4 ODF quang FO
2.2.1. Về phía Viễn Thông Lạng Sơn:
2.2.1.1. Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về đấu thầu của Nhà nước:
Từ khi hoạt động đấu thầu xuất hiện ở nước ta, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn và các văn bản sửa đổi bổ sung, từng bước hoàn thiện công tác đấu thầu. Việc tuân thủ theo các quy định về đấu thầu là điều kiện bắt buộc đối với cả bên mời thầu và bên dự thầu. Đây là một việc làm cần thiết, là điều kiện tiên quyết cho hiệu quả của công tác tổ chức đấu thầu, do vậy đây không chỉ là trách nhiệm của các lãnh đạo trong công ty mà mỗi đơn vị, mỗi cá nhân đều có nhiệm vụ phải nâng cao hiểu biết về pháp luật nói chung và pháp luật về đấu thầu nói riêng. Mỗi đơn vị nên tiến hành các buổi nghiên cứu, trao đổi hướng dẫn thực hiện mỗi khi có nghị định hướng dẫn mới được ban hành, hoặc mỗi khi có chỉ thị của cấp lãnh đạo công ty cũng như Tập đoàn, có như vậy thì những văn bản pháp luật về đấu thầu mới được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả. Điều này sẽ góp phần nâng cao chất lượng gói thầu, đảm bảo tính công khai, minh bạch và cạnh tranh giữa các nhà thầu. Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác tổ chức đấu thầu, Viễn Thông Lạng Sơn cần phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về đấu thầu, bao gồm các quy định về quy trình đấu thầu, nội dung các hồ sơ đấu thầu, thời gian trong đấu thầu, quy định về hợp đồng… Ví dụ:
- Trước khi tổ chức đấu thầu phải lập kế hoạch đấu thầu cụ thể, rõ ràng.
- Phải đăng thông báo đấu thầu trên Báo Đấu thầu 3 số liên tiếp và trên trang thông tin điện tử về Đấu thầu.
- Thông báo Mời thầu phải được thông báo tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành HSMT, đối với gói thầu cạnh tranh hàng hoá thì tối thiểu 5 ngày trước khi phát hành Hồ sơ yêu cầu.
- Việc đánh giá HSDT phải theo đúng những nội dung và tiêu chuẩn trong HSMT, đảm bảo tính công khai, minh bạch.
- Không được có hiện tượng “thông thầu”, móc nối giữa bên mời thầu với các nhà thầu tham dự.
- Không được tiết lộ nội dung các HSDT, các ghi chép, các biên bản của cuộc họp xét thầu, các ý kiến đánh giá và kết luận của các chuyên gia đối với từng nhà thầu cho người không có phận sự cũng như các tài liệu khác được đóng dấu mật.
- Hợp đồng ký kết phải đầy đủ, rõ ràng theo mẫu đã quy định.
- Cần theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký kết với nhà thầu bằng cách tự theo dõi hoặc thuê tư vấn giám sát.
Đồng thời, Viễn Thông Lạng Sơn cũng cần có văn bản hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh quy định về các mốc thời gian trong đấu thầu từ khâu cung cấp thông tin, đánh giá, trình, thẩm định và phê duyệt các nội dung trong đấu thầu nhằm đẩy nhanh tiến độ của dự án, bảo đảm chất lượng của dịch vụ, hàng hóa và công trình theo yêu cầu. Các quy định về thời gian trong đấu thầu được thể hiện trong bảng sau:
Stt Nội dung thực hiện Thời gian thực hiện Truy vấn căn cứ
I
Thời gian cung cấp thông tin đấu thầu
Thông báo mời sơ tuyển >= 5 ngày trước ngày đăng tải Thông báo mời thầu >= 5 ngày trước ngày đăng tải Thông báo nộp hồ sơ
quan tâm
>= 5 ngày trước ngày đăng tải
Thông báo mời chào
hàng >= 5 ngày trước ngày đăng tải Thông tin khác >= 10 ngày kể từ ngày ký
văn bản
Điểm 4 b, Điều 7, NĐ 58
II Thời gian thực hiệnsơ tuyển Đấu thầu trong nước <=30 ngày Đấu thầu quốc tế <= 45 ngày
Khoản 1, Điều 31, Luật ĐT
III Thời gian mời thầu, mời chào hàng
Thông báo mời thầu (từ khi thông báo, đăng báo đến khi phát hành HSMT)
+ >= 10 ngày đối với gói thầu quy mô lớn.
