4 ODF quang FO
1.4.2. Những mặt còn tồn tại:
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức đấu thầu của Viễn Thông Lạng Sơn cũng không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót cần phải khắc phục.
1.4.2.1. Các hình thức đấu thầu chưa phong phú:
Trong 3 năm kể từ khi công tác đấu thầu được đưa vào thực hiện, VTLS mới chỉ chủ yếu tổ chức các cuộc đấu thầu dưới hình thức chỉ định thầu. Hình thức này tuy có ưu điểm là nhanh gọn, đơn giản nhưng nó cũng khiến cho công ty bỏ qua những nhà thầu mới có năng lực và tiềm năng. Việc chỉ định thầu sẽ chỉ dừng lại ở những nhà thầu mà công ty
đã từng hợp tác, từng mua sắm hàng hoá của họ. Vì vậy, không phát hiện được những nhà cung cấp mới, không phát hiện ra được những sản phẩm mới có chất lượng tốt hơn, giá cả hợp lý, ảnh hưởng tới chất lượng của gói thầu.
1.4.2.2. Một số gói thầu có quy trình tổ chức đấu thầu chưa thật sự chặt chẽ:
Quy trình đấu thầu là một quy trình mang tính bắt buộc đã được quy định rõ ràng trong Luật Đấu thầu. Tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức khi tiến hành đấu thầu đề phải tuân thủ một cách nghiêmt úc quy trình đó. Tuy nhiên, một số gói thầu của công ty do có quy mô tương đối nhỏ, tính chất kỹ thuật không phức tạp nên trong quá trình tổ chức đấu thầu đã không thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình đã quy định. Tuy việc này không gây ra những hậu quả rõ rệt nghiêm trọng nhưng cũng ảnh hưởng tới kết quả cũng như tính chất của gói thầu.
1.4.2.3. Tồn tại trong công tác lập kế hoạch đấu thầu:
Công tác lập kế hoạch đấu thầu cho một số gói thầu còn chưa đúng quy trình, việc tính toán chi phí chưa đầy đủ khiến giá gói thầu chưa thật sự chính xác. Nhiều trường hợp do không tính toán đến lượng hàng hóa cần bổ sung, mua mới và nâng cấp nên dẫn đến hiện tượng thiếu sót cũng như vượt quá nhu cầu thực tế, gây lãng phí nguồn vốn kinh doanh và chất lượng của gói thầu. Có trường hợp phải tiến hành đấu thầu lại do không có nhà thầu nào trúng thầu và đến lần đấu thầu thứ hai đã phải tiến hành điều chỉnh tổng dự toán, gây ra tổn thất về thời gian.
Ví dụ: trong gói thầu “Mua sắm cột bê tông” thuộc dự án “ Đầu tư cáp ngọn và cáp trung gian cho các trạm truy nhập huyện Bắc Sơn - VTLS năm 2008”, sau khi lựa chọn được nhà thầu trúng thầu, hai bên đã tiến hành kí kết hợp đồng. Tuy nhiên, đến thời điểm giao hàng, tức là ngày 11/11/2008, do lúc này giá cả thị trường của cột bê tông đã tăng giá nên nhà thầu trúng thầu đã không thực hiện trách nhiệm giao hàng mà đem cột bê tông để bán ra thị trường. Nhà thầu đó đã chấp nhận mức phạt do không thực hiện hợp đồng là 30 triệu đồng vì nếu bán ra thị trường thì họ sẽ được lợi hơn. Điều này đã gây ra thiệt hại lớn cho Viễn Thông Lạng Sơn. Do trong khi lập kế hoạch đấu thầu đã không tính toán được đầy đủ mức biến động của thị trường có thể tác động đến giá của gói thầu. Tuy nhận được 30 triệu tiền phạt nhưng sau đó VTLS đã phải mất thời gian lập lại kế hoạch đấu thầu và phải tổ chức lại đấu thầu, gậy thiệt hại về chi phí và thời gian cũng như tiến độ tiến hành dự án.
1.4.2.4. Tồn tại trong công tác chuẩn bị Hồ sơ mời thầu:
HSMT được coi là yếu tố quyết định cho việc lựa chọn nhà thầu. Dựa vào HSMT, các nhà thầu sẽ chuẩn bị HSDT, và tiếp đó trên cơ sở nội dung của các HSDT thì bên mời
thầu sẽ tiến hành lựa chọn nhà thầu. HSMT bao gồm tất cả các thông tin về nhu cầu mua sắm của bên mời thầu và những yêu cầu mà các nhà thầu phải đáp ứng. Tuy nhiên, trong một số gói thầu của Viễn Thông Lạng Sơn, sau khi hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu đã được lập và trình lên Ban Giám đốc để phê duyệt vẫn phải tiến hành sửa đổi lại hồ sơ do không tránh khỏi những sai sót như:
- Bản tiên lượng mời thầu chưa chính xác, hoặc được tính toán trên thiết kế kĩ thuật trong điều kiện công tác khảo sát, thiết kế chưa kĩ càng.
