Kế toán chi tiết NVL, CCDC đợc thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán . Để quản lý tình hình biến động NVL, Phơng pháp kế toán chi tiết đợc Công ty áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do phòng kế hoạch lập.
* Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ đó rồi tiến hành
Nghiệ p vụ xuất kho Ngời có nhu cấu mua hàng Thủ tr- ởng,kế toán tr- ởng Bộ cung ứng vật t Thủ hko Kế toán vật t Bảo quản và lu Lập chứng từ xin xuất Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất hàng Ghi sổ
nhập xuất NVL, ghi phiếu nhập xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Cuối ngày phân loại chứng từ để ghi thẻ kho. Mỗi thứ NVL đợc ghi vào một tờ thẻ. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên tờ thẻ theo ngày chứng từ và số chứng từ. Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi cột xuất. Sau mỗi lần nhập, xuất thủ kho tính ra số tồn kho luôn và ghi vào cột tồn. Cuối tháng thủ kho tính ra số tổng nhập, xuất của từng thứ NVl trên thẻ kho theo công thức:
*Tại phòng kế toán :
Kế toán trởng sử dụng sổ chi tiết NVL, CCDC để theo dõi chi tiết từng thứ NVL, CDC theo cả số lợng và giá trị. Mỗi thứ đợc viết trên một tờ sổ. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết NVL, CDC để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất NVL, CCDC ở từng kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Kế toán ghi sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Khi nhận đợc phiếu nhập kho, xuất kho kế toán căn cứ vào số lợng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết.
Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết NVL, CCDC và thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng, nếu số lợng khớp nhau thì kế toán trởng tiến hành lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn căn cứ vào số liệu dòng tổng hợp trên sổ chi tiết NVL, CCDC, đồng thời với việc ghi vào thẻ kho thủ kho tiến hành chuyển các chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán sau khi xem xét kiểm tra các chứng từ nh phiếu nhập, phiếu xuất thấy hợp lệ, kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 theo từng phiếu nhập, cuối mỗi tháng kế toán cộng từng loại vật liệu về số lợng và giá trị theo từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết nhập - xuất - tồn.
Tại Công ty Qang Trung, NVL, CCDC xuất dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm, cho sửa chữa, cho bộ phận quản lý Doanh Nghiệp.
Ví dụ về các sổ chi tiết NVL, CCDC nh sau:
Sổ chi tiết NVL, CCD( SCT nhập, xuất, tồn)
-Cơ sở lập: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất trong tháng và sổ chi tiết nhập xuất tồn tháng trớc.
-Phơng pháp lập: Ví dụ ở mẫu biểu số 13
+ Dòng số s đầu tháng: Lấy số liệu ở sổ chi tiết NVL này tháng trớc chuyển sang (dòng cộng, cột tồn)
VD: Số d cuối tháng 1 của NVL Thép tấm là 0 nên số d đầu tháng 2 là 0
+ Dòng số phát sinh: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thực tế phát sinh trong tháng để ghi theo thứ tự vào các dòng ngang của sổ
VD: Theo chứng từ nhập kho số 62 ngày 26/2 mua 1528kg thép tấm với số tiền là 30.560.000 đ đợc ghi nh trong mẫu biểu.
+ Do doanh nghiệp tính giá trị NVL xuất kho theo đơn giá đích danh, nên mỗi lần xuất có thể xác định đợc ngay đơn giá xuất, và đợc ghi ngay vào cột đơn giá xuất.
+ Cột tồn cuối tháng:
VD: Tồn cuối tháng của thép tấm là 0.
- Tác dụng: Sổ chi tiết nhập xuất tồn dùng để theo dõi số lợng và giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập-xuất-tồn trong tháng, đồng thời nó là cơ sở để ghi và bảng kê nhập-xuất-tồn.
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL chính: tk 1521
-Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết nhập - xuất - tồn vật liệu, công cụ dụng cụ và các chứng từ có liên quan.
-Phơng pháp ghi:
+ Cột đầu tháng: Lấy số d cuối tháng trớc của bảng kê tháng trớc chuyển sang theo dòng của từng thứ vật t
+ Cột xuất trong tháng: Căn cứ vào dòng tổng cộng ở cột xuất trong tháng của sổ chi tiết nhập xuất tồn từng loại NVL
Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số lợng (giá trị) NVL, CCDC nhập trong tháng _ Số lợng (giá trị) NVL,CCDC xuất trong tháng
+ Cột tồn cuối tháng: Lấy số tồn cuối tháng của từng sổ chi tiết NVL để ghi VD: Số tồn cuối tháng của NVL thép tấm là 0.
+ Dòng cộng: Cộng dồn từ trên xuống ở cột nhập và cột xuất, còn cột tồn cuối tháng đợc tính theo cách tính tơng tự nh ở sổ chi tiết NVL.
Đồng thời với việc ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sau khi nhân đợc các hoá đơn, chứng từ thanh toán cới ngời bán hàng, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và nhật ký chứng từ số 5 để theo dõi quá trình thanh toán với ngời bán.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
-Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán
-Phơng pháp lập: Ví dụ sổ chi tiết công ty vật t tổng hợp Hà Tây (mẫu biểu số 19)
+Số d đầu tháng này căn cứ vào số d cuối tháng trớc trên sổ chi tiết phải trả ngời bán (cùng ngời bán) tháng trớc chuyển sang
VD: Công ty tổng hợp Hà Tây có số d cuối tháng 1 là 124.350.000đ đợc ghi vào số d đầu tháng 2 là 124.350.000
Công ty cơ khí Phổ Yên có số d đầu tháng 2 là 152.800.100 (đ)
+ Dòng số phát sinh trong kỳ: Căn cứ trực tiếp vào các phiếu nhập kho (có tên của ngời bán hàng) và các chứng từ thanh toán để ghi
+Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ, hoá đơn vào các cột 2,3
VD: Phiếu nhập kho số 15 ngày 2/2/2004 mua móc đập khớp nối Số chứng từ ghi vào cột 2 là 15, ngày chứng từ ghi vào cột 3 là 2/2
Trong tháng khi nhận đợc các chứng từ thanh toán, các giấy nợ của ngân hàng thanh toán cho các hoá đơn nào thì ghi chúng cùng dòng với hoá đơn ở dòng theo dõi thanh toán.
VD: Phiếu chi số 120 ngày 6/2 chi tiền mặt để trả cho khách hàng về tiền mua NVL móc đập khớp nối số tiền là 10.000.000đ
Số hiệu phiếu chi ghi vào cột số 2 là PC120, ngày của phiếu chi ghi vào cột 3 là 6/2, gá trị NVL khi trả tiền ghi vào cột 7 là 10.000.000đ
(Nếu chứng từ thanh toán cho nhiều hoá đơn thì ghi cho nhiều dòng riêng) + Số d cuối tháng
Số d cuối tháng = số d đầu tháng + số phát sinh có - số phát sinh nợ
VD: - Số d cuối tháng của công ty vật t tổng hợp Hà Tây là 148.064.225đ. Dợc tính nh sau:
Số d cuối tháng = 124.350.000 + 46.194.225 - 22.480.000 = 148.064.225 (đ)
-Tác dụng của sổ chi tiết số 2: Số chi tiết số 2 dùng để theo dõi tình hình nhập NVL, CCDC do mua ngoài và tình hình thanh toán với ngời bán. Cuối tháng tính ra số d và tính dòng tổng cộng, cộng sổ chi thiết số 2 của từng ngời bán, đối chiếu kiểm tra đúng khớp số liệu hàng ngang cột dọc để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 - phải trả ngời bán.