2.2.2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thờng xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ kế toán Công ty thờng xuyên phản ánh, theo dõi
vụ, phòng kế hoạch kỹ thuật tổ chức kiểm tra và lập Biên bản giao nhận TSCĐ, lập hồ sơ tăng, giảm TSCĐ. Sau đó gửi hồ sơ TSCĐ cùng các chứng từ, hoá đơn liên quan về phòng tài chính kế toán, phòng tài chính kế toán căn cứ vào đó để hạch toán. Đầu năm kế toán TSCĐ cùng cán bộ phòng kế toán lập bảng tính khấu hao trong năm trình Hội đồng quản trị Công ty và gửi ra cục thuế- nơi quản lý Công ty. Công ty hạch toán TSCĐ theo quý. Chi tiết cho từng TSCĐ.
Các chứng từ, sổ sách mà kế toán Công ty sử dụng để theo dõi hạch toán TSCĐ gồm: + Hoá đơn ( GTGT ) + Biên bản bàn giao nhận TSCĐ + Hợp đồng giao khoán + Thẻ TSCĐ + Biên bản thanh lý hợp đồng
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Sổ chi tiết TSCĐ + Sổ Cái các tài khoản
2.2.2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng TSCĐ TSCĐ của Công ty tăng do nhiều nguyên nhân nh + TSCĐ tăng do Công ty mua sắm, trang bị
+ TSCĐ tăng do Công ty tự xây dựng + TSCĐ tăng do thuê ngoài....
Trờng hợp 1: TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm
Phòng kế hoach, kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm trang bị mới TSCĐ trình lên Hội đồng quản trị Công ty và Ban giám đốc. Cũng có trờng hợp xuất phát từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quá trình thi công công trình, các đội xây dựng sẽ đề xuất yêu cầu trang bị TSCĐ.
Có những TSCĐ, Hội đồng quản trị Công ty có thể phê duyệt, phòng kế hoạch kỹ thuật lựa chọn nguồn cung cấp và tiến hành mua sắm TSCĐ. Nhng có những trờng hợp phải lập dự án trình Công ty phê duyệt. Thờng là những tài sản có giá trị lớn. Sau đó kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên phòng kế hoạch- kỹ thuật để mua sắm TSCĐ. Căn cứ vào giá trị thực tế của hàng mua trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ kế toán tiến hành ghi nhận giá trị TSCĐ và quyết toán số tiền tạm ứng.
Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều đợc tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Trờng hợp Công ty mua sắm TSCĐ bằng nguồn vốn đầu t
XDCB hoặc các quỹ của Công ty và đợc nhận nguồn vốn đầu t XDCB do Tổng Công ty cấp thì phải có bút toán tăng nguồn vốn kinh doanh và bút toán nhận nguồn vốn đầu t XDCB do Tổng Công ty cấp.
Ví dụ: Công ty mua xe Toyota Cramry 24G. Mua bằng nguồn vốn tự bổ sung. Phòng kế hoạch- kỹ thuật lu công văn xin mua lên Ban giám đốc và Ban giám đốc gửi giấy đề nghị lên Tổng Công ty.
Các chứng từ liên quan: Tổng CTXD Hà Nội Công ty CPXD số 2
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 2 tháng 3 năm 2004
Giấy đề nghị tăng TSCĐ
Kính gửi: Tổng giám đốc Tổng Công ty xây dựng Hà Nội
Trong quý I năm 2004 Công ty cổ phần xây dựng số 2 có mua TSCĐ thuộc nguồn vốn tự bổ sung.
STT Tên Tài sản NV Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
Ghi chú 1. Toyota Camry
2.4G 05 chỗ ngồi 01 543.615.719 543.615.719
Vậy Công ty xây dựng số 2 đề nghị Tổng Giám đốc cho tăng TSCĐ nói trên vào quý I năm 2004.
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Giám đốc
( Ký tên, họ tên và đóng dấu ) Nguyễn Phúc Thọ
Bộ xây dựng
Tổng CTXD Hà Nội Số 2069/ QĐ- TCT
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2003
Quyết định của Tổng giám đốc tổng ctxd hà nội
Phê duyệt phơng án đầu t xe ô tô 05 chỗ ngồi của Công ty cổ phần xây dựng số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng giám đốc tổng công ty xây dựng hà nội
- Căn cứ nghị định số 52/ 1999/ NĐ- CP ngày 08/07/1999. Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000 của CP ban hành Quy chế Quản lý đầu t và xây dựng và sửa đổi một số điều của Quy chế Quản lý đầu t và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 07/08/1999 của Chính phủ.
- Căn cứ QĐ số 122/1999/QĐ -TTg ngày 10/05/1999 của Thủ tớng Chính phủ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô trong các cơ quan hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp Nhà nớc.
- Căn cứ QĐ số 5732 TC/ QLCS ngày 15/11/1999 của Bộ trởng Bộ tài chính về việc mua xe ô tô lắp ráp trong nớc không qua đấu thầu.
- Căn cứ QĐ số 473/ BXD – TCLĐ ngày 06/05/1996 phê chuẩn Điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội của Bộ trởng Bộ xây dựng.
- Căn cứ QĐ số 1169/QĐ- HĐQT ngày 10/10/1997 của Hội đồng quản trị ban hành “ Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị Tổng Công ty xây dựng Hà Nội”.
- Xét tờ trình Tổng Công ty số 263/BC-CT ngày 12/11/2003 xin mua ô tô 05 chỗ ngồi phục vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng số 2.
- Theo đề nghị của phòng kế hoạch đầu t Tổng Công ty
Quyết định
Điều 1: Phê duyệt phơng án đầu t 01 xe ô tô 05 chỗ ngồi của Công ty cổ phần xây dựng số 2 với nội dung chủ yếu nh sau:
1.1 Tên phơng án: Đầu t 01 xe ô tô 05 chỗ ngồi 1.2 Chủ đầu t: Công ty cổ phần xây dựng số 2
1.3 Hình thức tổ chức quản lý: Chủ đầu t trực tiếp thực hiện 1.4 Hình thức và quy mô đầu t:
+ Đầu t 01 xe ô tô 05 chỗ ngồi - Nhãn hiệu: CAMRY 24 chỗ ngồi - Dung tích xi lanh: 24000 cm3 + Chất lợng xe mới 100% + Lắp ráp tại Việt Nam
1.5 Tổng vốn đầu t: 37.026 USD Trong đó
Vốn thiết bị: 36.300 USD Thuế trớc bạ 2% 726USD 1.6 Nguồn vốn đầu t
- Vốn tự bổ sung của Công ty
- Số tiền thu đợc của nhợng bán xe ô tô Mazda cũ
1.7 Phơng thức thực hiện theo quyết định số 5732 TC/ QLSC ngày 15/11/1999 của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc mua xe ô tô lắp ráp trong nớc không qua đấu thầu
1.8 Tiến độ thực hiện: Quý VI/ 2003, Quý I/ 2004
Điều 2: Các ông bà trởng phòng kế hoạch đầu t, kế toán tài chính Tổng Công ty, các Phòng ban TCT có liên quan Giám đốc Công ty cổ phần xây dựng số 2 chụi trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận CT CPXD số 2 Phòng TCKT Lu KHDT, VP
Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội KT Tổng Giám đốc
Phó Tổng Giám đốc TH.S Tô Thăng Long
Sau khi có Quyết định của Tổng Công ty. Công ty tiến hành mua xe theo hợp đồng kinh tế đã ký với bên bán.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hợp đồng kinh tế
Số TMV – K- THKC – CA- 309
-Căn cứ luật Thơng Mại của Nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Căn cứ nhu cầu mua xe ô tô phục vụ công tác của Công ty cổ phần xây dựng số 2- Tổng Công ty xây dựng Hà Nội
Hôm nay, ngày 22/11/2003. Dới đây chúng tôi gồm: Bên bán: Xí nghiệp Toyota Hoàn Kiếm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ: 5 Lê Thánh Tông Hà Nội- VN Tel: 9330180/9330181
Fax: 84-48-256889
Đại diện là:Bà Dơng Thị Xuân Chức vụ: Phó Giám Đốc
TK tiền Việt: 0021000000750
Tại Ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội
Bên mua: Công ty cổ phần xây dựng số 2- Tổng Công ty xây dựng Hà Nội Địa chỉ: Dịch vọng- Cầu Giấy- Hà Nội
Tel: (04) 8337270
Đại diện: Ông Nguyễn Phúc Thọ Chức vụ: Giám đốc
Mã số thuế: 0101518648
Hai bên đồng ý ký hợp đồng theo đúng những điều khoản và điều kiện đợc ghi dới đây
Điều I: Hàng hoá/ số lợng/ chất lợng/ giá
STT Loại xe Model Đơn giá cha
thuế VAT 5% Thành tiền ( giá có VAT) Toyota Camry 24G 05 chỗ ngồi ACV 30L- JEMNKU
34.571,43USD 1.728,57USD 36.300USD
Số lợng 01 chiếc
Tổng giá trị hợp đồng: 36300USD ( Ba mơi sáu ngàn ba trăm USD) - Xe mới 100% lắp rắp tại Việt Nam
- Màu thân xe Đen ( 209)
Phụ tùng kèm theo xe: 01 lốp dự phòng, 01 kích, 01 tay kích, 01 tuýp tháo lốp, 01 móc kéo, 02 sách hớng dẫn, sử dụng bằng tiếng Anh và tiếng Việt.
Điều II: Điều kiện thanh toán.
- Bên mua thanh toán 100% tổng giá trị hợp đồng cho Bên Bán trớc khi Bên Bán bàn giao xe với đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
-Thanh toán bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá thanh toán sẽ áp dụng theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội tại thời điểm thanh toán.
Điều III: Thời gian và địa điểm giao
- Thời gian giao xe: Trong khoảng thời gian một tháng sau khi ký hợp đồng và nhận đủ thanh toán.
- Địa điểm giao xe: Tại xí nghiệp Toyota Hoàn Kiếm Hà Nội hoặc tại trụ sở bên mua.
Điều IV. Kiểm tra- Bảo hành và các điều kiện khác. - Kiểm tra miễn phí, rửa xe trớc khi giao xe
- Bên bán tặng bên mua 01 lọ nớc hoa - Bên bán tặng bên mua 01 bộ thảm trải sàn
- Kiểm tra miễn phí sau 1000 km tuỳ thuộc điều kiện nào đến trớc. Điều kiệnh bảo hành sẽ thực hiện theo nội dung chi tiết của sổ bảo hành.
- Giá bán trên bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT ( VAT) nhng cha bao gồm thuế trớc bạ
- Bên bán cung cấp cho bên mua “ Sổ bảo hành” để bên mua làm bảo hành miễn phí sau này.
- Trọng tài: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi tranh chấp không dẫn đến thoả thuận sẽ đợc đa ra xét xử tại Toà án kinh tế thành phố Hà Nội. Mọi phán quyết của Toà sẽ là cuối cùng và bắt buộc cho cả hai bên phí trọng tài và các phí khác nếu có sẽ do bên thua kiện chụi trừ khi có thoả thuận khác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mọi thay đổi của hợp đồng chỉ đợc chấp nhận bằng văn bản do 2 bên ký. - Hai bên cam kết sẽ thực hiện đúng các điều khoản trên của hợp đồng Hợp đồng này có hiệu lức kể từ ngày ký và đợc thành 4 bản tiếng Việt có giá trị ngang nhau mỗi bên giữ 02 bản.
Đại diện bên mua Giám đốc
Nguyễn Phúc Thọ
Đại diện bên bán Phó Giám đốc Dơng Thị Xuân
Biên bản giao nhận TSCĐ
Ngày 2 tháng 1 năm 2004 Ghi nợ TK 211 – TSCĐ HH
Căn cứ quyết định số 34 ngày 2/1/2004 của Xí nghiệp Toyota Hoàn Kiếm Hà Nội về việc bàn giao TSCĐ.
Bên giao nhận: TSCĐ
Ông ( bà) : Lê Hữu Hùng: Chức vụ: Cán bộ: Đại diện bên giao Ông ( bà) : Hà Minh Giang: Chức vụ: Cán bộ: Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận: Công ty cổ phần xây dựng số 2
Tên TSCĐ: Xe ô tô Toyota CAMRT 24G Số khung: 8000734
Số máy: 1004368 Màu xe: Đen (209) Năm sử dụng: 2004 Nguyên giá: 543615719 Tỷ lệ KHCB
Số khấu hao cơ bản cộng dồn:
Nhận xét tóm tắt: Có lý lịch và phụ kiện kèm theo( máy mới 100%)
Bên giao ( Ký, họ tên)
Bên nhận ( Ký, họ tên)
Ban kiểm kê ( Ký, họ tên)
Kế toán trởng ( Ký, họ tên)
Giám đốc
Hoá đơn GTGT Liên 2 ( Giao khách hàng ) Ngày 2/1/2004 Mẫu số : 01GTKT- 3LL HT/02- B GK: 037256 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Toyota Hoàn Kiếm
Địa chỉ: Số 5 Lê Thánh Tông Hà Nội
Điện thoại: ( 04) 9330190 MST 0100598707 Họ tên ngời mua hàng: Lê Hữu Hùng
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 2
Địa chỉ: 31 Phố Dịch Vọng- Cầu Giấy- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt: MST 010151864
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Xe ô tô Toyota RAMRY 24G 34571,43USD x 15401 Chiếc 01 532.434.593 532.434.593 Cộng tiền hàng: 532.434.593,4
Thuế suất GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 26.621.706,57
Tổng thanh toán 559.056.300
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm lăm mơi chín triệu không trăm năm mơi sáu ngàn ba trăm đồng chẵn Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Thủ trởng đơn vị
( Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Sau đó căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ
Thẻ Tài sản cố định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số 1627 Mẫu Số 02- TSCĐ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ngày 2/1/2004
Tên, ký hiệu mã, quy cách cấp hạng TSCĐ: Xe ô tô CAMRY 24G Số hiệu:
Nớc sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất 2002
Bộ phận quản lý sử dụng: Cơ quan Công ty. Nắm đa vào sử dụng 2004 Công suất ( diện tích thiết kế )
Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày ... tháng... năm... Lý do đình chỉ...
