1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
2.2.4.1. Kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp
Chi phí NVLTT của Công ty bao gồm toàn bộ giá trị NVL cần thiết để tạo ra các đề án thiết kế công trình, hạng mục công trình Do đặc thù của công… tác khảo sát thiết kế công trình, hạng mục công trình Do đặc thù của công tác… khảo sát thiết kế tại Công ty chủ yếu nghiêng về thiết kế, còn hoạt động khảo sát nếu có nhận thầu thì chủ yếu là thuê ngoài. Vì vậy NVLTT tại Công ty là các loại vn phòng phẩm nh giấy, bút, mực in, phục vụ cho việc in, vẽ các đồ án thiết kế, các loại thớc đo đạc địa hình và chi phí NVLTT chỉ đóng vai trò thứ yếu trong các chi phí đầu vào, nó chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong giá thành khảo sát thiết kế. khoảng 2,2% tổng số doanh thu hợp đồng.
Ngoài ra, do đặc điểm của công tác lập dự án đầu t phải đi đến tận công trình để xem xét thực địa, giám sát thi công nên trong khoản mục chi phí NVLTT còn bao gồm chi phí về nhiên liệu, động lực nh xăng xe chi ra để đi công tác các công trình
Đối với các loại NVL nh giấy vẽ, giấy in, bút vẽ, mực vẽ thông th… ờng hàng tháng, hàng quý các phòng ban sẽ căn cứ vào định mức vật t đự toán trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết để có kế hoạch xin lĩnh văn phòng phẩm tại Công ty. Tuỳ theo khối lợng và tính chất của mỗi công trình khảo sát thiết kế, phòng kế toán kinh doanh sẽ duyệt phiếu yêu cầu vầ t của các phòng ban, lên dự toán chi phí. Đặc điểm của công tác quản lý chi phí NVL là các NVL sẽ đợc mua về theo phiếu yêu cầu vật t của các phòng ban và xuất dùng luôn cho phòng ban đó mà không qua nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu của các phòng ban và trên cơ sở định mức vật t sử dụng cho công tác thiết kế của sở vật giá, định mức 1242 QĐ/BXD của Bộ xây dựng, các quyết định của Công ty về sử dụng vật t, kế toán sẽ đối chiếu, lập phiếu nhập, báo cáo tổng hợp sử dụng và kết chuyển cuối kỳ, lập phiếu xuất và xác định đối tợng phân bổ làm cơ sở để tập hợp chi phí NVL phát sinh cho từng công trình.
Việc quản lý vật t nh vậy rất phù hợp với đặc điểm của Công ty vì số lợng vật t không nhiều và ít chủng loại. Do đó để hạch toán NLV kế toán đã sử dụng phơng pháp định kỳ,. Định kỳ hàng quý, các chứng từ về NVL nh phiếu yêu cầu mua vật t (Biểu 1) hoá đơn GTGT đ… ợc tập hợp để làm cơ sỏ cho việc lập chứng từ ghi sổ về chi phí NVL
Biểu 1:
Phiếu yêu cầu mua vật t Số 79
Ngày 17 tháng 4 năm 2004 Họ và tên ngời lập: Nguyễn Văn Ba
Chức vụ: Trởng phòng xuất bản Yêu cầu mua văn phòng phẩm
Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất ĐVT Số lợng
1 Giấy kẻ ngang tập 25
2 Giấy in A3 ngoại tập 5
3 Giấy in A3 nội tập 9
4 Mực in 4V hộp 2
Các loại văn phòng phẩm đợc mua về sử dụng có đặc điểm là đợc sử dụng chung cho cả hoạt động thiết kế tại các phòng ban và hoạt động quản lý doanh nghiệp. Mặt khác văn phòng phẩm nh giấy, bút sử dụng chung cho nhiều công trình. Do đó để tiện cho việc quản lý, kế toán tại Công ty đã hạch toán chi phí NLV chính là các văn phòng phẩm vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp ”
