Tìm hiểu khách hàng, đánh giá trọng yếu và rủi ro
Tìm hiểu khách hàng :
Để tìm hiểu khách hàng, công ty có nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào từng loại khách hàng. Tuy mới thành lập song lượng khách quen của công ty lại khá lớn do đó các hợp đồng kiểm toán của công ty lại chủ yếu là “ đến hẹn lại lên”. Mỗi khi đến mùa kiểm toán, những tháng trước và sau tết âm thì công ty lại tổ chức cho các đoàn kiểm toán đến các khách hàng quen thuộc. Khi đó khách hàng chỉ cần gọi điện cho bên công ty kiểm toán để công ty kịp bố trí đoàn kiểm toán, thậm chí công ty kiểm toán chủ động liên lạc với khách hàng để tiện việc bố trí kế hoạch.
Hàng năm, lượng khách hàng mới của công ty cũng càng nhiều.
Khách hàng mới của công ty có thể là do khách hàng cũ giới thiệu. Khi được đã được công ty thực hiện kiểm toán, khách hàng cảm thấy rất hài lòng và giới thiệu cho các doanh nghiệp bạn tìm kiếm đến dịch vụ của công ty. Khách hàng mới còn là khách hàng biết đến công ty do uy tín của công ty trên thị trường kiểm toán, qua các mối
nhiều thư chào hàng, lập trang web quảng bá tên tuổi công ty… qua đó khách hàng có cơ hội biết đến dịch vụ của công ty, từ đó mà lựa chọn công ty.
Nói chung với các khách hàng mới này thông thường họ sẽ gửi thư mời kiểm toán đến công ty hoặc liên lạc với công ty qua điện thoại thay cho thư mời kiểm toán. Sau đó phía công ty kiểm toán sẽ tìm hiểu về khách hàng, đưa ra mức phí kiểm toán hai bên cùng đi đến thống nhất và cùng ký kết hợp đồng kiểm toán, kèm theo đó là một kế hoạch kiểm toán trong đó trình bày đầy đủ những công việc KTV sẽ thực hiện, bố trí số KTV thực hiện. Giá phí kiểm toán được xây dựng dựa trên khối lượng thời gian bỏ ra để hoàn thành công việc kiểm toán và mức phí phản ánh trình độ cao cấp, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của cán bộ tham gia kiểm toán cùng các chi phí khác phát sinh liên quan đến cuộc kiểm toán.
Để tìm hiểu khách hàng, nhóm KTV sẽ yêu cầu công ty cung cấp một số thông tin cơ bản như như tên giao dịch, trụ sở chính, giấy phép đăng ký kinh doanh, ban lãnh đạo, quy đinh chung về HTKSNB, tình hình phát triển…Kiểm toán viên có nhiều nguồn để tìm hiểu các thông tin này. Nhưng một nguồn không thể thiếu đó là từ khách hàng. KTV sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu như giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ của công ty, biên bản họp hội đồng cổ đông( với công ty cổ phần). KTV còn quan sát, phỏng vấn nhân viên trong công ty để tìm hiểu về hệ thống KSNB. Ngoài ra KTV còn tìm hiểu khách hàng qua các bên liên quan của khách hàng, tìm hiểu qua các mối quan hệ vốn có của bản thân, qua các phương tiện thông tin đại chúng…Việc tìm hiểu này sẽ thực hiện thuận tiện hơn nếu là khách hàng truyền thống vì các thông tin về cơ bản KTV đã được biết trong cuộc kiểm toán trước. Khi đó, KTV chỉ việc cập nhật thêm một số thay đổi trong năm tài chính của khách hàng như kết quả kinh doanh, nhân sự kế toán…
Sau đây là cụ thể đối với khách hàng công ty cổ phần ABC:
Đây là khách hàng quen thuộc của công ty. Ngay từ năm đầu thành lập, công ty CP ABC đã là khách hàng của công ty. Công ty này sau khi kết thúc niên độ kế toán năm 2009, hoàn thành xong sổ sách kế toán đã liên hệ với công ty để công ty bố trí kế hoạch kiểm toán.
Do đây là khách hàng quen, hai bên đều có sự hiểu biết cần thiết về nhau nên việc tìm hiểu khách hàng được thực hiện nhanh chóng. Trong file kiểm toán niên độ kế toán 01/01- 31/12/2008, nhóm KTV đã lưu giữ các thông tin cơ bản về khách hàng này. Vì vậy trong năm nay, công ty chỉ cập nhật thêm các thay đổi đáng kế của khách hàng. Cụ thể trong file kiểm toán năm nay, trong file kiểm toán có lưu lại các thông tin sau về khách hàng:
- Thông tin cơ bản : Tên công ty, ngày thành lập, trụ sở chính, giấy phép đăng ký kinh doanh, ban lãnh đạo.
