Do đã được trang bị máy tính Công ty nên có những chuyển đổi phù hợp để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Vì vậy Công ty nên xem xét chuyển đổi hình thức ghi sổ kế toán sang hình thức “Nhật ký chung” vì đây cũng là hình thức ghi sổ cho phép quản lý các nghiệp vụ kinh tế khá chặt chẽ và đặc biệt là nó thuận tiện ch việc xử lý thông tin trên máy vi tính.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức “Nhật ký chung” gồm: - Các sổ nhật ký chuyên dùng.
- Sổ Nhật ký chung.
- Các sổ cái các Tài khoản. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung có thể được khái quát theo sơ sồ sau:
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
Khi áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” kế toán tiêu thụ sẽ phải sử dụng các sổ kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản 155. 111, 112, 131, 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết.
Một số mẫu sổ kế toán tổng hợp mà kế toán tiêu thụ thành phẩm sử dụng trong hình thức này: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối
Biểu 3.1 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng…Năm… Ngày, tháng Chứng từ Số N/T
Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Biểu 3.2
SỔ CÁI
Tháng…Năm…
Tên tài khoản…. Số hiệu ….. Ngày,
tháng
Chứng từ
Số N/T
Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Đ Ư Số phát sinh Nợ Có Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
Riêng các sổ và thẻ kế toán chi tiết Công ty vẫn có thể sử dụng các mẫu sổ mà Công ty hiện nay vẫn đang sử dụng.