Số hiệu
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
NT, năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn C1023 2/1/2004 Mua sắm 534.615.719 2004 Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ họ tên)
Từ thẻ TSCĐ ta lập sổ nhật ký chung( xem bảng 2.1), sổ cái TK 211 ( xem bảng 2.2), sổ chi tiết TK 211 ( xem bảng 2.3).
Căn cứ vào chứng từ đã tập hợp kế toán ghi: Tăng TSCĐ
Nợ TK 211 ( 2114) : 543.615.719 Nợ TK 133: 26.621.706,57
Có TK 111: 570.237.425,6
Kết chuyển tắng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 441: 534.615.719
Có TK 411: 534.615.719
Trờng hợp 2:TSCĐ tăng do đầu t XDCB hoàn thành
Các công trình XDCB nói riêng và công tác đầu t XDCB nói chung ở Công ty cổ phần xây dựng số 2 đều do cán bộ công nhân viên trong Công ty thực hiện.
Toàn bộ chi phí đợc hạch toán và bên nợ TK 241 (2412) – XDCB dở dang. Khi công trình hoàn thành đợc nghiệm thu căn cứ vào quyết toán đã đợc duyệt, kế toán ghi tăng giá trị của TSCĐ đã hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng.
Ví dụ:
Ngày 30/6/2004. Công ty đã hoàn thành công trình xây dựng kho Yên Sở. Công trình đợc khởi công từ ngày 16/2/2004 với giá quyết toán toàn công trình là 29.037.100
Ngày 30/6/2004, căn cứ vào
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng thể công trình đã hoàn thành - Biên bản nghiệm thu khối lợng công trình hoàn thành
- Thông tri xét duyệt quyết toán vốn đầu t công trình hoàn thành Tổng công ty xây dựng Hà Nội
Công ty cổ phần xây dựng số 2
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Công trình đ hoàn thànhã Tên công trình: Kho Yên Sở- Thanh Xuân – Hà Nội. Hạng mục công trình:
Thời gian nghiệm thu: 30/6/2004 Các bên tiến hành nghiệm thu:
1. Đại diện bên A: Công ty xây dựng số 2 Hà Nội. 2. Đại diện bên B: Xí nghiệp xây dựng 109.
Các bên cùng nhau lập biên bản nghiệm thu: Kỹ thuật và chất lợng công trình tại công trình nh sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1- Kiểm tra hiện trờng: Kho đã đợc xây dựng hoàn thiện đảm bảo kỹ thuật. - Đã lắp đặt hệ thống chiếu sáng trong và ngoài kho.
2. Kết luận và kiến nghị: Nhà kho đủ điều kiện đa vào sử dụng. Đại diện bên A Đại diện bên B
Tổng công ty xây dựng Hà Nội Công ty cổ phần xây dựng số 2
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng thể Công trình đ hoàn thànhã
1. Tên công trình: Kho Yên Sở- Thanh Xuân- Hà Nội. 2. Hạng mục công trình:
3. Đơn vị thi công: Xí nghiệp xây dựng 109.
4. Khởi công ngày: 16/2/2004. Hoàn thành ngày 30/6/2004. 5. Do hội đồng cơ sở sau đây nghiệm thu:
- Đại diện bên A: Công ty xây dựng số 2. - Đại diện bên B: Xí nghiệp xây dựng 109.