- Hoạt động kinh doanh: Phần này sẽ mô tả vắn tắt về hoạt động kinh doanh của khách hàng bao gồm các thông tin về hoạt động kinh doanh chính, sản phẩm/ dịch vụ chủ yếu, ngành hoặc lĩnh vực mà đơn vị đang hoạt động, các yếu tố môi trường và dự báo về thị trường chính có ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị, niên độ kế toán, chế độ kế toán áp dụng, đơn vị tiền tệ trong kế toán, quá trình phát triển Những mô tả này cùng với những hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động kinh doanh của khách hàng cùng việc sử dụng các hiểu biết này một cách hợp lý sẽ trợ giúp kiểm toán viên trong các công việc đánh giá rủi ro và xác định các vấn đề đáng chú ý, lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán hiệu quả, đánh giá bằng chứng kiểm toán và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
Các thông tin thu thập được trong bước công việc này được nhóm KTV lưu lại theo giấy tờ làm việc kèm theo phụ lục 1.2; 1.3.
- Đánh giá trọng yếu và rủi ro : Sau khi đã tìm hiểu khách hàng, thu được những thông tin cần thiết về khách hàng, KTV sẽ đưa ra mức trọng yếu và rủi ro. Mực trọng yếu và rủi ro được đánh giá phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, tính chất sản phẩm, độ tin cậy vào hệ thống kế toán…Tuy nhiên với mức trọng yếu thì KTV sẽ định mức trên sơ sở mức chỉ đạo của công ty. Công ty đã xây dựng một khung trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC, KTV có thể điều chỉnh cho phù hợp với mỗi khách hàng.
Đối với khách hàng ABC, qua các thông tin về khách hàng, nhóm KTV đánh giá mức rủi ro tiềm tàng là thấp do đặc điểm kinh doanh cũng như tính chất sản phẩm, dịch
cậy (điều này công ty cũng đã biết đến khi thực hiện kiểm toán 2 năm trước) nên có thể cho rằng rủi ro kiểm soát là thấp.
KTV cũng xây dựng mức trọng yếu theo chỉ đạo của công ty như sau :
Bảng 3: BẢNG TÍNH MỨC ĐỘ TRỌNG YẾU Khoản mục
Tỷ lệ %
Thấp nhất Cao nhất
Lợi nhuận trước thuế 4 8
Doanh thu 0.4 1
TSLĐ và ĐTNH 2 2
Nợ ngắn hạn 2 2
Tổng tài sản 1 1
Sau khi thực hiện các nội dung trên, công ty kiểm toán thỏa thuận mức phí kiểm toán, nhân sự kiểm toán và thời gian kiểm toán dựa trên yêu cầu của khách hàng với bên khách hàng. Nếu bên khách hàng đồng ý sẽ lập hồ sơ kiểm toán (thoe mẫu của công ty kiểm toán).
Như khách hàng ABC, sau khi hai bên thống nhất về phí kiểm toán, thời gian và nhân sự kiểm toán, công ty kiểm toán lập hồ sơ kiểm toán (kèm theo phụ lục 1.4).
Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
Sau khi hoàn tất các công việc trên nhóm KTV tiến hành lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Đối với quy trình kiểm toán khoản mục TSCĐ, nhóm chỉ lập kế hoạch kiểm toán tổng thể.
Kế hoạch tổng thể do kiểm toán viên trưởng lập nhằm cụ thể cách thức tiến hành công việc kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán dựa trên các thông tin đã tìm hiểu về khách hàng cũng như những nhận định ban đầu về khách hàng, kinh nghiệm bản thân để lập kế hoạch này bao gồm các nội dung: thông tin cơ bản về công ty ABC; đánh giá trọng yếu, rủi ro; phương pháp kiểm toán, nhận sự kiểm toán, các vấn đề khác và tổng
kết kế hoạch kiểm toán. Mỗi khách hàng đều phải lập kế hoạch tổng thể. Cụ thể như đối với công ty ABC, trưởng nhóm kiểm toán đã lập kế hoạch tổng thể kèm theo phụ lục 1.5.
Lập chương trình kiểm toán
KTV lập chương trình kiểm toán theo mẫu của công ty. Chương trình kiểm toán này nêu rõ các mục tiêu cho các cơ sở dẫn liệu cần đạt trong cuộc kiểm toán và các thủ tục cần thiết để thu thập các bằng chứng cho các mục tiêu trên. Trong một số trường hợp cụ thể KTV có thể điều chỉnh một số thủ tục cho phù hợp với mỗi khách hàng.
Đối với công ty ABC, KTV đã lập chương trình kiểm toán theo mẫu của công ty (kèm theo Phụ lục 1.6)
Thỏa luận với khách hàng và hoàn chỉnh kế hoạch kiểm toán :
Sau khi thực hiện xong các nội dung trên, trưởng nhóm KTV làm việc với ban lãnh đạo công ty khách hàng để đi đến thống nhất kế hoạch cũng như chương trình kiểm toán. Thông thường phía bên khách hàng sẽ tổ chức một cuộc nói chuyện trực tiếp với phía bên kiểm toán. Hai bên sẽ cùng nhau thảo luận để đi đến thống nhất ý kiến.
Tại công ty ABC, ban lãnh đạo công ty đã tổ chức một cuộc nói chuyện thân mật với trưởng nhóm kiểm toán tại ngày 10/03/2010. Sau khi họp bàn, hai bên thống nhất kế hoạch của phía công ty kiểm toán. Ban lãnh đạo công ty tỏ ra rất nhiệt tình cộng tác với bên kiểm toán.