II- Thực trạng công tác tham dự thầu của Công ty Cơ điện Trần Phú:
4. Quy trình tham dự thầu của Công ty:
Sau hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất dây và cáp điện, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình về quy trình tham dự thầu như sau:
Sơ đồ 2 : Quy trình tham dự thầu của Công ty
STT Trình tự thực hiện Đơn vị thực hiện
Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 - Phòng kinh doanh tổng hợp - Giám đốc - Phòng Kinh doanh tổng hợp - Phòng kinh doanh tổng hợp - Phòng Kế toán tài vụ - Phòng Hành chính tổng hợp - Phòng Kỹ thuật - Phòng kinh doanh tổng hợp - Giám đốc
Quy trình tham dự thầu của Công ty được thực hiện theo các bước như sau: Bước 1: Thu thập và tiếp nhận thông tin từ bên mời thầu
Chủ đầu tư đăng tải thông tin mời thầu trên các báo đầu thầu và trên trang web, Công ty phải tìm hiểu về dự án và về chủ đầu tư trên các phương tiện thông tin đại chúng để xem có nên tham dự thầu hay không.
Các yêu cầu của khách hàng cũng có thể thông báo qua mời thầu, chỉ định thầu.. tùy theo dự án và được chuyển đến công ty dưới mọi hình thức. Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện dưới dạng Fax, công văn, điện thoại hoăc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng. Trường hợp không chấp nhận, trưởng phòng kinh doanh thông tin lại cho khách hàng và thông báo lý do không chấp nhận để có thể đàm phán lại với khách hàng. Trường hợp chấp nhận tham gia thầu, sau khi nhận yêu cầu của khách hàng là tìm hiểu thông tin chi tiết về dự án và về khách hàng, thông báo lại cho Giám đốc Công ty để ra quyết định
Việc tìm hiểu thông tin liên quan đến gói thầu là một hoạt động vô cùng quan trọng, nó giúp nhà thầu nắm bắt được các thông tin cần thiết ban đầu như:
- Tên chủ đầu tư - Loại gói thầu - Nguồn vốn
- Tư vấn thiết kế, tư vấn đầu thầu - Hình thức đấu thầu
- Số lượng nhà thầu tham gia - Thời gian mở thầu
- Tiêu chuẩn kỹ thuật - Tiến độ thi công
- Tổng mức đầu tư, dự toán công trình
Các thông tin này cần phải được xác thực chính xác và phải đáng tin cậy. Từ đó, nhà thầu sẽ tiến hành phân tích xem xét khả năng có đáp ứng được yêu cầu của gói thầu hay không, nếu trúng thầu thì trong tình hình thị trường như vậy có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không? Những thông tin và đánh giá bước đầu như vậy sẽ là cơ sở để công ty đưa ra quyết định có tham dự gói thầu hay không. Việc này vô cùng quan trọng, nếu là cơ hội tốt thì sẽ tham gia còn nếu thấy không khả thi thì có thể loại bỏ. Việc làm này giúp công ty tránh công tác tham dự thầu tràn lan gây lãng phí nguồn lực.
Khi Công ty được chỉ định thầu, Công ty có thể ký hợp đồng với chủ đầu tư. Giám đốc công ty là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và giao cho phòng Kinh doanh triển khai thực hiện. Trong trường hợp có yêu cầu của Chủ đầu tư, trưởng phòng kinh doanh lập hồ sơ năng lực của Công ty, trình giám đốc phê duyệt và gửi cho chủ đầu tư xem xét. Và khi hai bên đã đồng ý thống nhất thì sẽ ký hợp đồng. Trường hợp tham gia đấu thầu, quy trình tham dự thầu được thực hiện qua các bước như sau:
- Mua và nghiên cứu HSMT
- Lập HSDT và tham dự buổi mở thầu - Ký hợp đồng
Bước 2 Mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu:
Sau khi phân tích và đưa ra quyết định sẽ tham dự thầu, Trưởng phòng kinh doanh ( hoặc người được ủy quyền) tiến hành mua HSMT theo địa chỉ mời thầu hoặc thông báo mời thầu. HSMT là căn cứ để lập HSDT. Trưởng phòng kinh doanh phân công nhiệm vụ nghiên cứu HSMT cho người có năng lực để bóc tách những nội dung cần chuẩn bị trong HSDT.