+ Ngay sau khi đăng tải thông tin đối với gói thầu quy mô nhỏ
Khoản 2, Điều 31, Luật ĐT; Điểm 2a, Điều 33, NĐ 58 Gửi thư mời thầu (kể từ
khi gửi thư đến khi phát hành HSMT)
+ Đấu thầu quốc tế: >= 7 ngày
+ Đấu thầu trong nước: >= 5 ngày
Điểm 4b, Điều 15, NĐ 58 Thông báo chào hàng
(từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo chào hàng trên báo đến khi phát hành HSYC)
>= 5 ngày Điểm 2a, Điều 43, NĐ 58
IV
Thời gian chuẩn bị hồ sơ, báo giá
Hồ sơ dự thầu (kể từ ngày đầu tiên phát hành HSMT đến thời điểm đóng thầu)
+ Đấu thầu quốc tế: >= 30 ngày
+ Đấu thầu trong nước: >= 15 ngày
Khoản 3, Điều 31, Luật ĐT + Đấu thầu quy mô nhỏ:
>= 10 ngày
Điểm 2b, Điều 33, NĐ 58 Hồ sơ quan tâm (kể từ
ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời quan tâm đến thời điểm đóng
thầu)
+ Đấu thầu quốc tế: >=20 ngày
+ Đầu thầu trong nước >= 15 ngày
Điểm 1a, Điều 15, NĐ 58
Thời gian chuẩn bị báo giá (chào hàng cạnh tranh)
>= 3 ngày Điểm 2b, Điều 43, NĐ 58
V
Thời gian sửa đổi hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu, tư cách dự thầu
Thay đổi tư cách dự thầu Trước khi đóng thầu Khoản 2, Điều 17, NĐ 58 Sửa đổi/rút hồ sơ dự
thầu Trước khi đóng thầu Khoản 4, Điều 17 Sửa đổi hồ sơ mời thầu
+ Gói thầu quy mô nhỏ: >=
3 ngày trước khi đóng thầu Điểm 2b, Điều 33, NĐ 58 + Gói thầu khác: >= 10
ngày trước khi đóng thầu Điểm 1, Điều 33, Luật ĐT VI Thời gian mở thầu Thực hiện mở thầu Tiến hành ngay sau thời điểm đóng thầu Điểm 5a, Điều 17, NĐ 58
VII Thời gian hiệu lực
Của hồ sơ dự thầu (kể từ
ngày đóng thầu) <= 180 ngày Bảo đảm dự thầu (=
hiệu lực hồ sơ dự thầu + 30 ngày)
Trường hợp cần gia hạn hiệu lực của HS dự thầu, bên mời thầu phải yêu càu nhà thầu gia hạn tương ứng hiệu lực bảo đảm dự thầu
Khoản 1, Điều 8, NĐ 58 VIII Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu (kể từ ngày mở thầu đến khi chủ đầu tư có báo cáo về kết quả đấu thầu, trình người có thẩm quyền, xem xét, quyết định)
Đấu thầu quốc tế <= 60 ngày Đấu thầu trong nước <= 45 ngày
Khoản 5, Điều 31, Luật ĐT
Gói thầu quy mô nhỏ <= 12 ngày Điểm 2c, Điều 33, NĐ 58
IX
Thời gian thẩm định (cơ quan thẩm định)
Gói thầu thông thường
+ Kế hoạch đấu thầu: <= 20 ngày.
+ Hồ sơ mời thầu: <= 20 ngày.
+ Kết quả đấu thầu: <= 20 ngày.
Gói thầu do thủ tướng QĐ
+ Kế hoạch đấu thầu <= 30 ngày.
+ Hồ sơ mời thầu <= 30 ngày.
+ Kết quả đấu thầu <= 30 ngày.
Khoản 6, Điều 31, Luật ĐT
X
Thời gian phê duyệt (người có thẩm quyền phê duyệt)
Hồ sơ yêu cầu <= 10 ngày. Hồ sơ mời thầu <= 10 ngày
Khoản 1a, Điều 8, NĐ 58 Kết quả đấu thầu <= 15 ngày Khoản 1b, Điều 8, NĐ 58
XI Các nội dung có thể thực hiện đồng thời
Sơ tuyển nhà thầu và lập hồ sơ mời thầu; phê duyệt hồ sơ mời thầu và thông báo mời thầu; thông báo kết quả
đấu thầu và thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.
