Sơ đồ tổ chức và quản lý cơng ty cổ phần xây dựng cơng trình giao thơng 118.
2.2.2.4.1. Kế tốn tổng hợp nhập vật liệu:
(1). Nhập vật liệu mua ngồi.
Do cơng ty thi cơng các cơng trình ở những địa điểm khác nhau nên vật liệu đợc mua về thờng chuyển thẳng đến kho của cơng trình hoặc đa thẳng vào thi cơng cơng trình đĩ (khơng qua nhập kho).
O cơng ty khơng cĩ trờng hợp hàng hố về hố đơn cha về hoặc hố đơn về hàng cha về nên hạch tốn tổng hợp nhập vật liệu đơn giản hơn do chỉ cĩ trờng hợp hàng và hố cùng về. Chính vì thế ở cơng ty khơng sử dụng tài khoản 151 “Hàng hố đang đi đờng”.
Phơng thức thanh tốn của cơng ty là: - Trả ngay bằng tiền mặt.
- Trả bằng tiền tạm ứng. - Trả chậm.
Khơng cĩ trờng hợp trả ngay bằng TGNH.
* (A) Trờng hợp mua về nhập kho cha trả tiền cho ngời bán .
- Khi vật liệu đợc mua về nhập kho kế tốn vật liệu căn cứ vào hố đơn của ngời bán và phiếu nhập kho để hồn chỉnh phiếu nhập kho. Tiến hành định khoản vào mặt sau của phiếu nhập kho, sau đĩ chuyển hố đơn GTGT cho kế tốn cơng nợ(kiêm kế tốn thuế). + Khi hàng về nhập kho:
Nợ tài khoản 152.
Nợ tài khoản 133 (nếu cĩ). Cĩ tài khoản 331 + Khi trả tiền:
Nợ tài khoản 331.
Cĩ Tài khoản 111,112, 141,311. - Sau đĩ tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
VD: Ngày 13/9/2001, cơng ty cổ phần xây dựng CTGT 118 mua xi măng PC30 của cơng ty xi măng Bút Sơn cha trả tiền
Giá mua cha cĩ thuế là : 27.936.000 đ Thuế GTGT (10%) là: 27.936.000 đ
Tổng thanh tốn là: - Kế tốn vật liệu nhận đợc hố đơn GTGT và phiếu nhập kho thì sẽ định khoản vào mặt sau của phiếu nhập kho nh sau:
Nợ TK 152 : 27.936.000 đ Nợ TK 133: 27.936.000 đ
- Sau kế tốn vật liệu chuyển hố đơn GTGT cho kế tốn cơng nợ(kiêm kế tốn thuế), và tiến hành nhập dữ liệu. Các bớc tiến hành nh sau:
+ Kích đúp chuột vào biểu tợng AFSY.5C
+ Vào menu “Chứng từ”, chọn chứng từ “cập nhật chứng từ vật liệu , cơng cụ dụng cụ- nhập mua “
+ Máy sẽ hiện ra bảng hỏi rằng ngời sử dụng cập nhật mới hay sửa cũ. Trong trờng hợp này kế tốn sẽ kích chuột trái vào ơ:
Hiện ra màn hình nhập liệu nh sau: Biểu 2.10
Bắt đầu thao tác cập nhật chứng từ ban đầu: + Kích trái chuột vào ơ
+ Đa con trỏ xuống dịng loại chứng từ và kích chuột trái vào ơ để chọn loại chứng từ:
Cĩ hai loại chứng từ: + NVL 1: Phiếu nhập vật liệu
+ NVL 3: Phiếu nhập cơng cụ dụng cụ
Trong trờng hợp này kế tốn kích chuột trái vào NLVL1 máy sẽ hiện nên dịng đậm “ Phiếu nhập vật liệu”.
+ ấn phím Tab ( ) để chọn kho nhập . Kích chuột vào để máy hiện danh sách các kho, Kích vào kho cần nhập, máy sẽ hiện nên số hiệu kho đã chọn. Trong trờng hợp này kế tốn chọn 01 – Kho đội cầu 1.
+ ấn phím Tab ( ) để nhập ngày của chứng từ. Trong ví dụ này là ngày 13/9/2001. + ấn phím Tab ( ) để nhập số phiếu nhập – số phiếu là 262.
+ ấn phím Tab ( ) hoặc kích chuột con trỏ sẽ nhảy xuống mã khách VAT. Kích chuột vào để chọn tên của ngời giao hàng. Trong trờng hợp này kế tốn vật liệu sẽ chọn NVL 02 ( 02 ở đây khơng phải là chỉ đội 2 mà 02 ở đây là để mã hố để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ: Nguyễn văn Lân Mã là NVL01. Nguyễn văn Long Mã là NVL02.
+ ấn phím Tab ( ) hoặc ấn con trỏ sẽ nhảy xuống mã khách cơng nợ, kích chuột
vào , chọn nguyên vật liệu 02.
- Mã đối tợng tập hợp: Kích chuột vào , chọn 01 – kho đội cầu 1.
