4. CÁC FORM GIAO DIỆN
4.2.2 Menu Thụng tin khỏch hàng
a.Danh mục từ điển (Vào Menu Thụng tin khỏch hàng -> Danh mục từ điển)
Danh mục từ điển được chia nhỏ ra thành 3 danh mục con bao gồm: - Lĩnh vực kinh doanh
- Loại hỡnh kinh doanh - Tỉnh thành
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một lĩnh vực kinh doanh mới.
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn lĩnh vực kinh doanh của những lĩnh vực trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một lĩnh vực kinh doanh bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục khỏch hàng đó cú lĩnh vực kinh doanh này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một lĩnh vực kinh doanh, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật.
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật lĩnh vực.
í nghĩa của cỏc nỳt: Mới, Sửa, Xoỏ, Lưu, Thoỏt, Bỏ qua Mới: Tạo mới hoàn toàn một loại hỡnh kinh doanh mới
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn loại hỡnh kinh doanh của những loại hỡnh trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một loại hỡnh kinh doanh bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục khỏch hàng đó cú loại hỡnh kinh doanh này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một lĩnh vực kinh doanh, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật loại hỡnh kinh doanh
Mới: Tạo mới hoàn toàn một tỉnh thành mới
Sửa: Sửa lại trường thụng tin tờn tỉnh thành của những tỉnh thành trong bảng
Xoỏ: Xoỏ một tỉnh thành bất kỳ trong bảng. Nhưng nếu trong danh mục khỏch hàng, nhõn viờn đó cú tỉnh thành này thỡ phần mềm sẽ thụng bỏo khụng cho xoỏ.
Lưu: Khi tạo mới hay sửa một tỉnh thành, chỳng ta phải ấn nỳt này thỡ thụng tin mới được cập nhật
Thoỏt: Đõy là nỳt thoỏt khỏi màn hỡnh cập nhật tỉnh thành b. Cập nhật khỏch hàng
Tại chức năng này, bạn sẽ cập nhật khỏch hàng của cụng ty:
- Phần bảng phớa bờn dưới là danh sỏch những khỏch hàng đó được cập nhật trong hệ thống. Cú một dũng đỏnh dấu bởi tam giỏc mầu đen phớa bờn trỏi gọi là dũng hiện thời. Thụng tin chi tiết về khỏch hàng tại dũng hiện thời được hiển thị ở phớa bờn trờn (Chỳ ý: Khỏch hàng của cụng ty cú thể là cỏ nhõn hoặc tổ chức)
- Để cập nhật mới thụng tin của một khỏch hàng: Bấm chuột vào nỳt “Thờm” khi đú con trỏ màn hỡnh sẽ tự động được đặt tại ụ mó nhõn viờn. Tại ụ này bạn khụng cần phải gừ trực tiếp tờn nhõn viờn mà chỉ cần chọn nhõn viờn tương ứng. Mó khỏch hàng cú số thứ tự đó được hệ thống tự động tạo ra bằng cỏch lấy mó KH và số thứ tự lớn nhất đó cú cộng thờm 1.
- Tiếp theo bạn sẽ: Bấm phớm Enter (hoặc phớm Tab) để chuyển xuống ụ phớa bờn dưới “Tờn khỏch hàng”. Điền họ tờn của khỏch hàng sau đú bấm Enter để xuống ụ tiếp theo để nhập loại khỏch hàng. Nếu khỏch hàng chưa cú hợp đồng nào chương trỡnh ngầm định rằng loại khỏch hàng là “Khỏch hàng tiềm năng”. Khi cú hợp đồng với khỏch hàng này, chương trỡnh sẽ tự động đổi loại khỏch hàng thành “Khỏch hàng chớnh thức”
- Tại ụ Lĩnh vực kinh doanh, Loại hỡnh kinh doanh bạn sẽ khụng cần phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn lĩnh vực và loại hỡnh tương ứng.
- Tiếp theo hóy lần lượt cập nhật cỏc thụng tin về: Đơn vị chủ quản, Số lượng nhõn viờn, Doanh thu hàng năm, Địa chỉ, Số điện thoại, Fax, Email, Website
- Tại ụ Giới tớnh, Tỉnh thành, bạn cũng khụng cần phải gừ trực tiếp mà bạn hóy sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn giới tớnh (Nam/Nữ) và tỉnh thành tương ứng. Nếu đó phự hợp thỡ bạn chỉ cần bấm Enter để chuyển sang ụ tiếp theo.
- Ngày nhập: Đõy chớnh là ngày mà nhõn viờn tỡm được thụng tin về khỏch hàng
- Sau khi cập nhật thụng tin của nhõn viờn, để tiếp tục cập nhật cho nhõn viờn tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phớm “Alt+T” hoặc nhấn chuột vào nỳt “Thờm”
- Để sửa lại thụng tin về một khỏch hàng đó được cập nhật từ trước. Trước hết bạn chọn dũng chứa thụng tin về người đú tại bảng danh sỏch phớa dưới. Bấm chuột vào nỳt “Sửa”. Tiến hành những sửa đổi cần thiết sau đú bấm chuột vào nỳt “Cập nhật” (lỳc trước là nỳt Sửa)
- Trường hợp muốn xoỏ khỏch hàng, ấn vào tổ hợp phớm “Alt + X” hoặc nhấn chuột vào nỳt “Xoỏ”. Nếu khỏch hàng đó cú hợp đồng thỡ chương trỡnh sẽ thụng bỏo và khụng cho phộp xoỏ.
- Ngoài ra khi cập nhật xong khỏch hàng, chỳng ta cú thể cập nhật thờm người liờn hệ của khỏch hàng. Đặc biệt, với khỏch hàng là tổ chức thỡ việc này rất quan trọng vỡ người liờn hệ chớnh là người thường xuyờn trực tiếp trao đổi cụng việc, cũng như ký kết hợp đồng với cụng ty. Chỳng ta thực hiện bằng cỏch ấn vào nỳt “Người liờn lạc”. Màn hỡnh của người liờn hệ hiện ra như sau: