1 Văn phòng ĐĐBQH&HĐND Đã có 30 IBM SERVER x SERIES 22 6
4.4.1. Các chương trình phần mềm dùng chung của đề án
Đề án 112 đã được triển khai trong những năm qua để lại dấu ấn là mạng lưới CNTT được đầu tư, nguồn nhân lực CNTT trong khối cơ quan HCSN được đào tạo phổ cập và 3 chương trình phần mềm dùng chung được đưa vào ứng dụng, đó là: Hệ thống tổng hợp thông tin kinh tế - xã hội, Chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Hệ thống trang thông tin điện tử phục vụ điều hành. Tuy nhiên những hiệu quả thực tế mang lại của đề án còn rất hạn chế.
Hình 4.2. Sơ đồ cấu trúc chương trình thông tin tổng hợp KTXH
Hệ thống tổng hợp thông tin kinh tế - xã hội phục vụ điều hành trên địa bàn tỉnh (gọi tắt là Hệ thống thông tin tổng hợp kinh tế xã hội) được xây dựng nhằm hai mục tiêu chủ yếu sau:
- Cung cấp thông tin tổng hợp kinh tế xã hội:
+ Phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của chuyên viên tại văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh.
- Hỗ trợ công tác báo cáo từ các cơ quan cấp sở, UBND cấp huyện lên UBND tỉnh. Việc truyền nhận báo cáo được đảm bảo an toàn, bảo mật trên đường truyền.
* Nội dung của chương trình:
- Quản lý bộ danh mục cơ quan, đơn vị, … - Quản lý bộ danh mục các nhóm chỉ tiêu, …
- Cập nhật thông tin chỉ tiêu theo mô hình hai cấp (đơn vị, tỉnh) - Quản lý các biểu mẫu, báo cáo.
- Hỗ trợ việc lập công thức tính toán các chỉ tiêu trên các biểu mẫu
- Truyền nhận thông tin (biểu mẫu, báo cáo, ...) hoàn toàn qua đường điện tử.
4.4.1.2. Chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Hệ thống được xây dựng cơ bản bám sát vào quy trình nghiệp vụ hiện tại, có giao diện tiếng Việt, gần gũi và dễ sử dụng, công nghệ webbase, dễ dàng trong việc triển khai và hỗ trợ sử dụng, bảo trì hệ thống.
* Mục đích của hệ thống:
- Tin học hoá công việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc
- Tạo một "văn phòng di động", người sử dụng có thể xử lý công việc ở mọi nơi, mọi lúc.
- Thống kê, tìm kiếm văn bản nhanh chóng, chính xác - Thuận lợi và hiệu quả trong việc xử lý văn bản - Giảm chi phí vận chuyển, tem thư, phong bì, … * Chức năng chính của hệ thống:
- Quản lý văn bản đi:
Cập nhật và phân loại văn bản
Soạn nội dung văn bản
Phê duyệt văn bản
Cấp quyền xem văn bản
Gửi văn bản qua Email
Theo dõi hồi báo - Quản lý văn bản dự thảo:
Soạn thảo văn bản, tạo hồ sơ soạn thảo văn bản
Gửi văn bản qua Email - Quản lý văn bản đến:
Phân quyền đọc văn bản, phân xử lý văn bản
Xử lý văn bản
- Quản lý hồ sơ công việc: Quản lý, theo dõi và xử lý: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ theo dõi hồi báo, hồ sơ soạn thảo văn bản.
- Thống kê báo cáo:
In các sổ văn bản đi/đến
Báo cáo tổng hợp văn bản đi/đến - Các tiện ích chương trình:
Tạo và quản lý lịch làm việc
Quản lý thông tin giao ban - Quản trị hệ thống:
Cấu hình các tham số hệ thống
Quản lý danh mục các loại số liệu * Mô hình xử lý văn bản đến điện tử:
Hình 4.3. Quy trình xử lý văn bản đến điện tử
4.4.1.3. Hệ thống trang thông tin điện tử phục vụ điều hành
* Công nghệ sử dụng: - Phần máy chủ:
IIS ASP
PHP
- Phần máy trạm:
Web Browser
* Mục tiêu trang Thông tin điện tử (TTĐT):
- Xây dựng phần mềm thống nhất sử dụng giữa các sở, ban, ngành.
- Trên cơ sở đó cho phép các sở, ban, ngành xây dựng các trang thông tin điện tử phục vụ điều hành.
- Cùng với các công cụ trợ giúp khác để lưu trữ, thống nhất, quản lý và xuất bản thông tin trên trang thông tin điện tử này.
- Là điểm quy tụ các thành tố thông tin phục vụ điều hành trong hệ thống thông tin tại đơn vị.
- Là điểm cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo và chuyên viên trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày của mình.
- Cung cấp một cơ chế xuất bản thông tin để phục vụ cho việc biên tập và phổ biến thông tin dạng văn bản.
- Phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin, phối hợp xử lý giữa các cấp lãnh đạo, cán bộ của các đơn vị.
- Cung cấp cơ chế tích hợp với các hệ thống thông tin (HTTT) tác nghiệp khác. Qua đó cho phép các HTTT này xuất bản các thông tin tổng hợp của mình trên trang TTĐT này.
- Tạo ra một đội ngũ cán bộ chuyên trách để quản lý và vận hành trang TTĐT phục vụ điều hành này.