+ Nhập xong các dữ liệu nĩi trên, ở dịng diễn giải máy sẽ hiện nên dịng chữ “ Nhập mua – kho 01 – Nguyễn văn Long ”
+ ấn con trỏ xuống dịng đầu của cột Mã hàng hố. Kế tốn đánh mã hàng hố vào đĩ và ấn thì tên loại vật liệu đĩ sẽ ở cột “ Tên hàng hố ” và hiện lên đơn vị tính ở cột “ ĐVT”. Sau đĩ kế tốn nhập số lợng và đơn giá của loại vật liệu đĩ, cột thành tiền thì máy sẽ tự tính và hiện ra. Cứ nh vậy cho tới hết phiếu nhập. Nhập xong máy sẽ tự tính ra, tro ta tổng số tiền vốn hiện cĩ ở cột tiền vốn.
Mới ∇ ∇ ∇ ∇ ∇
+ ấn phím Tab ( ) thì con trỏ sẽ nhảy sang phần định khoản, kế tốn tiến hành nhập vào định khoản: Cột TK nợ: đánh số hiệu 152 Cột TK cĩ: đánh số hiệu 331 Trong trờng hợp này kế tốn sẽ đánh mã hàng hố là: VLCXM PC30 sau đĩ ấn Nhập vào cột số lợng là 36.000 Nhập vào cột đơn giá là 776 Và định khoản là:
Nợ TK 152: 27.936.000 Cĩ TK 331: 27.936.000
- Dữ Liệu do kế tốn vật liệu nhập sẽ đi vào các sổ về vật liệu.
- Cũng với nghiệp vụ này , kế tốn cơng nợ tiến hành nhập liệu trên giao điện, “ Cập nhật chứng từ cơng nợ ”. Giao điện này giống nh giống nh giao điện “ Cập nhật CT nhập vật liệu, cơng cụ dụng cụ- nhập mua ”, theo tác làm cùng giống song nội dung nhập một số tiêu thức là khác nhau
Cụ thể:
+ Loại chứng từ : kế tốn cơng nợ chọn CKCN2- cơng nợ ngồi cơng ty + Ngày : nhập ngày ghi trên HĐBH , HĐGTGT ( ngày 13/9/2001) + Số CT: nhập sổ của HĐBH, HDGTGT ( số 088437)
+Mã thuế : nhập mã thuế của bên cung cấp vật liệu
+Mã KH cơng nợ : nhập mã của cùng cấp vật liệu ( CTXMBS ) +Khơng nhập mã ĐT tập hợp
+Sau khi nhập song ở dịng diễn giải sẽ hiện lên dịng chữ : Mua trả chậm Cơng Ty Xi Măng Bút Sơn
+Nhập tên, số lợng , đơn giá VL mua vào nh kế tốn vật liệu +Phần định khoản :
Cột TK cĩ : Nhập vào số hiệu 331
Cột số tiền : Nhập vào số tiền mua hàng cha cĩ VAT ( 27. 936. 000)
+ Tiếp đến, KT cơng nợ nhập phần thuế VAT bằng cách kích trái chuột vào (cơng thức hai) ở dịng thuế VAT . Máy sẽ phát hiện ra màn hình nhập liệu của phần thuế VAT và KT tiến hành nhập liệu .
+ Khi việc nhập liệu đợc nhập liệu xong, KT muốn lu nội dung vừa nhập thì ấn vào(cơng thức) trên thanh cơng cụ hoặc (cơng thức) nếu muốn huỷ nội dung vừa nhập
- Sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán ( biểu 2.11 )
Sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán dùng theo dõi chi tiết các khoản cơng nợ và đối chiếu cơng nợ của cơng ty với các đơn vị cùng cấp nguyên vật liệu... cho cơng ty
ở bất kỳ thời điểm nào , khi muốn xem tình hình cơng nợ , thanh tốn đối với ngời bán , kế tốn cũng cĩ thể yêu cầu đợc xem sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán . Máy sẽ liệt kê chứng từ và cho biết tổng phát sinh và số d của TK 331 ( chi tiết theo ngời bán) tại thời điểm xem
+ NKCT 5 ( biểu 2.12 ) : Dùng đẻ theo dõi một cách tổng hợp tình hình thanh tốn và cơng nợ với ngời cùng cấp vật t , hàng hố .... cho cơng ty
Kết cấu : NKCT số5 gồm hai phần : Phần phản ánh số phát sinh nên cĩ của TK331 đới ứng với nợ các TK liên quan và phần theo dõi thanh tốn ghi nợ TK331 đối ứng với các TK liên quan.
Cơ sở để ghi vào NKTC số5 là các sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán . Mỗi ngời bán đợc ghi một dịng . Cột số d đầu tháng lấy số liệu t chỉ tiêu d đầu tháng trên các sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán.
Phần ghi cĩ TK331 , ghi nợ các TK lấy số liệu ở dịng cộng phát sinh cĩ trên các sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán Cũng nh sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán , NKCT cũng cĩ thể xem ở bất kỳ thời điểm nào . ở thời điểm xem , máy sẽ liệt kê vào tất cả danh sách bên cung cấp số tiền cơng ty nợ , số tiền đã trả tại thời điểm xem.