Khoản 2, Điều 8, NĐ 58/2008/ NĐ-CP
Nguồn: Website Sở kế hoạch và Đầu Tư Quảng Ninh
Kể từ khi hoạt động đấu thầu được đưa vào hoạt động, Viễn Thông Lạng Sơn chủ yếu lựa chọn 3 hình thức đấu thầu chính là : Chỉ định thầu, Chào hàng cạnh tranh và mua sắm trực tiếp, rất ít gói thầu thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi. Việc tổ chức theo hình thức đấu thầu rộng rãi tuy gây mất thời gian nhưng sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà thầu, giúp công ty phát hiện được những nhà thầu mới có năng lực, phát hiện được những hàng hoá bổ sung thay thế mới đáp ứng yêu cầu của gói thầu.
Đối với hình thức chỉ định thầu, công ty chỉ nên áp dụng với những gói thầu mang tính bất khả kháng và khi thực hiện phải tuân thủ một cách nghiêm chỉnh các quy định, quy trình đã được đề ra trong luật đấu thầu. Khi chỉ định thầu, cần phải có sự xem xét và góp ý, phê duyệt từ phía Tập đoàn Viễn Thông, và những nhà thầu được lựa chọn phải là những nhà thầu có uy tín, có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm, không được lựa chọn một cách đại khái, “tình cảm”.
Bên cạnh đó, Công ty cũng có thể thử nghiệm việc đấu thầu qua mạng. Đây là một hình thức đấu thầu tương đối mới mẻ và ít được sử dụng. Tuy nhiên, hiệu quả mà hình thức này mang lại là không nhỏ. Đấu thầu theo hình thức này, ưu điểm lớn nhất mà ta có thể thấy được chính là việc tiết kiệm về chi phí và thời gian. Bên cạnh đó, Viễn thông Lạng Sơn là công ty cung cấp về các dịch vụ viễn thông tin học, vì vậy, công ty có thể tự tin vào trình độ năng lực và kinh nghiệm của mình về công nghệ thông tin. Việc tổ chức đấu thầu qua mạng sẽ giúp giảm bớt chi phí trong việc tổ chức đấu thầu như chi phí cho các cuộc phát hành hồ sơ, mở thầu, xét thầu, việc phát hành và tiếp nhận các hồ sơ sẽ được tiến hành qua mạng, từ đó tiết kiệm nguồn vốn cho công ty. Hơn nữa, công ty cũng sẽ tiếp cận được với những nhà thầu của nước ngoài, từ đó tiếp xúc được với những loại hàng hoá, những kĩ thuật tiên tiến, mới mẻ trên thế giới. Khi tổ chức đấu thầu trên mạng, mọi thông tin và hoạt động đều được công khai, minh bạch, từ đó đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu. Có thể thấy một số ưu điểm của đấu thầu qua mạng qua bảng sau:
Tiêu chí Chính phủ Nhà cung cấp Cộng đồng Minh
bạch
- Chống gian lận.
- Thúc đẩy tăng số lượng nhà cung cấp.
- Là cơ hội tốt để tích hợp với các hệ thống khác của Chính phủ (VD: tài chính). - Giám sát việc mua sắm chuyên nghiệp hơn.
- Nâng cao chất lượng về các quyết định mua sắm và thống kê.
