Chứng từ sử dụng
Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” và kèm theo phiếu thu. Nếu khách hàng mua theo phương thức trả chậm thì kế toán sẽ đóng dấu “THANH TOÁN SAU” vào hoá đơn. Sau khi đóng dấu, liên 1 được trả về cho phòng kế hoạch vật tư, liên 2 giao cho khách hàng (hoá đơn đỏ), liên 3 lưu tại phòng tài vụ.
Trình tự luân chuyển hoá đơn GTGT trong Công ty được khái quát như sau: 1) Người mua lập giấy đề nghị mua hàng, hợp đồng mua bán (đơn đặt
hàng) được ký kết
2) Phòng kế hoạch vật tư lập hoá đơn GTGT
3) Kế toán trưởng và giám đốc Công ty ký duyệt hoá đơn 4) Kế toán tiêu thụ lập phiếu thu và nộp cho thủ quỹ
5) Thủ quỹ thu tiền và chuyển phiếu thu cho kế toán tiêu thụ
6) Thủ kho căn cứ vào hoá đơn để xuất hàng, lập phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán tiêu thụ
7) Kế toán tiêu thụ ghi sổ kế toán, sau đó bảo quản và lưu trữ hoá đơn Trang bên là sơ đồ trình tự luân chuyển hoá đơn GTGT trong Công ty
Trên đây là quy trình luân chuyển hoá đơn GTGT trong trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc. Còn nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì giấy báo có của ngân hàng thay cho phiếu thu. Còn nếu khách hàng thanh toán sau thì bước 4 và 5 được thực hiện sau cùng.
Nhân viên bán hàng có thể lập bảng kê thu tiền bán hàng để tập hợp các nghiệp vụ làm tăng doanh thu khi thu tiền bán hàng, thu tiền dịch vụ, thu tiền gia công…Sau đó phiếu thu được lập để thu tiền theo bảng kê mà nhân viên bán hàng đã lập.
Sổ sách sử dụng:
Sổ sách sử dụng trong quá trình hạch toán doanh thu bao gồm: Bảng kê số 1 - Ghi Nợ Tài khoản 111 - Tiền mặt
Bảng kê số 2 - Ghi Nợ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Bảng kê số 11 - Ghi Nợ Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Nhật ký chứng từ số 8
Sổ tổng hợp TK 511, sổ chi tiết TK 511, sổ cái TK 511 Bảng tổng hợp tiêu thụ, bảng chi tiết tiêu thụ
Quy trình hạch toán Người mua Phòng Kế hoạch vật tư Giám đốc và kế toán trưởng Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Thủ kho Kế toán tiêu thụ Ký hợp đồng Lập hoá đơn GTGT Ký hoá đơn GTGT Lập phiếu thu Thu tiền Lập phiếu xuất kho Ghi sổ và bảo quản
Đối với doanh thu nội địa: căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn GTGT kế toán tiến hành hạch toán ghi sổ. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc kế toán sẽ viết phiếu thu, căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi vào bảng kê số 1 và sổ tổng hợp tài khoản 511. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán sẽ căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để ghi vào bảng kê số 2. Nếu khách hàng áp dụng phương thức trả chậm thì kế toán căn cứ vào hợp đồng (đơn đặt hàng) để ghi vào sổ chi tiết TK 131, sổ tổng hợp TK 511, bảng kê số 11. Ngay từ đầu tháng, đầu quý Công ty cần phải nắm rõ tình hình thanh toán trả chậm của khách hàng để có kế hoạch đốc thúc khách hàng thanh toán đúng thời hạn đã quy định trên hợp đồng, do đó bảng kê số 11 được Công ty mở cho từng quý. Cuối quý kế toán khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên có của TK 131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào bảng cân đối số phát sinh.
Đối với doanh thu từ hoạt động xuất khẩu: tại Công ty hạch toán ngoại tệ theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Công ty không mở TK 007 để theo dõi gốc nguyên tệ, nguyên tệ chỉ được theo dõi ngay trên hoá đơn bán hàng. Khi khách hàng chuyển tiền gửi trả vào tài khoản của Công ty, kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để ghi sổ. Công ty không nộp thuế xuất khẩu vì mặt hàng của Công ty thuộc loại khuyến khích xuất khẩu.
Đối với doanh thu từ hoạt động gia công: hiện nay chủ yếu Công ty nhận may gia công cho khách hàng (thường là phân xưởng cắt may) do đó sản phẩm gia công hoàn thành giao cho khách hàng cũng chính là sản phẩm hoàn thành của Công ty. Công ty ghi nhận doanh thu căn cứ vào đơn giá gia công ghi trên hợp đồng và tiến hành ghi sổ như nghiệp vụ bán hàng.
Ngày 29/02/2008 Công ty hoàn thành hợp đồng gia công tẩy cho Công ty TNHH sản xuất và thương mại QCL, địa chỉ: P210- C3 Hoàng Ngọc Phách - Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội. Bao gồm 2 loại vải tẩy CK:
Loại 1 số lượng 571,7 kg với đơn giá là 11.363 đồng. loại 2 số lượng 917,5 kg với đơn giá là 14.091 đồng. Số hoá đơn GTGT là 0041480
Tổng tiền chưa có thuế GTGT là 19.424.719 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Tổng cộng tiền thanh toán là 21.361.190 đồng.
Chi phí vận chuyển hàng đã chi bằng tiền mặt là 750.000 đồng.
Tuy nhiên do việc gia công tẩy vải loại 1 chưa đạt yêu cầu nên Công ty chấp thuận giảm giá cho khách hàng 1% trên tổng giá thanh toán. Tiền gia công sau khi trừ đi phần giảm giá sẽ thanh toán ngay trong ngày 29/02/2008.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, vào bảng kê có liên quan, cuối quý số liệu được tổng hợp vào sổ tổng hợp TK 511 và bảng kê số 11, từ đó ghi nhật ký chứng từ số 8, từ nhật ký chứng từ số 8 và các nhật ký chứng từ có liên quan kế toán lập sổ cái TK 511 doanh thu tổng hợp. Cuối năm kế toán lập bảng tổng hợp tiêu thụ (biểu mẫu số 2.3 trang 29) và bảng chi tiết tiêu thụ.
Cuối quý 1 năm 2008 từ các nhật ký chứng từ và sổ chi tiết bán hàng, kế toán tính được tổng doanh thu của quý 1 là: 12.583.994.549 VNĐ, các khoản giảm trừ phát sinh bao gồm giảm giá hàng bán là: 10.526.310 VNĐ, hàng bán bị trả lại là: 9.563.724 VNĐ, doanh thu thuần là: 12.563.904.515 VNĐ.
Hoá đơn GTGT được lập như sau:
GIÁ TRỊ GIA TĂNG NK/2007B Liên 3: Nội bộ 0041480
Ngày 29 tháng 02 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty dệt kim Thăng Long
Địa chỉ: 46 Hàng Quạt- Hoàn Kiếm- Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại:……….MS: Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất- thương mại QCL
Địa chỉ: P 210- C3 Hoàng Ngọc Phách - Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán:………MS: 0102156888
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 Vải tẩy CK Vải tẩy CK kg kg 571,7 917,5 11.363 14.091 6.496.227 12.928.492 Cộng tiền hàng 19.424.719
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT
1.942.471
Tổng cộng tiền thanh toán
21.367.190
Số tiền viết bằng chữ: Hai mốt triệu ba trăm sáu bảy ngàn một trăm chín mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)