II. CÁC BIỆN PHÁP CƠ BẢN
4.1. Mục đớch chung
Trong cụng ty hiện nay khoản mục chi phớ chung của cụng ty cũn nhiều hạn chế, khoản chi phớ này chiếm một tỷ lệ lớn trong giỏ thành xõy lắp, chớnh vỡ thế việc giảm chi phớ này sẽ gúp phần đỏng kể trong việc hạ giỏ thành cụng trỡnh. Trong dự toỏn, chi phớ chung là một khoản mục chi phớ giỏn tiếp, thường được tỡnh theo % chi phớ nhõn cụng. ở cụng ty, khoản mục chi phớ chung thực tế tăng so với dự toỏn và chi phớ quản lý doanh nghiệp qua cỏc năm đều tăng lờn về con số tuyệt đối.Nếu cụng ty cú những định mức, kế hoạch chi tiờu hợp lý sẽ tiết kiệm được một khoản tiền lớn cho cụng ty và hạ được giỏ thành sản phẩm.
Cú nhiều nhõn tố khỏc nhau ảnh hưởng tới mức độ chi phớ của khoản mục chi phớ chung. Khi phõn tớch khú cú thể phõn biệt mức độ ảnh hưởng của một nhõn tố ra khỏi ảnh hưởng của cỏc nhõn tố khỏc, bởi cỏc nhõn tố cú mối liờn hệ biện chứng hữu cơ với nhau, ảnh hưởng của mỗi nhõn tố tới mức độ chi phớ cú thể bih che lấp ảnh hưởng của nhõn tố khỏc. Chớnh vỡ yếu tố này, cỏc giải phỏp mang tớnh linh hoạt, mang tớnh chung chung, khú lượng húa.
4.2. Phương thức tiến hành
Để thực hiện tốt cụng tỏc giảm giỏ thành thụng qua việc giảm chi phớ chung thỡ cần phải giảm cỏc chi phớ như: chi phớ phục vụ thi cụng, hành chớnh, quản lý … Đối với chi phớ phục vụ thi cụng về lều lỏn trại phục vụ cho sinh hoạt của cụng nhõn phải tận dụng những nhà cú sẵn, trỏnh xõy dựng làm phỏt sinh chi phớ chung.
Để hạ chi phớ chung, trong cỏc năm tiếp theo cụng ty khồng nờn bổ xung thờm lao động để trỏnh phỏt sinh tăng chi phớ quản lý và cũng trỏnh hiện tượng lỳc rỗi việc vẫn phải trả lương, với lao động trực tiếp nếu cú nhu cầu ta nờn đi thuờ theo nhu cầu của cụng việc và ký hợp đồng theo thời gian hoàn thành cụng
việc. Ngoài ra để quản lý cú hiệu quả chi phớ chung và chi phớ quản lý cụng ty nờn xõy dựng một cơ chế linh hoạt rừ ràng hiệu quả, quy định rừ ràng quyền hạn trỏch nhiệm ở từng vị trớ, quy đinh cỏc định mức chi phớ đi lại cần thiết. Đối với cỏc đội xõy dựng cần khoỏn cỏc chỉ tieu hàng thỏng xuống đội và phải khụng được vượt quỏ số đú. Đồng thời phải tớch cực kiểm tra cỏc khoản chi tiờu đú.Vớ dụ đội trưởng đội xõy dựng được khoỏn tiến điệ thoại liờn lạc hàng thỏng là 300000đ/ thỏng. Nếu quỏ số đú thỡ phải tự chịu.
Vớ dụ
Như chuyến cụng tỏc mở rộng thị truờng của trưởng phũng hành chớnh kỹ thuật năm 2005 ở tỉnh Lào Cai, trong việc mở rộng thị trường ở tỉnh lào cai của phũng đó tiờu tốn của cụng ty hàng chục triệu đồng:
Thỏng 1/2005 chi phớ 2.500.000đ/ tuần, thỏng 5/2005 chi phớ là 3.500.000đ/ 3 ngày, thỏng 12/2005 chi phớ là 1.500.000đ/2ngày. Tổng cộng việc mở rộng thị truờng của phũng là 7.500.000đ, trong khi đú đến năm 2006 cụng ty vẫn chưa nhận được một hợp đồng xõy dựng nào ở tỉnh Lào Cai. Như vậy đõy là chi phớ chung khi phõn bổ vào cỏc cụng trỡnh thi cụng năm 2005 sẽ tăng lờn là 10% ì
7.500.000 = 750.000đ. Đõy chỉ là một vớ dụ cho việc tăng chi phớ chung trong cỏc cụng trỡnh xõy dựng. Vậy để giảm cỏc chi phớ này thỡ cụng ty cần cú quy định rừ ràng về cụng tỏc mở rộng thị trường như chi phớ mở rộng thị trường của phũng nào sẽ do phũng đú quản lý và tự chịu trỏch nhiệm ( hạch toỏn nội bộ ). Nếu cụng tỏc mở rộng thị trường thành cụng thỡ sẽ tớnh vào chi phớ của cụng trỡnh đú, do cụng ty trịu trỏch nhiệm, cũn nếu khụng ký được hơp đồng mới thỡ đơn vị cử người đi mở rộng thị trường sẽ phải tự chịu trỏch nhiệm về khoản chi phớ đo. Như trờn cụng ty cú thể hạ được chi phớ là 75.000.000đồng.
Nếu thực hiện tốt cụng tỏc này sẽ làm cho cụng tỏc hạ giỏ thành cỏc cụng xõy dựng của cụng ty đạt hiệu quả.