Sau khi mua HSMT, phòng kinh doanh sẽ chuyển xuống phòng Tài vụ để làm bảo lãnh dự thầu, sau đó chuyển cho phòng Kỹ thuật để lo chào về mặt kỹ thuật cho bên mời thầu.
Bước 3 Lập Hồ sơ dự thầu và tham dự buổi mở thầu :
Bên mời thầu là người đánh giá, lựa chọn nhà thầu thông qua hồ sơ dự thầu. Vậy, sau khi mua HSMT, Công ty nghiên cứu các yêu cầu của gói thầu và tiến hành lập HSDT.
Hồ sơ dự thầu bao gồm các tài liệu sau:
- Hồ sơ pháp lý bao gồm:
• Đơn dự thầu
• Bản liên danh, nhà thầu phụ (nếu có)
• Giấy ủy quyền (nếu có)
• Bảo đảm dự thầu
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh - Hồ sơ năng lực kinh nghiệm bao gồm:
• Giới thiệu chung về công ty
• Hồ sơ năng lực
Bảng kê khai máy móc thiết bị
Bảng kê khai các hợp đồng đã và đang thực hiện của nhà thầu
• Cam kết huy động vốn, các cam kết liên quan đến dự án
• Kế hoạch triển khai và bố trí nhân lực thực hiện gói thầu
• Bảng giá chào thầu và điều kiện thanh toán
Bảng giá chào thầu bao gồm tên hàng hóa (là các chi phí để sản xuất ra sản phẩm như chi phí sản xuất, chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm, chi phí hao hụt, tổng chi phí cấu thành sản phẩm...), nơi sản xuất, số lượng, đơn vị tính, đơn giá không thuế tại kho bên mua, trị giá chưa thuế tại kho bên mua, trị giá có thuế tại kho bên mua
• Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp của hàng hóa (tùy theo yêu cầu của HSMT)
• Catalog của thiết bị chào thầu
Quá trình lập HSDT:
Người được trưởng phòng kinh doanh giao chủ trì gói thầu lập kế hoạch chuẩn bị HSDT, trong kế hoạch phải nêu rõ:
• Nội dung cần thực hiện
• Người hoặc bộ phận thực hiện
• Thời gian hoàn thành
Trưởng phòng kinh doanh trình duyệt giám đốc phê duyệt kế hoạch và phân phối, giao nhiệm vụ tới các phòng ban có liên quan để thực hiện
Các cá nhân và phòng ban liên quan thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phải phối hợp với các đơn vị khác hoặc trình báo cáo giám đốc để cho hướng thực hiện.
Kỹ thuật lập hồ sơ dự thầu :
Có thể nói, đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của Công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhăm giúp cho nhà thầu thể hiện được sự vượt trội của mình trước hội đồng chấm thầu.
* Soạn thảo hồ sơ dự thầu : Trong hồ sơ dự thầu, các cán bộ thực hiện hồ sơ sẽ bóc tác từng nhóm công việc do các nhóm hoặc cá nhân khác nhau thực hiện. Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu cần có sự phối hợp của các phòng ban sau :
- Phòng kinh doanh tổng hợp chuẩn bị các tài liệu về:
• Đơn dự thầu
• Thông tin chung về công ty
• Hồ sơ kinh nghiệm của công ty
• Bố trí nhân sự thực hiện dự án
• Bố trí thiết bị thi công
• Tiến độ thi công
• Điều kiện thanh toán và thương mại
• Các tài liệu khác mà HSMT yêu cầu
• Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng
• Mẫu hợp đồng kinh tế
- Phòng kế toán tài vụ chuẩn bị tài liệu về:
• Bảo lãnh dự thầu
• Số liệu tài chính
• Bản báo cáo quyết toàn tài chính
• Đề xuất tài chính (đây là nhân tố cơ bản để quyết định khả năng thắng thầu của các nhà thầu. Việc xây dựng đề xuất tài chính dựa trên các yếu tố về giả cả của thị trường, sự biến động của nền kinh tế trong nước và trên thế giới và được phối hợp xây dựng cùng với phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Kỹ thuật). Công ty hoạt động trên 20 năm trong ngành và cũng có rất nhiều năm kinh nghiệm tham gia dự thầu đã luôn xác định cạnh tranh về giá dự thầu là biện pháp chủ yếu, do đó công tác khảo sát và đưa ra giá dự thầu phải được chú trọng đặc biệt, hạn chế sai sót đến mức tối đa và tính toán chính xác chi phí để thực hiện gói thầu.
Nhóm chuyên viên sẽ thực hiện đề xuất tài chính bao gồm các nội dung như thuyết minh giá dự thầu, bảng chi tiết đơn giá từng loại vật tư, nhân công, máy móc thiết bị, giá dự thầu tổng hợp, giá dự thầu chi tiết, đơn xin giảm giá dự thầu (nếu có).
- Phòng hành chính tổ chức cung cấp các tài liệu:
• Cung cấp các tài liệu về Tư cách pháp lý có công chứng gồm: Đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập và sáp nhập doanh nghiệp
• Cấp văn bằng, chứng chỉ các cá nhân chủ chốt thực hiện dự án (nếu HSMT yêu cầu) - Phòng kỹ thuật:
• Đề xuất về kỹ thuật : Căn cứ vào sản phẩm gói thầu mà Công ty sẽ bóc tách khối lượng công việc cần làm trong toàn bộ quá trình thực hiện gói thầu. Với mỗi gói thầu đều có các yêu cầu về kỹ thuật khác nhau. Mỗi gói thầu cần sử dụng máy móc thiết bị, nguồn nhân lực với yêu cầu chuyên môn, kinh nghiệm là khác nhau tùy theo sự phức tạp của gói thầu. Nhóm chuyên viên phân tích phải hiểu rõ công việc nào phải làm và làm như thế nào. Thông qua bảng này sẽ phối hợp với phòng kế toán tài vụ để tính giá dự thầu.
Có thể nói, đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu nên phải chú trọng để đẩy mạnh được khả năng vượt trội của mình. Phòng kỹ thuật phải tính toán các công tác chuẩn bị thi công, nhân lực thực hiện gói thầu, khối lượng máy móc cần huy động cho gói thầu, biện pháp thi công, danh mục chủng loại vật tư...
Việc lập HSDT do các phòng trong công ty thực hiện. Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là những chuyên gia am hiểu lĩnh vực đấu thầu, lĩnh vực được phân công soạn thảo và chuẩn bị.
* Tổng hợp hồ sơ dự thầu:
Căn cứ vào kế hoạch, chủ trì gói thầu đôn đốc các đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao và phải đảm bảo chất lượng công việc hoàn thành. Sau đó tiến hành thu thập tất cả các hồ sơ của các đơn vị để xem xét và tổng hợp.
* Kiểm tra, hoàn chỉnh đóng bộ và phê duyệt:
• Các tài liệu của HSDT sau khi hoàn thành được trưởng phòng Kinh doanh tổng hợp phối hợp với các trưởng các đơn vị liên quan khác kiểm tra, rà soát và trình giám đốc ký phê duyệt. Nếu phó giám đốc ký thay phải có giấy ủy quyền.
• Đóng bộ HSDT: Sau khi giám đốc đã ký và phê duyệt các tài liệu của HSDT , chủ gói thầu tiến hành sao hồ sơ với số lượng bản sao theo yêu cầu của HSMT. Các bộ bản sao và bản gốc phải được đóng riêng và ở ngoài bìa phải ghi rõ bản gốc hay bản sao.
* Trình bày HSDT:
• HSDT được đóng thành quyển, có thể đóng thành 1 hay nhiều quyển theo yêu cầu của HSMT và phải có bản sao lưu lại tại phòng Kinh doanh tổng hợp.
• HSDT được sắp xếp theo đúng thứ tự yêu cầu của HSMT và được đánh số từ 1 đến hết. Trường hợp túi HSMT không nêu thứ tự thì sắp xếp theo thứ tự sau : Danh mục tài liệu - Đơn dự thầu - Bảo lãnh dự thầu - Tài liệu về pháp lý - Giới thiệu
chung về công ty - Tài liệu về năng lực - Catalog về thiết bị chào thầu - Kế hoạch triển khai và bố trí nhân lực
• Các bộ hồ sơ phải có trang bìa chính cho từng quyển, ngoài ra mỗi mục đều có phân trang
• Nội dung của trang bìa: Bìa chính ghi theo mẫu HSMT, trường hợp trong túi HSMT không ghi thì ghi: Tiêu đề « Hồ sơ dự thầu » cỡ lớn, Bản sao hoặc bản gốc, tên gói thầu, tên chủ đầu tư, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu.
Yêu cầu HSDT phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của HSMT, trình bày đẹp, rõ ràng. Trước khi niêm phong cần phải kiểm tra kỹ càng tránh nhầm lẫn và sai số, thiếu sót tài liệu.
Hồ sơ sau khi đóng quyển tiến hành bao gói, các quyển hồ sơ được bọc kín hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói ghi tên hồ sơ, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của công ty
Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiên biết được hết các số liệu, các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. « Thư giảm giá » là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa ra bộ phận đóng gói hồ sơ.
Nộp và tham dự mở thầu:
- Nộp HSDT: HSDT sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo HSMT. - Phương thức nộp:
• Trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng kinh doanh đưa hồ sơ đến tận nơi theo đúng thời gian và địa điểm trong HSMT, khi nộp hồ sơ cần lập biên bản bàn giao hồ sơ
• Gửi qua đường bưu điện, gửi chuyển phát nhanh: Áp dụng trong trường hợp nơi nhận ở xa và hồ sơ mời thầu cho phép.
- Tham dự mở thầu:
• Công ty cử đoàn tham dự và có mặt tại địa điểm đúng thời gian theo thông báo của HSMT
• Thành phần đoàn gồm: Giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty ủy quyền làm trưởng đoàn và có thể có các thành viên khác tham dự cùng gồm: trưởng phòng kinh doanh, cán bộ phòng kinh doanh, phụ trách đơn vị bàn giao thiết bị.
khác.
• Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần phải gửi văn bản thông báo cho bên mời thầu biết ( fax hoặc bưu điện) theo yêu cầu của HSMT
Nhận thông báo kết quả đấu thầu: 2 kết quả
• Không trúng thầu: Phòng kinh doanh tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp cải tiến. Các đề xuất phải được lập thành văn bản và được Giám đốc công ty phê duyệt
• Trúng thầu: Sau khi được thông báo trúng thầu, trưởng phòng kinh doanh tiến hành liên hệ với bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất được các điều khoản của hợp đồng thì tiến hành ký kết hợp đồng.
Bước 4 Ký kết và thực hiện hợp đồng:
Phòng kinh doanh giúp giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc soạn thảo, quản lý thực hiện các Hợp đồng kinh tế theo phân cấp và ủy quyền của giám đốc Công ty nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp lệnh hợp đồng kinh tế và quy định của Công ty.
• Chỉ khi ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế khi đã thực hiện đầy đủ quy chế đấu thầu hoặc có quyết định giao thầu. cần kiểm tra xác định rõ nguồn vốn, khả năng thanh toán, các điều kiện thoanh toán, quyết toán và các điều kiện khác.