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của HSMT còn chung chung, thiếu chi tiết, thiếu các thông tin về tiêu chuẩn kĩ thuật và giá cả.
- Việc quy định quá nhiều điều kiện tiên quyết để loại bỏ HSDT hoặc đưa ra yêu cầu quá cao gây khó khăn cho việc lựa chọn nhà thầu thậm chí dẫn đến việc không thể lựa chọn được nhà thầu trúng thầu theo yêu cầu. Bên cạnh đó, tình trạng thiếu thống nhất giữa tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêu cầu nêu trong HSMT gây khó khăn cho việc đánh giá HSDT, không đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong đấu thầu vẫn tồn tại ở một số trường hợp.
- HSMT không chỉ rõ những vật tư thiết bị do bên chủ đầu tư cung cấp nên khó khăn cho việc dự toán giá thầu của các nhà thầu.
Việc phải sửa đổi lại hồ sơ gây mất thời gian, chi phí và ảnh hưởng tới tiến độ của gói thầu cũng như tiến độ của dự án.
Ví dụ về gói thầu “ Thi công xây lắp và cung cấp vật tư các tuyến cáp quang, cáp điện huyện Cao Lộc giai đoạn 3” thuộc dự án “Xây dựng các tuyến truyền dẫn và cáp điện cho các trạm BTS thuộc các huyện Bắc Sơn, Bình Gia, Văn Quan, Cao Lộc tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 3”. Gói thầu được thực hiện theo hình thức chỉ định thầu. Do trong hồ sơ xác định thiếu số lượng cáp quang cần cung cấp nên sau khi Hồ sơ đề xuất được lập và trình lên ban lãnh đạo xem xét đã phải tiến hành sửa đổi hồ sơ. Điều này đã ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện gói thầu.
1.4.2.5. Tồn tại trong công tác đánh giá Hồ sơ dự thầu:
- Trong quá trình đánh giá vẫn còn tình trạng bỏ bớt, bổ sung hay thay đổi một số nội dung trong tiêu chuẩn đánh giá.
- Thời gian chấm thầu nhiều dự án còn kéo dài quá quy định, một số gói thầu có thời gian chấm thầu lại quá nhanh.
- Việc xử lý tình huống trong đấu thầu ở một số gói thầu chưa phù hợp với quy chế đấu thầu, nhiều tình huống xảy ra chưa có phương án giải quyết nhanh chóng nên các kết luận đưa ra thiếu căn cứ xác đáng.
- Có sự mâu thuẫn trong ý kiến đánh giá của các thành viên trong tổ chấm thầu. Ví dụ: gói thầu “Mua cọc đất bằng ống đồng, dây lắp là ống đồng và dây đồng bọc M95” được thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh với giá gói thầu là 1.216.800.000 VNĐ. Bên kĩ thuật thì cho rằng hàng hóa của Công ty CP vật liệu và xây lắp Viễn thông tốt và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Tuy nhiên bên kế toán thì lại cho rằng mặt hàng của công ty này có giá quá cao. Sau khi đánh giá về mặt kĩ thuật, nhà thầu trên đã không trúng thầu do giá cao. Đây là một khó khăn trong công tác xét thầu. Do hàng hóa của nhà thầu rất tốt nhưng chất lượng tốt thì thường giá sẽ cao. Một bên là chất lượng và một bên là chi phí. Tình huống này vẫn thường hay xảy ra và gây khó khăn cho những người xét thầu trong việc đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu trúng thầu.
1.4.2.6. Về việc quy định tiêu chuẩn kinh nghiệm của nhà thầu:
Trước đây, trong các Hồ sơ mời thầu thường quy định số năm kinh nghiệm của các nhà thầu tối thiểu là 2 năm. Tiêu chuẩn này đã khiến cho VTLS đã tự mình loại bỏ những nhà thầu mới với những mặt hàng mới có công nghệ mới. Đặc biệt, VTLS là đơn vị chuyên về cung cấp các loại hình dịch vụ viễn thông tin học, mà hiện nay công nghệ thông tin trong nước cũng như quốc tế đang ngày càng đổi mới và tiến bộ không ngừng. Và chính những doanh nghiệp mới xuất hiện lại thường là những doanh nghiệp thường xuyên đổi mới về công nghệ, cập nhật và cung cấp các mặt hàng với chất lượng mới tốt nhất. Vì vậy, việc quy định số năm kinh nghiệm tối thiểu là 2 năm đã ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng đấu thầu cũng như chất lượng của dự án. Những doanh nghiệp trẻ, mới ra đời sẽ không có cơ hội được tham gia để thể hiện mình, từ đó không những gây tổn thất cho chính công ty mà còn một phần nào đó kìm hãm sự phát triển của kinh tế đất nước.
