III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ
2. Phương pháp hạch toán vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà
2.1. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu ở công ty Duyên Hà
Công ty TNHH Duyên Hà hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này thì trình tự và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu như sau:
Tại kho : Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập ,xuất , ghi số lượng thực nhập,thực xuất vào the kho. Thẻ kho đưa thủ kho sắp xếp trong hòm theo loại, nhóm vật liệu để tiện kiểm tra đối chiếu số tồn ghi trên sổ kho với số tiền vật liệu thực tế hàng ngày. Sau khi ghi thẻ song thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập tại phòng kế toán. Mở sổ chi tiết vật liệu cho từng loại vật liệu cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày khi nhận chứng từ, nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, thành tiền, phân loại chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu vật liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu , đối chiếu số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.
2.2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu của thủ kho do phòng vật tư chuyển lên kế toán vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu các phiếu nhập, xuất kho với các chứng từ gốc có liên quan (nếu có). Sau đó kế toán vật liệu sẽ tiến hành hạch toán chi tiết nhập, xuất nguyên vật liệu.
2.2.1. Hạch toán tăng nguyên vật liệu
Hàng tháng để đáp ứng nhu cầu vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình công ty phải tiến hành mua sắm rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Nguyên vật liệu sau khi mua về sẽ được nhập kho trước khi xuất cho công trình.
* Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài
Trường hợp 1 : Hàng và hoá đơn cùng về
Trước tiên kế toán sẽ đối chiếu hoá đơn và phiếu nhập kho. Có một số trường hợp có thể xảy ra là : Số liệu trên hoá đơn và phiếu nhập kho khớp nhau, số liệu trên hoá đơn nhiều hơn so với phiếu nhập kho,
- Số liệu trên hoá đơn khớp với phiếu nhập kho : Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau :
Nợ TK 152 : 3.786.000 ( PN5/1 : Tiền mua blông ngày 26/12) Nợ TK 1331 : 378.600
Có TK 33111 : 4.164.600
- Số liệu trên hoá đơn lớn hơn phiếu nhập kho :
Nợ TK 152 : 3.931.200 ( PN 36/1: Tiền mua 186kg cáp AC 50 nhập kho) Nợ TK 1381 : 756.000
Nợ TK 133 : 468.720 Có TK 33111 : 5.155.920
PN 36/1 hàng thiếu là do bên bán đưa thiếu và bên bán đồng ý giao nốt số hàng còn thiếu.
+ Nếu hàng thiếu là do lỗi của bên bán : Trong trường hợp này lại xảy ra 02 tình huống.
Tình huống 1 : Bên bán đồng ý giao nốt số hàng còn thiếu, khi đó kế toán sẽ
hạch toán
Nợ TK 152 : 756.000 Có TK 1381 : 756.000
Tình huống 2 : Bên bán không giao hàng mà chấp nhận giảm nợ, khi đó kế toán
sẽ hạch toán Nợ TK 331 :
Có TK 1381 : Có TK 133 :
+ Nếu hàng thiếu do cá nhân khi mua về làm mất mát trên đường hoặc nhận thiếu : Khi đó kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 1388, 334 : Có TK 133 : Có TK 1381 :
Trường hợp 2 : Hàng về hoá đơn chưa về
Trường hợp này kế toán sẽ hạch toán nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho và đơn giá mua chưa bao gồm thuế VAT.
Trước tiên kế toán sẽ hạch toán nhập kho số hàng đã nhập theo bút toán.
Nợ TK 152 : Trị giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho không bao gồm thuế VAT Có TK 111,112 : Nếu thanh toán ngay bằng tiền
Có TK 331 : Nếu chưa thanh toán
Khi người bán trả hoá đơn kế toán hạch toán bổ sung phần thuế VAT của số hàng đã nhập theo bút toán như sau.
Nợ TK 133 : Thuế VAT của số hàng đã nhập
Có TK 331 : Nếu chưa thanh toán
* Nguyên vật liệu tăng do sử dụng không hết nhập lại kho Nợ TK 152 : 56.297.700 ( PN 1/1 công trình Thái Thượng ) Có TK 1541 : 56.297.700
2.2.2. Hạch toán chi tiết giảm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu giảm có thể do nhiều nguyên nhân : Xuất dùng, xuất trả lại người bán do hàng kém không đảm bảo chất lượng hay sai chủng loại yêu cầu, do mất mát thiếu hụt khi kiểm kê. Trong các nguyên nhân trên thì nguyên vật liệu giảm chủ yếu là do xuất dùng. Hàng tháng ở công ty Duyên Hà lượng nguyên vật liệu xuất dùng là rất lớn do số lượng các công trình thi công nhiều.
- Nguyên vật liệu giảm do xuất dùng.
Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán sẽ căn cứ vào đối tượng sử dụng nguyên vật liệu để hạch toán.
Nợ TK 621 : 1.407.000 ( PX1/1: XK bổ sung ATM nhập ngày 30/6) Có TK 152 : 1.407.000
- Xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất ngay tại xưởng Nợ TK 1542 : 7.244.098 ( PX 9/1 : Xưởng cơ khí )
Có TK 152 : 7.244.098