Đây là những chi phí cấu thành thực thể của sản phẩm. Tại Công ty Cổ phần Hoàng Sơn, chi phí về nguyên liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, bao gồm toàn bộ các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu,... phục vụ cho công tác sản xuất sản phẩm.
Để theo dõi nguyên vật liệu, nhiên liệu kế toán sử dụng TK 152: "Nguyên liệu, vật liệu" và nó đợc mở chi tiết theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất nh sau:
TK 1521: "Nguyên vật liệu chính". TK 1522: "Vật liệu phụ".
TK 1523: " Nhiên liệu".
TK 1524: "Phụ tùng thay thế". TK 1525: "Phế liệu thu hồi".
Chi phí NVL do kế toán NVL theo dõi và phản ánh hàng ngày thông qua phiếu nhập kho, xuất kho NVL. Khi NVL xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất, trị giá NVL xuất kho đợc xác định theo giá thực tế nhập kho (ph- ơng pháp giá thực tế đích danh). Chi phí NVLTT liên quan đến phân xởng nào thì kế toán tập hợp vào phân xởng đó theo phơng pháp trực tiếp.
Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, thẻ kho đợc mở để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu cả về số lợng và trị giá thực tế. Tại phòng kế toán, kế toán mở thẻ chi tiết NVL. Căn cứ phiếu xuất kho kế toán phân xởng ghi theo giá trị NVL xuất kho dùng sản xuất sản phẩm ở phân xởng mình theo dõi.
Trị giá NVL thực = Đơn giá thực tế x Số lợng NVL thực tế tế xuất kho NVL nhập kho xuất kho
Đơn giá vật liệu xuất kho trong kỳ đợc xác định:
Đơn giá VL = Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng vật liệu nhập trong kỳTrị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ
Trên cơ sở số liệu nguyên vật liệu đã xuất dùng, thủ kho ghi vào thẻ kho đến cuối tháng chuyển về phòng kế toán để đối chiếu và ghi vào bảng quyết toán xuất, nhập vật liệu trong kỳ theo từng loại vật liệu, sau đó lên bảng tổng hợp xuất nhập vật t trong tháng ( số liệu thực tế của tháng 8/2005).
Ví dụ: Mẫu phiếu xuất kho đợc ghi nh sau:
Phiếu xuất kho
Ngày 13 tháng 8 năm 2005
Tên ngời nhận : Phạm Thị Hoà
Phân xởng : Tổ SX 1
Địa chỉ : Tổ viên
Xuất tại kho : Vật liệu DD
ĐVT: nghìn đồng
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Cám vịt đẻ DL43 Bao 50 96.000 4.800
2 Cám gà TL201 Bao 100 121.000 12.100
3 Cám lợn TL301 Bao 75 112.000 8.400
Cộng 25.300
Cộng bằng chữ: Hai mơi lăm triệu ba trăm ngàn đồng
Thủ kho Ngời nhận Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên )
Số liệu của dòng tổng cộng trên "Bảng tổng hợp nguyên vật liệu chính xuất dùng" đợc đa vào "Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ".
Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ dùng để phản ánh giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tợng sử dụng hàng tháng.
Kết cấu và nội dung chủ yếu của Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ:
+ Cột dọc phản ánh các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng.
+ Dòng ngang phản ánh đối tợng sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng phân bổ này lập đợc căn cứ vào các Phiếu xuất kho, các bảng tổng hợp vật liêu chính, phụ xuất dùng, hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá
thực tế của từng loại vật liệu lấy từ Bảng kê số 3 (Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ).
Số liệu này làm căn cứ để ghi vào bên Có của các TK 152, 153, các Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ …
Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, các sổ chi tiết xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho, kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu vào đối tợng sử dụng. Số liệu ở Bảng phân bổ này đợc phân bổ này đợc kế toán tập hợp lại theo khoản mục và sử dụng để lập Bảng kê số 4 và vào "Nhật ký - Chứng từ" số 7. Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc kế toán định khoản nh sau:
Kế toán ghi:
Nợ TK 621 : 901.350.000 Có TK 152 : 901.350.000
Ngoài số nguyên vật liệu xuất kho dùng để sản xuất sản phẩm, trong tháng 8/2005 Công ty còn mua một số nguyên vật liệu cha trả tiền ngời bán xuất thẳng cho sản xuất không qua kho. Căn cứ vào chứng từ hoá đơn thanh toán với ngời bán, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 : 354.000.000 Nợ TK 133 : 35.400.000 Có TK 331 : 389.400.000
Sau đó ghi "Nhật ký - Chứng từ" số 5 và đợc tập hợp vào Bảng kê số 4 trên dòng tài khoản 621. Từ trên Bảng kê số 4 cuối kỳ kế toán ghi vào "Nhật ký - Chứng từ" số 7 ( Cột TK152 và cột NKCT số 5 tơng ứng với dòng TK621).
Cuối tháng kế toán thực hiện kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào TK 154:" Chi phí sản xuất dở dang".
Kế toán ghi:
Nợ TK 154 : 1.255.350.000 Có TK 621 : 1.255.350.000 ( Xem biểu số 5).
Cuối tháng căn cứ số liệu trên "Nhật ký - Chứng từ" số 7 kế toán mở Sổ Cái TK 627, TK 154 ( Sổ Cái TK 621, TK 154 ) (Xem biểu số 6, số 9 ).
Đối với những vật liệu khi xuất dùng có liên quan trực tiếp đến từng đối tợng tập hợp chi phí riêng biệt (phân xởng, bộ phận sản xuất hoặc sản phẩm, loại sản phẩm, ) thì hạch toán trực tiếp cho đối t… ợng đó.
Trờng hợp vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tợng tập hợp chi phí, không thể tổ chức hạch toán riêng đợc thì phải áp dụng phơng pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí cho các đối tợng có liên quan. Tiêu thức phân bổ thờng đợc sử dụng là phân bổ theo định mức tiêu hao, theo hệ số, theo trọng lợng, theo số lợng sản phẩm. Công thức phân bổ nh sau:
Chi phí NVL phân bổ cho từng đối tợng =
Tiêu thức phân bổ
của từng đối tợng x Hệ số phân bổ Tổng chi phí NVL cần phân bổ
Hệ số phân bổ = --- Tổng tiêu thức phân bổ
Chi phí NVL trực tiếp đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho tính ra giá thực tế vật liệu trực tiếp xuất dùng và căn cứ vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất đã xác định để tập hợp.
* Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản chi phí NVL trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621- "Chi phí NVL trực tiếp".
Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí (phân xởng, bộ phận sản xuất, sản phẩm )…
Bên Nợ: Giá trị NVL xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ.
Bên Có: - Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp vào TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang"
TK 621 cuối kỳ không có số d. TK này có thể mở chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí sản xuất.