Đối với các Trung tâm, Công ty thực hiện khoán gọn chi phí vật t cho từng công trình. Các trung tâm sẽ tự lên kế hoạch mua sắm vật t, thiết bị phục vụ cho công tác khảo sát thiết kế các công trình mình quản lý. Định kỳ, các trung tâm sẽ tập hợp các hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến mua vật t để chuyển lên phòng kế toán. Trờng hợp này chi phí NVL trực tiếp nếu phát sinh riêng cho từng công trình sẽ tập hợp thẳng vào TK 154 khoản mục chi phí trực tiếp khác (vì chi phí NVLTT thờng chiếm tỷ trọng nhỏ nên kế toán không tách riêng khoản mục chi phí NVLTT và coi đây nh một khoản chi phí bằng tiền khác) Còn đối với khoản chi phí NVL không thể tập hợp trực tiếp cho từng công trình, kế toán trung tâm sẽ phân bổ chúng theo tiêu thức hợp lý (có thể theo doanh thu công trình)
Đối với những công cụ, dụng cụ và NVL dùng một lần trực tiếp cho họat động khảo sát thiết kế tại địa phơng nh dụng cụ đo đạc, thí nghiệp thì dựa trên định mức cho phí khảo sát và giá mua tại địa phơng cho từng loại công trình theo thông báo giá của liên sổ XD – TC – VG tại địa phơng của Tổng Công ty, các cán bộ khảo sát sẽ thực hiện việc mua sắm để thực hiện công việc của mình. Cũng nh trên, các chi phí này sẽ đợc tập hợp trực tiếp cho từng loại công trình hoặc đợc phân bổ theo tiêu thức hợp lý rồi tập hợp vào TK 154 – khoản mục chi phí trực tiếp khác.
Nh vậy, tại Công ty thiết kế công nghệ hoá chất, đối với chi phí NVLTT, do đây là khoản mục có tỷ trọng nhỏ nên để hạch toán Công ty không sử dụng tài khoản 621 “Chi phí NVL trực tiếp ” theo quy định của chế độ kế toán hiện hành mà chi phí NVL mua vè đợc hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất dở dang TK (154) đối với các chi phí có thể hạch toán trực tiếp vào công trình hoặc TK
542 (đối với các chi phí là văn phòng phẩm phục vụ cho các phòng ban) Cuối kỳ từ TK 154 và TK 642, chi phí này đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, quyết toán cuối năm khi có các công trình bàn giao.
Phơng pháp hạch toán chi phí NVL có thể đợc phản ánh qua sơ đồ (sơ đồ 1.11)
TK
111,112,331,136 TK 154 (CPTT khác) TK911
NVL dùng trực tiếp cho công trình
Kết chuyển giá trị công trình hoàn thành
TK642 Văn phòng phẩm dùng cho
các phòng ban
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 1.11.
Đối với chi phí NVL, khi các vật t đợc mua về kế toán không ghi số ngay mà định kỳ kế toán tập hợp các chứng từ về vật t, các hoá đơn GTGT theo công trình., Cuối quý, các chi phí mua NVL này sẽ đợc coi nh một khoản chi phí khác bằng tiền (do kế toán tại Công ty không tách riêng, khoản mục chi phí NVL) và đợc hạch toán chung vào khoản mục chi phí trực tiếp khác. Nh vậy, kế toán sẽ lập chung chứng từ ghi sổ cho chi phí NVL và các khoản chi phí trực tiếp khác. Sau khi lập chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (biểu 2) để ghi chép việc đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ và để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 154.
Biểu 2: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ SH NT Số tiền (đồng) Chứng từ ghi sổ SH NT Số tiền (đồng 1 3/1 19.560.721 157 5/7 409.620.301 2 6/1 263.707.600 158 1/7 36.012.701 --- - --- --- --- --- ---