
Kết luận
Nguyên liệu, công cụ dụng cụ là một thành phần quan trọng của kinh doanh. ở các Doanh nghiệp sản xuất nó là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý Doanh nghiệp, trong việc đẩy nhanh vòng quay của mang lại nhiều thuận lợi cho Doanh nghiệp. Mặt khác, nó là bộ phần hàng tồn kho. Do đó để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về cả số lợng chất lợng và chủng loại góp phần tiết kiệm nhằm hạ giá thành sản phẩm thì đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán vật liệu phải luôn luôn đợc cải tiến và hoàn thiện, phát huy một cách có hiệu lực công cụ dụng cụ kế toán nói cung và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng.
Mặc dù vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty đa dạng, nhiều loại giá cả cao và luôn biến động, một số loại rất khan hiếm nhng với sự năng động sáng tạo của Ban Giám đốc cộng với sự giúp đỡ của Bộ và các cơ quan chủ quản cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung đã phát triển không ngừng cả về công ăn việc làm cho CBCNV toàn Công ty và thực hiện nghĩa vụ đầy đủ của mình đối với ngân sách Nhà nớc đầy đủ và đúng hạn.
Cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ không
ngừng đợc thực hiện đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất đợc hoạt động liên tục. Song bên cạnh những u điểm còn có một số hạn chế nh đã trình bày ở trên.Trong phân tích tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung kết hợp với việc nghiên cứu cơ sở lý luận cơ bản, em đã mạnh dạn xin đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm một bớc công tác tổ chức hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty
Vì điều kiện trình độ và thời gian có hạn, em rất mong đợc sự góp ý kiến của thầy giáo và của các anh, chị cán bộ kế toán của Công ty.
Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Đoàn Xuân Tiên, các cô chú, các anh, các chị trong phòng kế toán Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp.