IV- Đánh giá chung về công tác tham dự thầu của Công ty Cơ điện Trần Phú:
2. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tham dự thầu ở Công ty TNHH Nhà nước một
2.1.2 Tổ chức lại bộ máy đầu thầu:
kiện hết sức quan trọng.
− Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty.
• Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá
Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên môn hoá. Phòng kinh doanh hiện nay vẫn còn kiêm nhiệm nhiều công việc như nghiên cứu thị trường, marketting... nên thời gian tới đây, phải phân công lao động rõ ràng, phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để thường xuyên trao đổi, phân tích, tổng hợp thông tin liên quan đến gói thầu. Phạm vi tìm hiểu bao gồm: Tìm hiểu về các công trình mới, các công ty truyền tải điện, tìm hiểu về giá cả, trên cơ sở đó điều chỉnh chi phí kịp thời, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh
Để có nguồn thông tin đầy đủ và chính xác, nhà thầu cần phải quan hệ tốt với chủ đầu tư, cơ quan chức năng có thẩm quyền, đồng thời tích cực tìm hiểu thông tin về gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
• Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
+ Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
+ Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.
+ Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
• Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
− Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của công ty
chẽ của tư vấn giám sát, do đó cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường, do đó cần tiếp tục được đào tạo lại.
• Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết công suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
• Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây chuyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu chuyên sâu riêng. Do đó việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
2.1.3 Các chính sách trong chiến lược marketting của công ty
Như chúng ta đã biết quy luật cạnh tranh của nền kinh tế thị trường vừa là động lực thức đẩy nền kinh tế phát triển, vừa là con đường đưa đến sự diệt vong của các doanh nghiệp yếu kém. Xét trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dây và cáp điện, cuộc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp không kém phần khốc liệt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải học “ làm thị trường”, phải tự tìm tòi các phương pháp, biện pháp và phương thức thích hợp áp dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Một trong những giải pháp quan trọng nhất là các doanh nghiệp phải tiến hành các hoạt động marketing. Đối với các doanh nghiệp xây dựng các hoạt động markeing diễn ra một cách thường xuyên, liên tục nhưng tập trung nhất là ở thời điểm doanh nghiệp tham gia tranh thầu.
Có thể nói, thực chất của chiến lược marketing xây dựng là chiến lược tranh thầu. Tác dụng và hiệu quả của các chính sách sản phẩm, chính sách giá, chính sách tiêu thụ và chính sách khuếch trương giao tiếp đều thể hiện ở chỗ doanh nghiệp có thắng thầu hay không.
− Đối với chính sách khuếch trương, giao tiếp.
Đặc điểm nổi bật có ảnh hưởng lớn nhất đến chính sách khuếch trương, giao tiếp là marketing mang tính chất trực tiếp và cá biệt khách hàng không phải là quảng
đại quần chúng. Do đó biện pháp giao tiếp trực tiếp có ý nghĩa quan trọng nhất.
+ Giao tiếp với các chủ đầu tư có công trình cần xây dựng : Công ty cần đẩy mạnh hơn nữa việc giao tiếp trực tiếp với các chủ đầu tư cần xây dựng, các chủ đầu tư của các doanh nghiệp điện trên cả nước. Khi nắm bắt được thông tin về các công trình cần xây dựng công ty cần cử các cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn sâu gặp và giao tiếp với chủ đầu tư. Thông qua giao tiếp công ty có thể giới thiệu tuyên truyền về hình ảnh và uy tín các thiết bị điện của công ty, chủ yếu thông qua các thành tích mà công ty đã đạt được ( các công trình mà công ty đã thực hiện cùng các chứng chỉ chất lượng ) và năng lực của công ty ( trình độ kỹ thuật, trình độ tổ chức quản lý, máy móc thiết bị thi công). Cũng thông qua giao tiếp trực tiếp với chủ đầu tư công ty có thể có được những thông tin cần thiết phục cụ cho công tác chuẩn bị đấu thầu.
+ Giao tiếp với các tổ chức tài chính.
Việc giao tiếp với các tổ chức tài chính tạo ra mối quan hệ thuận lợi trong việc huy động nguồn vốn cũng như tiết kiệm được thời gian đi lại tạo điều kiện thuận lợi phục vụ cho việc mua sắm nguyên vật liệu cũng như đáp ứng được các yêu cầu cần thiết cho thi công công trình.
+ Giao tiếp với các đối tác cung ứng nguyên vật liệu và trang thiết bị máy móc
Nguyên vật liệu và máy móc thiết bị là yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu cho việc sản xuất. Việc giao tiếp với đối tác này tạo mối quan hệ ổn định làm ăn lâu dài, giúp cho công ty có máy móc thiết bị đầy đủ kịp thời.
+ Thêm vào đó, biện pháp tuyên truyền quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng cũng là biện pháp quảng cáo đạt hiệu quả cao.
