II- thực trạng hạch toán NVL tại công ty xây dựng lũng lô
2. Đối với riêng phần hành kế toán NVL
2.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL
a) Trờng hợp NVL đợc ngời bán giảm giá, kế toán công ty ghi: Nợ TK 111, 112, 331
Thứ nhất, cách ghi này không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đó là cha phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ của phần hàng đợc giảm giá bớt giá. Vì vậy, khi thực hiện bút toán này, kế toán công ty nên điều chỉnh lại là:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152: Phần NVL giảm giá
Có TK 133.1: Thuế GTGT của phần hàng đợc giảm giá
Thứ hai, cách ghi này chỉ đúng trong trờng hợp vật t giảm giá cha dùng. Trong thực tế rất nhiều trờng hợp vật t đợc đa vào sử dụng rồi mới giảm giá, trong trờng hợp này thì bút toán trên là cha đúng. Lúc đó, phần giảm giá chỉ đ- ợc phản ánh trên sổ tổng hợp mà không đợc phản ánh trên sổ chi tiết NVL, dẫn đến không trùng khớp trên hệ thống sổ kế toán của DN, gây khó khăn cho công tác đối chiếu. Trong trờng hợp này có thể đa ra ba phơng pháp xử lý nh sau:
+ Ghi giảm giá tài sản: việc ghi giảm giá tài sản sẽ gây khó khăn cho công tác tính giá, khó đối chiếu, vì vậy biện pháp này cha tối u.
+ Ghi giảm chi phí: Việc giảm chi phí sẽ làm cho sổ kế toán của DN thêm phức tạp (phần chi phí), vì vậy, biện pháp này cha tối u.
+ Tăng thu nhập hoạt động khác: Phơng pháp này tuân thủ đợc nguyên tắc trọng yếu, hợp lý, do vậy công ty nên sử dụng biện pháp này.
Trờng hợp này, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 711 Có TK 133.1
b) Tính giá NVL nhập kho
Tại công ty, giá của NVL mua về nhập kho đợc tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua
Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua đợc hạch toán vào TK 627.7. Sau đó, kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lợng NVL đã sử dụng cho công trình đó.
Điều này có một thuận lợi cho công ty, đó là làm cho giá trị NVL trong khâu dự trữ thấp hơn so với thực tế nếu NVL tồn kho lâu, làm cho vốn lu động nằm trong khâu dự trữ (mà thực chất là vốn chết trong sản xuất) giảm.
Tuy vậy, cách tính này đã không đúng theo sự hớng dẫn của chế độ kế toán. Mặt khác trong một số trờng hợp làm sai lệch cách tính giá thành của
một công trình, hạng mục công trình nào đó. Chẳng hạn công ty thờng tiến hành thi công các công trình gần nhau trên một địa bàn nào đó hoặc thi công một cụm công trình, khi một hạng mục công trình hay một công trình hoàn thành quyết toán, số vật liệu thừa không dùng đến có thể chuyển sang công trình khác. Trong trờng hợp này, nếu chi phí thu mua có liên quan đến số vật t trên đã đợc tính vào chi phí sản xuất chung của công trình hoàn thành rồi thì chi phí sản xuất chung của công trình này sẽ lớn hơn so với thực tế, giá thành công trình sẽ bị tăng lên, trong khi đó, giá thành công tình nhận số vật t trên lại giảm so với việc dùng vật t tự đi mua vì không phải chịu chi phí trên.
Vì vậy, theo em để tránh sai lệch trên và phù hợp hơn với chế độ kế toán, công ty nên tính giá NVL nhập kho theo công thức:
Giá thực tế NVL
nhập kho =
Giá mua
ghi trên hoá đơn +
Chi phí thu mua c) Hoàn thiện sổ chi tiết NVL
Hiện nay, sổ chi tiết NVL của công ty theo dõi số lợng và số tiền của từng lần nhập, xuất NVL, nh vậy đảm bảo theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của NVL biến động trong từng tháng. Tuy nhiên, theo mẫu sổ chi tiết NVL, thì ở sổ chi tiết NVL của công ty còn thiếu cột tài khoản đối ứng. Nếu thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết vật liệu giúp cho kế toán vật liệu giảm nhẹ công việc kế toán vào cuối tháng khi tổng hợp chứng từ gốc vào bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Vì căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL là các chứng từ nhập, xuất và kế toán cũng căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để vào bảng tổng hợp N- X-T. Do vậy, khi thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết thì đến cuối tháng kế toán chỉ cần tổng hợp thông qua sổ chi tiết vật liệu mà không cần phải kiểm tra lại chứng từ nhập, xuất vật liệu một lần nữa.
d) Cần lập hệ thống danh điểm cho vật t
Hiện nay, NVL của công ty khá nhiều loại với phẩm chất và quy cách khác rất phức tạp, khó nhớ, vì vậy công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL để tiện cho việc quản lý đợc chặt chẽ và thuận lợi trong việc sử dụng phần mềm kế toán.