- Công khai thông tin
- Nâng cao tính công bằng và cạnh tranh - Cải thiện việc tiếp cận vào thị trường của Chính phủ
- Mở rộng thị trường Chính phủ cho các nhà cung cấp mới
- Khuyến khích/kích thích khối doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia - Cải thiện việc tiếp cận các thông tin mua sắm công khai
- Chính phủ thông tin cho doanh nghiệp
- Dễ dàng tiếp cận các thông tin mua sắm Chính phủ - Có thể theo dõi, giám sát việc thực hiện dấu thầu
Hiệu quả chi phí
Có được giá tốt hơn
Giảm thiểu chi phí giao dịch Giảm được nhân sự mua sắm
Giảm được chi phí ngân sách
Giảm thiểu được chi phí giao dịch
Giảm thiểu được nhân sự Cải thiện được dòng tiền doanh nghiệp
Thời gian Đơn giản hoá/Loại bỏ đi được các công việc lặp đi lặp lại
Có thể giao dịch bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào Rút ngắn được chu trình mua sắm
Đơn giản hoá/Loại bỏ đi được các công việc lặp đi lặp lại
- Có thể giao dịch bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào Rút ngắn được chu trình mua sắm Có được các dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn
Nguồn: Blog Khoa Đầu Tư - Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
2.2.1.3. Lập kế hoạch đấu thầu một cách chi tiết và hợp lí:
Lập kế hoạch đấu thầu là hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu. Kế hoạch đấu thầu càng chi tiết và hợp lí sẽ giúp cho tổ chuyên gia đấu thầu và các cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu có thể hoàn thiện các công việc một cách nhanh chóng và hợp lí, đảm bảo các nguyên tắc yêu cầu về thời gian cũng như chất lượng công việc. Để lập được một kế hoạch đấu thầu đạt chất lượng tốt thì cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Kế hoạch đấu thầu phải lập cho toàn bộ dự án; trường hợp chưa đủ điều kiện lập cho toàn bộ dự án và cấp bách thì được phép lập kế hoạch đấu thầu cho một số gói thầu để thực hiện trước.
- Trong kế hoạch đấu thầu phải nêu rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu. Nội dung của từng gói thầu bao gồm: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng.
- Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của dự án và có quy mô gói thầu hợp lý (quy mô gói thầu phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của dự án, năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường trong nước). Mỗi gói thầu chỉ có một hồ sơ mời thầu và được tiến hành đấu thầu một lần. Một gói thầu được thực hiện theo một hợp đồng; trường hợp gói thầu gồm nhiều phần độc lập thì được thực hiện theo một hoặc nhiều hợp đồng.
- Kế hoạch đấu thầu phải được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản sau khi phê duyệt quyết định đầu tư hoặc phê duyệt đồng thời với quyết định đầu tư trong trường hợp đủ điều kiện để làm cơ sở pháp lý cho chủ đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu.
- Cần phải xác định rõ những hạng mục hàng hóa cần được bổ sung, mua mới và nâng cấp, dựa trên những nhu cầu thực tế, tránh hiện tượng thiếu sót cũng như vượt quá nhu cầu thực tế của công ty, hàng hóa mua sắm không phù hợp với trang thiết bị đang được vận hành, lãng phí nguồn vốn kinh doanh.
- Phân chia dự án thành các gói thầu nhỏ một cách đồng bộ và hợp lí dựa trên đặc điểm cũng như quy mô nhu cầu mua sắm. Việc phân chia này phải đảm bảo nguyên tắc quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu này không phụ thuộc vào quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu khác. Điều này yêu cầu những cán bộ tham gia lập kế hoạch phải có am hiểu về lĩnh vực mua sắm của gói thầu cũng như nắm vững các quy định, quy trình thực hiện của gói thầu.
- Cần phải nghiên cứu kĩ biến động thị trường, dựa vào cơ sở giá của những gói thầu có nội dung tương tự đã được thực hiện trong thời gian trước đây. Ngoài ra cũng cần phải tính đến các chi phí dự phòng phát sinh của gói thầu nhằm xây dựng được một giá trị dự toán của gói thầu hợp lí nhất là cơ sở để xác định giá trúng thầu sau này.
- Để nâng cao chất lượng kế hoạch đấu thầu thì các công việc được tiến hành trước đó như khảo sát, lập thiết kế kĩ thuật, tổng dự toán và dự toán cần được thực hiện kĩ càng thì việc phân chia các gói thầu, việc xác định giá gói thầu, hình thức hợp đồng và thời gian thực hiện mới đảm bảo tính chính xác. Đặc biệt cần quán triệt chỉ thị của chính phủ là không chia nhỏ các gói thầu để tiến hành chỉ định thầu.
2.2.1.4. Nâng cao chất lượng công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu:
Công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình đấu thầu. Muốn nhận được một HSDT tốt, đạt chất lượng cao thì HSMT cần phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, tránh việc phải sửa đổi HSMT, gây tốn kém thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Một HSMT tốt cần phải được xây dựng theo những nội dung