− Các chiến lược tham gia dự thầu
+ Chiến lược công nghệ và tổ chức sản xuất
Nếu thực hiện chiến lược này thi công ty có khả năng giành thắng lợi với độ tin cậy cao. Thực chất của chiến lược này là khi lập hồ sơ tranh thầu, công ty phải dốc toàn lực vào việc đẩy mạnh năng lực của mình hợp lý dựa trên các công nghệ xây dựng có hiệu quả. Việc công ty đưa ra được một công nghệ độc đáo duy nhất mà chủ đầu tư đang cần cho việc thi công công trình sẽ tăng khả năng trúng thầu của công ty.
+ Chiến lược thay đổi sản xuất thành phẩm
Nếu được chủ đầu tư chấp nhận và công ty có khả năng tốt về chế biến sản phẩm thì sau khi nhận được hồ sơ mời thầu, công ty có thể đề xuất phương án thay
đổi phương án sản xuất hợp lý hơn và đưa lại lợi ích lớn hơn cho chủ đầu tư.
Để tăng khả năng thắng thầu đòi hỏi công ty phải tập trung tất cả lực lượng và có thể sử dụng một chiến lược tổng hợp.
2.1.4 Lập một bộ HSDT đầy đủ và chất lượng về mặt nội dung và hình thức:
Giải pháp quan trọng nhất và có thể dẫn tới khả năng thắng thầu của Công ty cao nhất đó chính là xây dựng một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ và chất lượng về cả mặt nội dung và mặt hình thức. Một bộ hồ sơ được gọi là chất lượng khi đáp ứng đầy đủ những yêu cầu bên mời thầu, hồ sơ thể hiện rõ năng lực kinh nghiệm, năng lực tài chính, năng lực kỹ thuật của Công ty. Phải luôn luôn biết điểm mạnh của Công ty ở đâu và chú trọng khai thác vào điểm mạnh đó, phải làm nổi bật được hồ sơ của mình hơn so với các hồ sơ dự thầu của các đối thủ cạnh tranh khác. Và để hoàn thiện một bộ hồ sơ dự thầu đầy đủ và chất lượng về mặt nội dung và hình thức cần phải có sự cố gắng, phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, các đơn vị liên quan tham gia vào công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Để công tác lập hồ sơ dự thầu được tốt, cần phải nâng cao khả năng, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm của các cán bộ trực tiếp tham gia tính toán vào chi phí sản xuất thành phẩm cũng như tính giá chào thầu.
− Về hình thức: Cần có phương pháp sắp xếp các giấy tờ liên quan, trình bày thông tin cần thiết một cách đầy đủ, rõ ràng, khoa học, tránh gây khó khăn cho bên mời thầu trong việc chấm điểm HSDT.
− Về nội dung: HSDT cần trình bày đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của HSMT và các văn bản pháp quy có liên quan. Đặc biệt chú ý tới giá bỏ thầu. Yếu tố xác định giá dự thầu là yếu tố quan trọng nhất mà tất cả các doanh nghiệp đặc biệt chú ý, đó là sự cạnh tranh gay gắt về giá. Theo như đã tìm hiểu, hầu hết nguyên nhân thua thầu của Công ty là do giá bỏ thầu cao hơn các nhà thầu khác. Từ đó giải pháp khắc phục là cần điều chỉnh lại giá dự thầu, bắt đầu từ yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất sản phẩm: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, chi phí khấu hao tài sản, chi phí vận chuyển... Do vậy, nhiều khi đã có giảm giá nhưng giá dự thầu của Công ty vẫn cao, để khắc phục điều này cùng với việc nghiên cứu gói thầu, nhóm kỹ thuậ cần chú ý những chi phí có thể gia tăng hay chi phí có thể giảm thực sự và có thể tăng gói thầu hay giảm bao nhiêu và vẫn đảm bảo Công ty không bị thua lỗ và có lãi.
2.2 Giải pháp khắc phục đối với các yếu tố khách quan:
Đối với các yếu tố khách quan, công ty cần chủ động phân tích, dự báo xu hướng diễn biến, đánh giá tác động của chúng để nhanh chóng đề ra biện pháp khắc phục ảnh hưởng cho phù hợp. Nhất là trong tình hình kinh tế thị trường đang có nhiều bất ổn như hiện nay, công ty cần vạch ra biện pháp để khắc phục khủng hoảng toàn cầu.
Sự cạnh tranh trên thị trường hiện nay là khó khăn đối với các doanh nghiệp, nhưng điều đó cũng góp phần tạo sự năng động, sáng tạo trong tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. Thúc đẩy hoàn thiện công tác đấu thầu, tự hoàn thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty. Luôn hướng đến sự phát triển bền vững trong tương lai của Công ty.
