- Mẫu sổ kế toán công ty áp dụng: Hiện nay, Công ty cổ phần LICOGI 12 tổ chức hạch toán và ghi chép theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sách dùng để hạch toán đều là những sổ sách theo mẫu quy định trong hình thưc ghi sổ Chứng từ ghi sổ của Bộ Tài Chính ban hành, tuy nhiên có sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là xây lắp và cơ giới.
Hạch toán tổng hợp: Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, kế toán phản ánh vào sổ Chứng từ ghi sổ. Sau đó, từ sổ Chứng từ ghi sổ kế toán sẽ vào các sổ tài khoản có liên quan. Cuối tháng hoặc định kỳ lên bảng cân đối phát sinh các tài khoản, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết rồi sau đó lập Báo cáo tài chính.
Hạch toán chi tiết: Hàng ngày từ chứng từ gốc, kế toán ghi sổ, thẻ chi tiết các tài khoản có liên quan, cuối tháng hoặc định kỳ kế toán lên bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ Cái và lên Báo cáo tài chính.
Trong trường hợp kế toán có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, thường xuyên thì để giảm số lượng ghi vào sổ Chứng từ ghi sổ kế toán mở các sổ Nhật ký đặc biệt như: Nhật ký thu tiền, chi tiền, Nhật ký bán hàng, mua hàng.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đồng thời tiến hành phân loại chứng từ lập danh sách chứng từ, chứng từ nhận ký.
Căn cứ vào chứng từ kế toán định khoản ghi vào sổ Chứng từ ghi sổ. Những chứng từ có liên quan đến những đối tượng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào sổ chi tiết liên quan.
Định kỳ 3-5 ngày căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ Chứng từ ghi sổ tiến hành chuyển số liệu vào sổ Cái liên quan. Mỗi tài khoản cấp 1 được mở một sổ Cái, một số tài khoản cấp 2 cũng được mở riêng một sổ Cái.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ Cái kế toán lập Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số dư của các tài khoản đồng thời ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập các báo cáo kế toán.
Công tác kế toán tại Công ty LICOGI 12 được thực hiện hoàn toàn trên máy tính với phần mềm kế toán FMIS. Việc sử dụng phần mềm kế toán này làm giảm bớt việc tính toàn ghi chép bằng tay trên các loại sổ tổng hợp cũng như sổ chi tiết, cũng như báo cáo kế toán.
Việc sử dụng phần mềm kế toán FMIS làm cho công việc kế toán trở nên đơn giản hơn. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán kiểm tra, tính toán số liệu (nếu cần) sau đó chỉ cần nhập số liệu vào máy theo các phần hành kế toán, việc ghi chép vào các loại sổ và báo cáo tài chính do máy tự động thực hiện.
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy tính được thực hiện như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ghi chép trên chứng từ gốc, kế toán kiểm tra, xử lý dữ liệu rồi cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng mã hoá đã được cài đặt trong phần mềm như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng… đúng quan hệ đối ứng tài khoản, máy tính sẽ tự động ghi vào các sổ Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ Cái tài khoản có mặt trong định khoản và các bảng kê liên quan. Phần mềm chỉ thực hiện đúng khi các định khoản đúng và chỉ thực hiện được các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, khi xác định các số phát sinh số dư trên tài khoản đối với nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, giá vốn…) Với chương trình kế toán FMIS làm tự động qua các bút toán kết chuyển đã cài đặt sẵn trong chương trình người sử dụng chỉ cần lựa chọn.
Thông tin đầu ra: sau khi dữ liệu được cập nhật theo trình tự như ngày, tháng, năm, số chứng từ, nội dung, TK Nợ, TK Có hoặc TK Có, TK Nợ.
Theo các phần hành kế toán thì thông tin đầu ra cho phép ta có thể lấy bất kỳ loại sổ nào, như sổ Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp, và các Báo cáo tài chính.