III. Hạch toán số lợng, thời gian, và kế quả laođộng
1. Các chứng từ hạch toán lao động, tính lơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội.
hội.
1.1. Chứng từ hạch toán lao động.
ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thờng do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính trả lơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải vận dụng lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lợng, chất lợng lao động.
Các chứng từ ban đầu gồm :
- Mẫu số : 01 – LĐTL – Bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng ngời lao động theo tháng hoặc theo tuần ( tuỳ theo cách chấm công và trả lơng ở doanh nghiệp)
- Mẫu số : 03 – LĐTL – Giấy chứng nhận nghỉ việc hởng BHXH, chứng từ này do các cơ sở y tế đợc phép lập riêng cho từng cá nhân ngời lao động nghỉ và hởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT.
- Mẫu số : 06 – LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
Mục đích lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng hoặc tiền công cho ngời lao động, phiếu này do ngời chuyển giao việc lập, phòng lao động tiền lơng thu nhận và ký duyệt trớc khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lơng
- Mẫu số : 07 – LĐTL – Phiếu báo làm thêm giờ.
giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán về khối lợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán
- . Mẫu số : 09 –LĐTL – Biên bản điều tra tai nạn lao động.
Biên bản này nhằm xác định chính xác, cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho ngời lao động một cách thoả đáng và trên cơ sở biên bản đó có các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, ngăn ngừa tai nạn xảy ra tại đơn vị.
Trên cơ sở các chứng từ ban đầu, bộ phận lao động tiền lơng thu nhập, kiểm tra, đối chiếu với chế độ nhà nớc, doanh nghịêp và thoả thuận theo hợp đồng lao động, sau đó ký xác nhận chuyển cho kế toán tiền lơng làm căn cứ lập các bảng thanh toán lơng, thanh toán bảo hiểm xã hội.
1.2. Chứng từ tính lơng và các khoản trích theo lơng.
Hiện nay, nhà nớc cho phép doanh nghiệp trả lơng cho ngời lao động theo tháng, hoặc tuần. Việc tính lơng và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêng cho từng ngời lao động, tổng hợp lơng theo từng tổ sản xuất, từng phòng quản lý.
Trờng hợp trả lơng khoán cho tập thể lao động, kế toán phải tính lơng, trả l- ơng cho từng việc khoán và hớng dẫn chia lơng cho từng thành viên trong nhóm (tập thể) đó theo các phơng pháp chia lơng nhất định, nhng phải đảm bảo công bằng hợp lý.
Căn cứ các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội đợc duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau :
- Bảng thanh toán tiền lơng ( Mẫu số : 02 – LĐTL)
Mỗi tổ sản xuất, mỗi phòng ban quản lý mở một bảng thanh toán lơng, trong đó kể tên các khoản lơng đựơc lĩnh của từng ngời trong đơn vị .
- Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH ( Mẫu số : 05 –LĐTL) Bảng này đợc mở để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu : Họ
tên và nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội ngời lao động đợc hởng trong tháng. - Bảng thanh toán tiền thởng ( Mẫu số : 05 – LĐTL).
Bảng này đợc lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phận kinh
doanh,... các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lơng và khấu trừ các khoản khác nh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khoản bồi thờng vật chất,... đối với ngời lao động.