* Quy trình nghiệp vụ:
- Cho phép tổng hợp thông tin về các mặt: + Hoạt động quản lý
+ Điều hành
+ Từ những báo cáo dạng văn bản, bảng biểu chiết xuất từ các HTTT tác nghiệp chuyên ngành như:
Thông tin về tình hình xử lý công việc (đã xong, chưa xử lý, quá hạn, ...)
Thông tin tổng hợp về tình hình xử lý các vụ việc
Thông tin về tình hình xử lý khiếu nại, tố cáo
Thông tin về các chương trình dự án trọng điểm đang được triển khai và thực hiện tại đơn vị
Thông tin điều hành của các đơn vị đầu mối trực thuộc
Bản tin nội bộ hàng ngày
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chương trình công tác của lãnh đạo, lịch tiếp khách, ...
* Các thông tin tra cứu phục vụ cho các hoạt động quản lý điều hành nhà nước hoặc nghiệp vụ chuyên ngành tại đơn vị như các thông tin về:
Tổ chức, bộ máy, quản lý biên chế của đơn vị
Thông tin cơ chế chính sách đang được áp dụng
Văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, tỉnh
Thông tin về các văn kiện của đảng, đảng bộ tỉnh
Các hướng dẫn, quy định, quy trình giải quyết công việc, áp dụng trong đơn vị.
* Thông tin trao đổi:
- Các ý kiến trao đổi công tác của chuyên viên trong quá trình quản lý công việc. - Các ý kiến trao đổi tranh luận nội bộ đơn vị liên quan đến các chủ đề mà nhiều người cùng quan tâm.
* Hệ thống trang tin điện tử này gồm có nhiều các module như:
- Module đăng ký chương trình công tác:
+ Công cụ đăng ký chương trình công tác bao gồm các tình huống mà người sử dụng tương tác với hệ thống để gửi thông tin đăng ký chương trình công tác, xem thông tin về kết quả đăng ký, tra cứu lịch công tác trong ngày, trong tuần, trong tháng.
+ Công cụ này cũng bao gồm các tình huống mà người sử dụng là “người quản trị thông tin” tương tác với hệ thống để thực hiện việc xét duyệt đăng ký chương trình công tác, lập lịch họp, tổng hợp lịch công tác, in lịch công tác.
- Module đăng ký sử dụng xe ô tô:
+ Cán bộ thuộc các đơn vị, các lái xe có thể xem các bảng điều động xe, thông qua đó biết được số lượng xe đã được đăng ký, số lượng xe chưa được đăng ký, lịch công tác của từng lái xe, tình trạng kỹ thuật của từng xe.
+ Phòng tổng hợp của đơn vị (có cán bộ đăng ký sử dụng xe ôtô) kiểm tra tính hợp lệ của từng đăng ký sử dụng xe ôtô, sau đó xác nhận và gửi cho lãnh đạo đơn vị (ban) duyệt (phòng tổng hợp có thể chỉnh sửa các thông tin trong các đăng ký sử dụng xe ôtô).
+ Lãnh đạo đơn vị (ban) kiểm tra lần cuối các đăng ký và gửi đi (lãnh đạo ban cũng có quyền sửa đổi các đăng ký sử dụng xe ôtô).
- Module đăng ký sử dụng phòng họp:
+ Công cụ đăng ký sử dụng phòng họp bao gồm các tình huống mà người sử dụng tương tác với hệ thống để gửi thông tin đăng ký lịch sử dụng phòng họp, xem thông tin về kết quả đăng ký, tra cứu lịch sử dụng phòng họp trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong quý, …
+ Công cụ này cũng bao gồm các tình huống mà người sử dụng là “người quản trị thông tin” tương tác với hệ thống để thực hiện việc xét duyệt đăng ký lịch sử dụng phòng họp, tổng hợp lịch sử dụng phòng họp, in lịch sử dụng phòng họp.
- Module lập lịch công tác:
+ Công cụ “Lập lịch công tác cá nhân và phòng ban và giao việc/thực hiện công việc” bao gồm các tình huống mà người sử dụng tương tác với hệ thống để lập lịch cá nhân, lập lịch phòng, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, thực hiện công việc, …
+ Công cụ này cũng bao gồm các tình huống mà người sử dụng là “người quản trị thông tin” tương tác với hệ thống để thực hiện việc xét duyệt lịch phòng, lịch đơn vị, in lịch công tác.
Cả 3 chương trình dùng chung trên của đề án 112 tuy đã được triển khai nhưng chưa đồng bộ và chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Hệ thống thông tin tổng hợp kinh tế xã hội của tỉnh mới chỉ được sử dụng và cập nhật dữ liệu ở văn phòng UBND tỉnh, phần các sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố chưa được triển khai cập nhật thông tin. Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc mới chỉ được sử dụng đơn lẻ tại một số đơn vị nhưng chưa tự động hoàn toàn vẫn nửa tự động, nửa nhân công theo thể thức cũ. Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành hầu như chưa được triển khai. Cổng Portal của tỉnh tuy đã public được 7 năm nhưng thông tin còn rất nghèo nàn và ít được cập nhật, về mặt kỹ thuật còn bị lỗi nhiều, frame, bảng biểu trong trang nhiều chỗ còn bị vỡ khung, bản đồ kỹ thuật số chưa thao tác được. Gần đây Báo Ninh Bình có phối hợp đưa các tin bài mới theo ngày nhưng nội dung thông tin nhìn chung chưa đầy đủ và đa dạng.