*(B) Trờng hợp mua vật liệu nhập kho trả tiền tạm ứng.
- Khi cán bộ cung ứng trớc tiền mua nvl thì phải viết phiếu “đề nghị tạm ứng ”,trong đĩ nêu rõ số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng và đa cho kế tốn trởng duyệt. Sau đĩ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền mặt.
- Định khoản:
+ Khi cán bộ cung ứng tiền, kế tốn ghi: Nợ TK141
Cĩ TK111
+ Khi giao hàng về (nhập kho )trình hố đơn và phiếu nhập kho để kế tốn cơng nợ viết “giấy thanh tốn tiền tạm ứng ”(Xem biểu 2.13)
Đồng thời khi cĩ phiếu nhập kho và các cơng tác kế tốn thì các kế tốn vật liệu lập định khoản.
Nợ TK152
Nơ TK133(nếu cĩ) cĩtk141
- Ví dụ:Ngày 5/9/200, Ơng Nguyễn Văn Mạnh -Phịng QLTB ứng trớc 40.000.000đ để đi mua lốp ơtơ 110-20.
+ Khi ơng Mạnh nhận tiền, kế tốn lập định khoản và nhập vào máy Nợ TK141 (Ơng Mạnh -phịng QLTB) 40.000.000đ Cĩ TK111 40.000.000đ
+ Khi ơng Mạnh giao hàng về kho, Kế tốn cơng nợ nhận đợc phiếu nhập kho , hố đơn ...thì viết phiếu tạm ứng cho ơng mạnh
(Xem biểu2.13). Ơng Mạnh cần hố đơn và phiếu thanh tốn tạm ứng trình kế tốn vật liệu .Căn cứ vào hố đơn, phiếu thanh tốn tạm ứng và phiếu nhập kho, kế tốn vật liệu lập định khoản vào phiếu mặt sau của phiếu nhập kho định khoản
Nợ TK152 : 38.095.240đ
Nợ TK133(1): 1.904.760đ
Cĩ141: 40.000.000đ
+Kế tốn vật liệu tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện nhập nh phần nhập mua cha trả tiền ngời bán .
+ Kế tốn cơng nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ghi cĩ các TK cơng nợ ”.Số liệu do kế tốn cơng nợ nhập sẽ đi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng (xem biểu 2.14), NKCTsố 10 (Xem biểu 2.15)
Biểu 2.13
Giấy thanh tốn tiền tạm ứng
Ngày 5/9/2001 Họ và tên ngời nhận: Ơng Văn Mạnh
Địa chỉ :Phịng QLTB-cơng ty CTGT118
Diễn giải Số tiền
I.Số tiền tạm ứng
1.Số tiền tạm ứng tháng trớc 2.Số tiền tạm ứng tháng này II.Phiếu chi số 75 ngày 5/9/2001
III.Chênh lệch tạm ứng chi khơng Hết
0 40.000.000đ 40.000.000đ
0
Kèm theo chứng từ hố đơn mua vật liệu
Thủ trởng đơn vị Kế tốn trởng Kế tốn cơng nợ Ngời nhận
*(C)Trờng hợp mua vật liệu nhập kho trả ngay bằng tiền mặt.
-Căn cứ vào HDBH (HDGTDT), phiếu nhập kho, kế tốn viết phiếu chi để thủ quỹ xuất tiền trả cho ngời bán .
-Sau đĩ kế tốn định khoản . Nợ TK 152
Nợ TK133(1)-nếu cĩ Cĩ TK 111
-Ví dụ:Ngày 9/9/200, cơng ty cổ phần xây dựng CTGT 118 mua 15 bộ bu lơng tặc kệ
của cửa hàng vật liệu xây dựng Hồn Tân. Khi cĩ hố đơn bán hàng, phiếu nhập kho,
phiếu chi, kế tốn ghi :
NợTK152: 1.750.000đ Cĩ TK111: 1.750.000đ
+ Sau đĩ kế tốn tiến hành nhập dữ liệu vào máy vẫn ở giao diện “cập nhật chứng từ nhập vật liệu, cơng cụ, dụng cụ- nhập mua”các thao tác làm giống nh phần trình bày ở tr- ớc .
Các sổ sử dụng gồm:
Nhật ký chứng từ số : Xem biểu 2.17 + Các sổ kế tốn liên quan khác .
* (D) ở cơng ty khơng xảy ra trờng hợp mua vật về nhập kho trả ngay tiền cho ngời bán bằng tiền gửi ngân hàng. Thơng thờng nếu hai bên thoả thuận trả qua ngân hàng thì cơng ty thờng yêu cầu bên bán cho nợ thời gian sau đĩ mới đĩ chuyển tiền gửi ngân hàng trả (2) Các trờng hợp nhập vật liệu nh phát hiện thừa khi kiểm kê, chênh lệnh do đánh giá lại vật liệu, kế tốn sẽ tiến hành định khoản nh sau:
Nợ TK 152
Cĩ TK3381,421,721...
(Trong tháng 9/2001 khơng cĩ nghiệp vụ nào phát sinh làm tăng vật liệu thuộc trờng hợp này)