Cho đến nay, Mỹ và các nước trên thế giới đang dần khắc phục cuộc khủng hoảng kinh tế, xây dựng là một lĩnh vực chịu tác động trực tiếp của cuộc khủng hoảng kéo theo một số ngành khác liên quan đó chính là ngành điện, sản xuất thiết bị điện. Điều đó đồng nghĩa với việc để giành được các hợp đồng th công trong thời gian tới vô cùng khó khăn, do đó cần phải đưa ra các biện pháp đối đầu với các nhân tố tác động tiêu cực này thì công ty mới có thể tồn tại và ngày càng phát triển được.
3. Một số kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước:
*Kiến nghị 1: Phương pháp đánh giá
Đối với đấu thầu xây lắp, như quy định hiện nay, về mặt kỹ thuật nếu chỉ đánh giá đạt hay không đạt (từ 70% điểm trở lên là đạt, dưới 70% điểm là không đạt ) thì đương nhiên về năng lực, kỹ thuật và chất lượng công trình không được coi trọng. Điều này nguy hiểm, nhất là đối với công trình có yêu cầu về chất lượng cao. Vậy kiến nghị với nhà nước nên đưa mức sàn yêu cầu “ đạt “ cần nâng lên trên 80% hoặc cao hơn, tuỳ theo yêu cầu kỹ thuật của công trình. Bởi vì, chỉ có như vậy thì công trình khi đấu thầu mới đạt được giá cả hợp lý, để đảm bảo chất lượng công trình. Đặc biệt là loại trừ được những đơn vị yếu kém hơn về kỹ thuật, năng lực thi công và góp phần vào việc làm giảm những tiêu cực trong đấu thầu.
* Kiến nghị 2: Giá xét thầu
Quy chế đấu thầu quy định bỏ giá sàn và không quy định cụ thể về giá trần đối với các loại hợp đồng “chìa khoá chao tay hay hợp đồng điều chỉnh giá hoặc hợp đồng trọn gói” mà chỉ quy định giá bỏ thầu không được vượt giá TMĐT, TDT, DT
được duyệt. Tình hình hiện nay, việc xem nhẹ giá trần, bỏ giá sàn là chưa phù hợp với điều kiện của Việt Nam, là vấn đề gây nên nhiều hệu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Khi đấu thầu mà không có giá sàn có thể xảy ra những trường hợp sau:
+ Trường hợp thứ nhất
Khi đấu thầu có sự “ thoả thuận ngầm” thì giá thấp nhất của người trúng thấu chưa chắc đã phải là giá tối ưu của gói thầu mà chủ đầu tư mong muốn. Bởi vì, về nguyên tắc hiện nay, sau khi đạt điểm kỹ thuật (từ 70% điểm trở lên) thì cứ ai có giá thấp nhất và không vượt tổng TMĐT hoặc TDT, DT hạng mục là được. Nên khi đã “thoả thuận ngầm” với nhau rồi thì không có lý do gì mà các nhà thầu lại không tận dụng và khai thác triệt để vào điểm chưa chặt chẽ này.
+ Trường hợp thứ hai
Khi đấu thầu mà không thể “ thoả thuận ngầm” với nhau được thì các nhà thầu sẽ giảm giá dự thầu xuống thấp tùy ý để trúng thầu, bất chấp cơ sở của những xây dựng cần thiết mà gói thầu yêu cầu, nên dẫn đến chất lượng sản phẩm không đảm bảo chất lượng và không an toàn cho người sử dụng. Thậm chí có nhà thầu còn bỏ cuộc không thể triển khai được hợp đồng.
Khi đấu thầu có giá trần và sàn được tính toán chuẩn xác và chặt chẽ thì dù trong trường hợp các nhà thầu có “thoả thuận ngầm” với nhau giá của nhà trúng thầu vẫn nằm trong khoảng giới hạn trên (giá trần) và giới hạn dưới (giá sàn) đã được xem xét, tính toán một cách khách quan trước khi đấu thầu. Do vậy, đề nghị với nhà nước nên quy định giá sàn (giá tối thiểu) và giá trần (giá giới hạn trên) trong quy chế đấu thầu. Điều này giúp cho công tác đấu thầu tăng thêm tính cạnh tranh, lành mạnh, công bằng, minh bạch, chống lãng phí và thất thoát trong công tác quản lý của Nhà nước.
* Kiến nghị 3: Tăng cường chi phí cho công tác giáo dục, cân đối đồngbộ giữa các loại giáo dục: Đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. Đồng thời cử thêm sinh viên sau đại học đi du học. Biện pháp này nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong tương lai, trong đó có cả đội ngũ cán bộ đấu thầu.
* Kiến nghị 4: Xây dựng hệ thống thông tin liên lạc từ nước ngoài vào trong