Ví dụ: Gói thầu “Mua 2 máy hàn cáp quang và 2 máy đo cáp quang” có giá gói thầu được phê duyệt là 781.428.580 VNĐ. Trong Hồ sơ mời thầu đã quy định kinh nghiệm tối thiểu của nhà thầu là 2 năm. Điều này có thể khiến cho công ty đã bỏ qua những nhà thầu mới, tuy thời gian hoạt động không lâu nhưng lại có những loại máy hàn cáp quang hoặc máy đo cáp quang với chất lượng tốt, công nghệ hiện đại, cải tiển.
1.4.2.7. Đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu còn ít:
Nhân sự tham gia vào quá trình đấu thầu có vai trò rất quan trọng. Họ là người lập nên kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị HSMT, tổ chức đấu thầu, đánh giá HSDT, lựa chọn nhà thầu…Nếu không có họ, sẽ không có hoạt động đấu thầu. Hiện nay, VTLS chưa có một tổ chuyên gia đấu thầu hoàn chỉnh. Mỗi khi có cuộc đấu thầu, công ty đều phải tập hợp các nhân sự từ các phòng ban khác nhau, gây ảnh hưởng, xáo trộn hoạt động của công ty.
Thành viên chính thức của tổ đấu thầu hiện nay mới chỉ có 2 nhân sự. Số lượng nhân sự hạn chế cũng gây ra những ảnh hưởng tới chất lượng của đấu thầu.
1.4.2.8. Tồn tại trong ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng:
Nhiều hợp đồng thi công xây lắp không đủ nội dung theo mẫu quy định, kéo dài thời gian thực hiện. Một số công trình sau khi đã nghiệm thu, bàn giao thì xuất hiện những sai sót, chất lượng không đảm bảo. Điều này phản ánh tồn tại trong công tác thẩm định, lựa chọn nhà thầu chưa thực sự nghiêm túc.
Ví dụ: Gói thầu “Thi công xây lắp và cung cấp vật tư các tuyến cáp quang, cáp điện huyện Văn Quan, Bình Gia giai đoạn 3” có giá gói thầu là 301.527.000 VNĐ. Sau khi thi công và nghiệm thu công trình đã xảy ra tình trạng các cột trồng bị nứt gẫy, đổ. Điều này phản ánh những tồn tại trong công tác thẩm định và lựa chọn nhà thầu chưa thật sự nghiêm túc. Ngoài ra, trong hợp đồng không quy định rõ trong trường hợp như trên thì trách nhiệm thuộc về bên mời thầu hay nhà thầu, và bên nào phải chịu trách nhiệm đền bù. Như vậy, hợp đồng đã được lập một cách chung chung, sơ sài, không đầy đầy đủ và nghiêm túc.
1.4.2.9. Năng lực các nhà thầu tham dự còn hạn chế:
Trong các cuộc đấu thầu thì các nhà thầu tham dự đấu thầu là một nhân tố quan trọng, quyết định tới sự thành công hay thất bại của cuộc đấu thầu. Do các gói thầu mà Viễn Thông Lạng Sơn tổ chức chủ yếu là những gói thầu xây lắp và mua sắm hàng hóa có giá trị không lớn, nhiều nhà thầu vì lợi ích cá nhân mà tham dự với năng lực không đúng như trong Hồ sơ dự thầu, làm mất thời gian cũng như chi phí cho việc tổ chức xét thầu. Vẫn còn tồn tại những gói thầu khi thi công xây lắp thì điều kiện tài chính tại thời điểm thực hiện không thể đáp ứng yêu cầu của công việc (trong khi ở thời điểm đấu thầu, năng lực tài chính của nhà thầu này vẫn đảm bảo). Cũng có những trường hợp cùng một lúc tham gia đấu thầu nhiều dự án nên khi trúng thầu thì lại không đủ năng lực tài chính để thực hiện toàn bộ hoặc nếu có thì cũng không thể hoàn thành dứt điểm được, dẫn đến làm chậm tiến độ và chất lượng của công trình cũng bị giảm đi.
Hiện tượng giá dự thầu thấp vẫn còn tồn tại mặc dù giá gói thầu phê duyệt luôn được tính toán kỹ lưỡng, sát thực tế. Nguyên nhân chính là do sự cạnh tranh giữa các nhà thầu, nhà thầu có lợi thế đặc biệt, sức ép giải quyết công ăn việc làm của nhà thầu, nhà thầu muốn tạo ấn tượng với bên mời thầu… Việc bỏ thầu thấp trước mắt đảm bảo thắng lợi cho nhà thầu và về cơ bản tiết kiệm được chi phí cho bên mời thầu. Tuy nhiên, nếu chi phí quá thấp sẽ khiến cho nhà thầu không thể đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình, xét trên tổng thể bỏ thầu thấp sẽ gây thiệt hại cho cả hai bên. Do vậy, trong quá trình xét thầu, Viễn
Thông Lạng Sơn cần phải gắn với tình hình thực tế để xem xét, đánh giá năng lực thực sự của các nhà thầu.