2.2.3.1 Quá trình nhập.
• Chứng từ và tài liệu liên quan
Công ty sử dụng các loại chứng từ và tài liệu sau: - Hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VTBB)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VTHD) - Thẻ kho (mẫu số 06-VTBB)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VTHD)
- Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VTBB) - Ngoài ra còn có giấy báo nhận hàng, giấy đề nghị mua hàng...
Tại Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung, việc cung ứng vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kỹ thuật xem khối lợng sản phẩm chuyển lên phòng vật t, phòng vật t căn cứ vào định mức kỹ thuật để mua vật liệu. Theo thủ tục nhập kho của Công ty thì tất cả các vật liệu mua về đều phải qua kiểm nghiệm trớc khi nhập kho. Trong hoá đơn bán hàng đã quy định ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại, số lợng, đơn giá, thành
tiền, hình thức thanh toán...Căn cứ vào hoá đơn này để tiến hành kiểm nghiệm, bao gồm
Thủ kho
Giám định vật t Kế toán vật t
Ban kiểm nghiệm tiến hành xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký kết thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số vật liệu đó. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho phòng kinh doanh ký phiếu nhập kho rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Phòng kế toán lu lại
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho ngời mua vật liệu để thanh toán
Quy trình luân chuyển chứng từ đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Ngời giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng kinh Thủ kho Kế toán vật t