Hệ thống danh điểm NVL là một sổ tổng hợp các loại NVL mà công ty đã và đang sử dụng. Theo sổ này, mỗi loại NVL đợc quy định một mã riêng, sắp xếp một cách chính xác, có trật tự, đầy đủ và không bị trùng lắp.
+ Thống nhất tên gọi của vật liệu là mã số, quy cách phẩm chất, đơn vị tính của vật liệu, đơn giá hạch toán.
+ Thống nhất mở thẻ kho và sổ chi tiết NVL
+ Tạo điều kiện thuận lợi đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán NVL.
+ Tạo điều kiện thuận lợi trong việc áp dụng máy vi tính vào kế toán Trớc hết, bộ mã NVL đợc xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với các NVL.
- Nguyên vật liệu: TK 152.1 - Nhiên liệu: TK 152.2
- Phụ tùng thay thế: TK 152.3
Hệ thống danh điểm của NVL có thể lập nh sau:
Biểu 19: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Nhóm Danh điểm NVL
Mã vật liệu
Nhóm mã Tên mã Tên, quy cách nguyên vật liệu
1521 *Nguyên vật liệu 15211 - Xi măng XMTR +Ximăng trắng XMTR 001 +Ximăng trắng PC200 XMTR 002 +Ximăng trắng PC300 XMTR 003 +Ximăng trắng PC400 XMTH +Ximăng thờng XMTH 001 +Ximăng thờng PC200 XMTH 002 +Ximăng thờng PC300 XMTH 003 +Ximăng thờng PC400 XMR +Ximăng rời XMR 001 +Ximăng rời PC200 XMR 002 +Ximăng rời PC300 XMR 003 +Ximăng rời PC400 15212 - Thép TT TT 001 +Thép tấm TL 001 +Thép lá TTR +Thép tròn TTR 001 +Thép tròn vằn φ12 TTR 002 +Thép tròn vằn φ14 15213 - Gạch GC GC 001 Gạch chỉ GM GM 001 Gạch men GTG GTG 001 Gạch thông gió 1522 *Nhiên liệu 15221 -Xăng XA XA 001 +xăng 76
XM +Xăng Mogas XM 001 Xăng mogas 83 XM 002 Xăng mogas 92 15222 -Dầu DHD DHD 001 Dầu HD 40 e) Phân bổ và lập bảng phân bổ NVL
Hiện nay, tại công ty khâu phân bổ vật liệu cho từng xí nghiệp và các công trờng trực thuộc cha rõ ràng, công ty chỉ theo dõi và tập hợp chi phí thông qua bảng kê nhận hàng của các xí nghiệp và trên hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp của công ty. Điều này sẽ gây cho công tác tính giá thành công trình thêm khó khăn phức tạp. Ta thấy rằng các sản phẩm xây lắp của công ty là các công trình, hạng mục công trình, vì vậy trong chuyên đề này em xin góp ý kiến về việc nên lập bảng phân bổ NVL cho từng đối tợng tính giá thành.
Công ty nên chi tiết hoá TK 621 cho từng đối tợng tập hợp chi phí nh sau:
Biểu 20: Bảng phân bổ NVL
STT Đối tợng sử dụng TK 1521 TK 1522 TK 1523 Tổng cộng
1 * TK 621
- Công trình đờng ngầm đèo Hải Vân
- Công trình đờng Hồ Chí Minh .. ……… ... ... ... ... 2 * TK 623.2 ... ... 3 * TK 627.2 ... ... 4 Tổng cộng ... ... ... ... f) Về vấn đề ghi sổ tổng hợp
áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung ở công ty XD Lũng Lô là hoàn
thành phù hợp, tuy vậy công ty không mở sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng vốn phát sinh rất nhiều. Theo em công ty nên mở nhật ký mua hàng để theo dõi các nghiệp vụ đó, sổ nhật ký mua hàng sẽ giúp làm giảm
khối lợng công tác. Sổ Nhật ký mua hàng đợc dùng để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền sau hoặc mua hàng trong trờng hợp đã ứng trớc tiền cho ngời bán trớc đó. Sổ Nhật ký mua hàng có dạng nh sau: Biểu 21: Sổ nhật ký mua hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải
Tài khoản ghi nợ Hàng hoá NVL CCDC TK khác SH ST Phải trả ngời bán